Metodická kuchařka SOA

Seznam změn:

Změny v aktuální verzi	Datum změny
Dědičnost přístupových bodu - doplněna možnost vypnutí/zapnutí dědičnosti	2023-28-12
Nový metodický návod Metodika DAJ pro zpracování digitálních archiválií vybraných mimo skartační řízení, které jsou určené k uložení do Národního digitálního archivu prostřednictvím Národního archivního portálu	2023-10-31
Aktualizace kapitoly Struktura adresářů	2023-10-31
Aktualizace metodických návodů - postupů při technické kontrole pomůcek podle SZP a NZP - s ohledem na přístupové body	2023-10-31
Aktualizace kapitoly Správa a zálohování aplikace ProArchiv	2023-10-31

Tip

Pokud se vám objevuje neaktualizovaná podoba stránek, proveďte pomocí Ctrl+F5 jejich opětovné načtení s vymazáním cache.

1 Úvod

Tato metodická kuchařka má za úkol cíleně propojit potřebné informace ze Základních pravidel pro zpracování archiválií (dále jen Pravidel), z nich vycházejících celostátních metodik a popsat specifické postupy uplatněné ve Státním oblastním archivu v Litoměřicích (dále jen SOA). Vše v součinnosti s Uživatelskou příručkou ProArchiv17 (dále jen Manuál).

Schema administrace a personálního zabezpečení archivního SW ProArchiv a archivního portálu VadeMeCum včetně propojení s Centrálním archivním modulem (IS CAM) a PEvA.

Pracovní skupina pro IS CAM (Kolegium) byla ustanovena na základě Memoranda o shodě ředitelů státních archivů ČR a jejím úkolem je mimo jiné řešit různé metodické dotazy. Většina dotazů včetně jejich řešení je prezentována na wiki stránkách. Wiki stránky sloužící k doplnění a dovysvětlení metodiky související s popisem archivních autoritních záznamů: https://cam.nacr.cz/redmine/projects/cam-metodika/wiki

2 Základní ustanovení

Metodický základ

Pravidla i celostátní metodiky se budou u nových zpracování uplatňovat bezvýhradně, pokud nebude rozhodnuto jinak. Specifické postupy v SOA upřesňují/opravují a doplňují.

Z metodického hlediska je nejdůležitější Metodická kuchařka SOA, která bude mít nejvyšší metodickou prioritu. Na druhém stupni budou Základní pravidla pro zpracování archiválií + Další metodické pokyny k pořádání

Interní pokyny a metodické návody SOA jsou součástí Metodické kuchařky SOA a naleznete je níže v kapitole 8 Interní pokyny a metodické návody SOA

Veškeré nové pořádací práce budou probíhat dle Pravidel. Pořádání dle "starých" pravidel musí být schváleno ředitelem SOA a bude spíše výjimečné.

Popis v elektronické vs. analogové podobě

Pro všechny záznamy (naimportované i nové) v aplikaci ProArchiv platí, že tato elektronická data jsou PRIMÁRNÍ a nejaktuálnější. Veškeré obsahové úpravy (např. dodatečné opravné zápisy) v nich musí být obsaženy. Tiskové výstupy a exporty jsou pouhými deriváty, aktuálními k datu tisku nebo exportu.

Tematické databáze vs. ostatní záznamy

Pokud typ archiválie odpovídá některé z kategorií rovnající se tematické databázi, musí být tato kategorie upřednostněna! Např. obecní kroniku je potřeba vždy zapsat jako kategorii = Kroniky a podkategorii = úřední namísto kategorie = Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky (mimo TD).

Souhrn

• Při zpracování archiválií v SOA platí Pravidla + rozšiřující interní metodika!
• Všechna elektronická data jsou primární.
• Kategorie rovnající se tematickým databázím jsou vždy upřednostněny!

Správa a zálohování aplikace ProArchiv

Správu aplikace ProArchiv vykonávají pověření administrátoři Zálohování aplikace řeší správce ICT SOA ve spolupráci s externí firmou.

SOA drží zálohu zpětně po dobu 60 pracovních dní. Pokud dojde ke ztrátě dat, tj. uživatel omylem smaže větší počet záznamů či dokonce celou pomůcku, oznámí tuto skutečnost jednomu z administrátorů ProArchiv a ten bude situaci dále řešit.

Pro vyvolání zálohy aplikace ProArchiv existuje závazný postup, který není součástí nápovědy ProArchiv.

Správa a zálohování síťových disků M a společného úložiště N

Správa disků M a úložiště N

Do aplikace ProArchiv17 je možné připojovat digitální reprodukce a externí dokumenty buď z lokálního síťového disku, tzv. disku M, anebo ze společného úložiště umístěného přímo na serveru v Děčíně, tzv. úložiště N.

Každé pracoviště má vlastní síťový disk M, za jeho správný chod a podobu odpovídá pověřený správce. Každý správce disku M má ze svého počítače přístup na společné úložiště N. Také za jeho správný chod a podobu je zodpovědný, a to v rámci níže uvedených pravidel.

Seznam správců disků M, resp. úložiště N, naleznete ZDE

Pokud je pověřená osoba vyměněna, je tuto skutečnost třeba nahlásit administrátorovi ProArchiv17.

Správa disků M

Na disku M jsou umístěny:

• Aplikace firmy Bach Dabs 1 - Databáze

• Aplikace firmy Bach Dabs 12 - Inventáře

• Digitální reprodukce a externí dokumenty určené k připojení do aplikace ProArchiv17

Aplikace firmy Bach Dabs 1 - Databáze

Součástí aplikace jsou dva druhy databází, tematické a pomocné.

Záznamy z tematických databází byly v rámci implementace NZP převedeny do aplikace ProArchiv17 a nadále budou zpracovávány výhradně v tomto programu! SOA proto nepočítá s dalším vývojem či podporou tohoto druhu databází.

Pomocné databáze bude SOA i nadále používat stejným způsobem, jako doposud. Mezi pomocné databáze patří:

• Adresáře

Adresáře budou zveřejněny prostřednictvím nového knihovního programu KOHA.

• Archiv událostí

Pomocná databáze Archiv událostí bude zachována dokud program poběží aniž by potřeboval placenou podporu. S dalším vývojem se nepočítá.

• Evidence státního občanství

Záznamy z Evidence státního občanství SOkA Liberec budou převedeny do ProArchiv.

• Soudobá dokumentace

Záznamy z ostatních pomocných databází si kolegové na jednotlivých pracovištích buď přesunuly do ProArchiv ručně, anebo si je vyexportovaly do excelu.

Soubory pomocných databází jsou uloženy ve složce M:\Dabs1\Data Složku Dabs1 na adrese M:\Bach ani žádný ze souborů v ní uložených nemažte!

Nepředpokládá se, že by pracoviště zakládala nové pomocné databáze.

Aplikace firmy Bach Dabs 12 - Inventáře

Aplikace byla určena k pořádání fondů. Elektronické pomůcky, které v ní byly vytvořeny, byly v rámci implementace NZP převedeny do aplikace ProArchiv17 a nadále s nimi bude pracováno výhradně v tomto programu. SOA proto nepočítá s dalším vývojem či podporou této aplikace.

Složka Dabs12 na adrese M:\Bach zůstane beze změny, pouze nebude nadále používána. Složku nemažte ani do ní nijak nezasahujte!

Digitální reprodukce a externí dokumenty určené k připojení do aplikace ProArchiv17

Na disk M a na úložiště N je možné nahrávat výhradně digitální reprodukce archiválií a externí dokumenty určené k připojení do aplikace ProArchiv17.

Na disk M i úložiště N musí být ukládány pouze digitální reprodukce ve formátu JPG, PNG, GIF požadované kvality a externí dokumenty ve formátu PDF/A. Data umístěná na disku M ani na úložišti N nelze považovat za zálohu!

Správný popis (pojmenování digitálních reprodukcí archiválií a externích dokumentů určených k připojení do aplikace ProArchiv naleznete v pokynu ředitele č. 4/2021!

Popis digitalizátů může na základě pokynu zhotovit každý zpracovatel. Data může zpracovat buď na lokálním počítači anebo na síťovém disku M, konkrétně ve složce repository_images Při zpracování digitalizátů je vždy třeba od začátku spolupracovat se správcem disku M a úložiště N, a to jak kvůli odhalení případných chyb v popisu, tak kvůli zálohování již zpracovaných dat.

POZOR!!!

Disk M je od 1. září 2021 chápán pouze jako pracovní prostor. To znamená, že adresář repository_images od tohoto dne složí pouze ke kontrole a dalšímu zpracování digitalizátů, včetně jejich pojmenování v souladu s platnou metodikou. Po dokončení tohoto procesu je správce disku M povinen odzálohovat data na externí disk a přesunout je do složky příslušného pracoviště na úložiště N.

Jedinou výjimku představuje složka s digitalizáty adresářů (zveřejněné přes pomocnou databázi Adresáře), která musí zůstat na disku M.

Složky příslušného pracoviště na úložišti N přebírají původní strukturu složky repository_images na disku M. Jinými slovy, pro vnitřní strukturu složek na úložišti N platí stejná pravidla, jaká v minulosti platila pro vytvoření vnitřní struktury složky repository_images na disku M. Podrobněji níže v kapitole Správa úložiště N

Ve složce repository_images na disku M již není třeba vzhledem k její „pracovní“ povaze původní strukturu dodržovat.

Přesun dat na úložiště N provede správce přes program Total Commander. Přenosovou rychlost je potřeba regulovat. Regulace probíhá přímo v Total Commanderu. Návod, jak postupovat, naleznete ZDE

Při nedodržení výše uvedených pravidel bude docházet k přetížení síťových linek a celkovému zpomalení až zastavení všech služeb.

Tip

Pokud budete na úložišti N potřebovat upravit (přidat zapomenutý snímek nebo změnit jejich pořadí, rozdělit adresář obsahující omylem digitalizáty více archiválií, dodatečně přejmenovat adresář), můžete tak v jednotlivých případech učinit přímo na něm.

Správa úložiště N

Na úložišti N bylo vytvořeno 12 adresářů. Adresáře jsou pojmenovány prefixy jednotlivých pracovišť SOA používanými v aplikaci ProArchiv. Seznam prefixů naleznete ZDE

Adresář Archivního odboru s prefixem soa obsahuje též digitalizáty archiválií uložených na základě smlouvy v Archivu města Ústí nad Labem. Každý správce vidí všechny adresáře i jejich obsah, pouze v adresáři svého pracoviště ale může pracovat, tj. nahrávat do něho data a tato v případě potřeby dále upravovat nebo mazat.

Náhled úložiště N

Struktura adresářů

Adresář každého pracoviště musí mít pevně danou strukturu. Za její správnou podobu odpovídá správce úložiště N

Struktura adresářů na síťovém disku včetně jeho názvu tvoří ve svém výsledku cestu.

N:\AdresarPracoviste\CisloArchivu-NADOd_Do\NADCislo-Pomucky\ PomocnaSlozka\NazevSouboru

Výjimku představuje adresář DAJ pro dočasné uložení digitálních archiválií vybraných mimo skartační řízení, jehož parametry naleznete v metodickém návodu Metodika DAJ v kapitole Interní pokyny a metodické návody SOA

Celková délka cesty nesmí překročit 255 znaků!

Veškeré popisy se píší bez diakritiky!

Jednotlivé záznamy se musí striktně oddělovat pomlčkou bez mezer -, lomítko se nahrazuje podtržítkem bez mezer _ .

Popis jednotlivých úrovní cesty

CisloArchivu-NADOd_Do Povinný údaj, obě evidenční čísla NAD musí být čtyřciferná, kvůli zachování správného řazení i v budoucnu.

NAD-CisloPomucky Evidenční číslo NAD je povinné u všech fondů, číslo pomůcky pouze u fondů zpracovaných.

Pomocná složka Nepovinný údaj. Pomocná složka slouží k další specifikaci digitalizovaného materiálu, např. rozsudky mimořádných lidových soudů byly rozděleny do složek podle let, ve kterých byly vydány. Pokud zpracovatel dojde k závěru, že je potřeba materiál dále specifikovat i uvnitř první pomocné složky, může v ní vytvořit další. Při tvorbě pomocných složek nezapomínejte na to, že celková délka cesty nesmí překročit 255 znaků. Popis pomocných složek se řídí stejnými pravidly, jako popis ostatních polí.

Název vlastních souborů - scanů Poslední úroveň. Zásady platné pro popis jednotlivých scanů byly definovány v pokynu ředitele č. 4/2021

Příklady popisu jednotlivých úrovní v adresáři Archivního odboru:

Zásady připojování digitalizátů k jednotlivostem a jejich částem

Digitalizáty jsou připojovány vždy pouze k tomu záznamu, ke kterému se váží.

Příklady:

• Uživatel založí záznam – jednotlivost – v kategorii Listina a pod ním záznam – část jednotlivosti – pro připojenou pečeť v kategorii Otisky typářů. K záznamu v kategorii Listiny připojí digitalizáty listiny, k záznamu v kategorii Otisky typářů připojí digitalizáty k pečeti. V archivním portálu Vademecum budou oba záznamy navzájem „propojeny“ pomocí záložky související záznamy.
• Uživatel založí záznam – jednotlivost v kategorii Kroniky a pod ním záznam – část jednotlivosti v kategorii Fotografie, protože kronika obsahuje fotografii, která je svým obsahem hodna zvláštní pozornosti. K záznamu v kategorii Kroniky připojí zdigitalizovanou podobu celé kroniky, k záznamu v kategorii Fotografie připojí detail fotografie.

Kdy je potřeba přemanipulovat, popř. přejmenovat, odpojit a znovu připojit digitalizáty digitalizáty?

1. Pokud delimitujete záznam s popisem archiválie, ke kterému máte připojeny digitalizáty do jiného archivu.

Před předáním záznamu do jiného archivu odpojíte digitalizáty od záznamu a pošlete/předáte je do nového archivu (např. přes Filesender). Pokud jste digitalizáty předali v rámci SOA, pak se k nim přijímající archiv chová stejně jako k nově přišlím digitalizátům a zpracuje je podle platné metodiky.

1. Pokud delimitujete záznam s popisem archiválie, ke kterému máte připojeny digitalizáty, do jiného fondu.

Protože se během tohoto procesu mění číslo NAD, je třeba digitalizáty odpojit a přesunout na disku M do složky nově přiděleného fondu. Poté je třeba digitalizáty přejmenovat, změnit u jejich záznamů v aplikaci název digitalizační sady a znovu je připojit.

1. Pokud jedna složka obsahuje digitalizáty k více záznamům.

V tom případě je třeba digitalizáty přemanipulovat tak, aby počet a obsah složek odpovídal počtu a obsahu záznamů. Jednotlivé složky i jejich obsah je třeba přejmenovat v souladu s platnou metodikou.

Zálohování disků M a úložiště N

Zálohování veškerých dat bude ošetřeno samostatným interním pokynem!

Až do vydání tohoto pokynu platí pro zálohování disku M a úložiště N následující pravidla:

• aplikace Dabs 1, resp. pomocné databáze, které pracoviště používá a má je uložené na disku M, zálohují správci disku na externí disky
• digitální reprodukce archiválií a externí dokumenty určené k připojení do aplikace ProArchiv17, které jsou uloženy na disku M, zálohují správci disku na externí disky
• digitální reprodukce archiválií a externí dokumenty určené k připojení do aplikace ProArchiv17, které byly zpracovány na disku M, ale jsou určeny k uložení na úložišti N, zálohují správci disku před jejich odesláním z disku M na úložiště N na externí disky

Obsah úložiště N je kromě toho dále zálohován centrálně pověřeným informatikem SOA ve spolupráci s externí firmou bez účasti správců disku M a úložiště N.

Postup vyvolání této zálohy bude ošetřen samostatným interním pokynem.

3 Evidence NAD jako základní stavební kámen

Pro řádný chod aplikace je potřeba zajistit aktuální informace o archivních souborech (a evidovaných pomůckách). Z PEVY II se tyto informace zjišťují automatizovaným způsobem. Způsob konfigurace této služby je popsán v administrátorské příručce.

4 Společná metodika pro zpracování archiválií v SOA

Kategorizace záznamů

Viz Manuál - 3.1.4 Kategorie a podkategorie záznamů

Upozornění

Při určování kategorie/podkategorie záznamů se musí brát jako hlavní kritérium typové rozlišení archiválie (věcná a fyzická podobnost) NIKOLI vymezení evidenční jednotky! Např. Záznam podkategorie "Fotografie" může být vymezen jak EJ "fotografie na papírové podložce" (není součástí aktového materiálu), tak EJ "karton" (pokud je součástí aktového materiálu).

Porovnání požadavků na rozšířený popis dle Pravidel a jejich aplikované použití spolu s tematickými databázemi naleznete v externím dokumentu (formát pdf).

Výčet kategorií a podkategorií

Info

Následující výčet je poplatný nastavení v SOA v Litoměřicích. U kategorií jsou tučně označeny ty, které jsou současně tematickými databázemi (TD))

Kategorie záznamu	Druhy archiválií dle NZP, které mají své rozšířené prvky popisu [odkazy do Pravidel]	Podkategorie záznamu	Poznámka
Původní inv./kat. záznam	-	-	Jde o původní záznamy z pomůcek typu inventář (příp. katalog či manipulační seznam)
Listiny (TD)	5.3 Listiny do roku 1850 a po roce 1850 + metodika SOA	-	Tematická databáze. Dílčí evidenční jednotky Listiny před rokem 1850 a po roce 1850.
Matriky (TD)	5.4 Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky + metodika SOA a celostátní	-	Tematická databáze.Pro evidenci matrik dle standardu z roku 2007.
Pozemkové knihy, urbáře a soupisy poddaných (TD)	5.4 Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky + metodika SOA	pozemková kniha / urbář / soupis poddaných	Tematická databáze.
Mětské knihy (TD)	5.4 Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky + metodika SOA	-	Tematická databáze.
Obchodní a živnostenské rejstříky (TD)	5.4 Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky + metodika SOA	-	Tematická databáze.
Kroniky (TD)	5.4 Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky + 5.5 Rukopisy + metodika SOA	úřední / neúřední	Tematická databáze.
Evidence (TD)	5.4 Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky + 5.8 Archiválie evidované výhradně prostřednictvím množstevních evidenčních jednotek (kromě technické dokumentace) + metodika SOA	přihlášky a odhlášky policejní / přihlášky a odhlášky jiné / optování / soupis obyvatel / evidence domovského práva / evidence hřbitovní / kremační kniha	Tematická databáze.
Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky (mimo TD)	5.4 Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky	-	Zde se budou zapisovat kartotéky, registraturní pomůcky a úřední knihy, které nespadají pod kategorii: matriky, pozemkové knihy, urbáře a soupisy poddaných, městské knihy, obchodní a živnostenské rejstříky, kroniky nebo evidence.
Rukopisy	5.5 Rukopisy + metodika SOA	-	Tematická databáze
Hudebniny	5.6 Hudebniny	-	Jedná se o pravidla pro hudebniny evidované jak v rámci evidenční jednotky rukopisy, tak v rámci evidenčních jednotek karton a fascikl.
Typáře (TD)	5.7 Typáře a jejich otisky + metodika SOA a celostátní	pečetidlo / razítko	Tematická databáze. Uplatněna metodika pro celostátní soupis pečetí, pečetidel a otisků.
Otisky typářů (TD)	5.7 Typáře a jejich otisky + metodika SOA a celostátní	pečetě na dokumentech / otisky razítek na dokumentech / pečetě - sbírkové odlitky a otisky / sbírkové otisky razítek	Tematická databáze. Uplatněna metodika pro celostátní soupis pečetí, pečetidel a otisků.
Sčítací operáty	5.8 Archiválie evidované výhradně prostřednictvím množstevních evidenčních jednotek (kromě technické dokumentace) + metodika SOA	-	Tematická databáze.
Aktový materiál (mimo TD)	5.8 Archiválie evidované výhradně prostřednictvím množstevních evidenčních jednotek (kromě technické dokumentace)	-	Pro běžný aktový materiál, který nespadá pod kategorie evidence nebo sčítací operáty. Jednotlivosti uložené prostřednictvím množstevních evidenčních jednotek mohou být v případě potřeby podrobněji popsány i v rámci jiných kategorií, obzvláště těch, které se rovnají tematickým databázím.
Mapy, atlasy, technické výkresy (TD)	5.9 Mapy, mapová díla, atlasy + 5.10 Technické výkresy	mapa / atlas / technický výkres	Tematická databáze.
Grafické listy a kresby (TD)	5.11 Grafické listy, kresby + metodika SOA	grafický list / kresba	Tematická databáze.
Fotografie, pohlednice, tisková vyobrazení (TD)	5.12 Fotografické archiválie + 5.16 Pohlednice + metodika SOA	fotografie / pohlednice / tisk	Tematická databáze.
Video a audio záznamy (TD)	5.13 Kinematografické filmy + 5.14 Zvukové archiválie + metodika SOA	kinematografické filmy / zvukové archiválie	Tematická databáze.
Tisky	5.15 Tisky do roku 1800 a po roce 1800	-
Plakáty	5.17 Plakáty	-
Cenné papíry	5.18 Cenné papíry	-
Štočky	5.19 Štočky	-
Digitální archivní jednotky	5.20 Digitální archivní jednotky	-
Numizmatické předměty	5.21 Numizmatické předměty	-
Faleristické předměty	5.22 Faleristické předměty	-
Ostatní	5.23 Jiné	-

Volba pořádacího schématu

Při zpracování archivního souboru je nezbytná volba vhodného pořádacího schématu. Hierarchicky se doporučuje volit následující pořadí:

1. Spisový plán původce
2. Dle metodiky AS
3. Obecné schéma pro korporace s možností úprav dle potřeby

Tip

Pod virtuálním archivním souborem "VZORY" soa//0 naleznete vzorová pořádací schémata z metodik AS. Pomocí funkce Kopírování si je můžete snadno zkopírovat pro účely vašeho pořádání. POZOR! Jako série byly do vzorových pořádacích schémat umístěny i ty úrovně popisu, u kterých nebyla úroveň jednoznačně určena (popis úrovně byl ve schématu prázdný). Tyto série budou postupně uvozovány značkou (?). Naopak se zde nenacházejí ty potenciální série, které byly ve schématech primárně označeny jako složka/jednotlivost, přičemž je u nich v poznámce uvedeno, že pokud je dle úvahy zpracovatele vzhledem k rozsahu či jinému kritériu ze složek vhodné vytvořit série, je nutné totéž udělat pro všechny složky v dané sérii tak, aby nenastala situace, kdy složky (nebo jednotlivost) je na stejné úrovni jako série. Je proto potřeba věnovat velkou pozornost doprovodným dokumentům příslušných metodických pokynů a schéma patřičně upravit!

Pořádání podle "starých" pravidel

Pokud je schváleno zpracování podle starých pravidel, postupuje se následovně:

1. Metodicky se postupuje podle "starých" pravidel.
2. Úvod pomůcky se píše celý v textovém editoru, poté se ve formátu pdf připojí jako příloha "s možností stažení" k sérii typu pomůcka + obsah úvodu se celý překopíruje do pole Zjednodušený úvod. Soubor pdf má následující syntaxi cisloarchivu-cislopomucky-poznamka. Pro sdružené inventáře použijeme cisloarchivu-cislopomucky_cislopomuckyzalomitkem-poznamka
3. Série jsou chápány jako kapitoly pomůcky.
4. Jako inventární záznamy se používají záznamy kategorie "původ. inv./kat. záznam" a to jednak jako úroveň "jednotlivost" (ty, které jsou evidované v rámci evidenčních jednotek jako jednotliviny), jednak jako úroveň "složka" (množstevní evidenční jednotky).
   U pomůcek pořádaných dle starých pravidel tedy bude uplatňován původní princip: v pomůcce budou použity pouze záznamy kategorie "původ. inv./kat. záznam". V případě, že pomůcka obsahuje i archiválie, které spadají do tematických databází, může zpracovatel ve vhodných případech vytvořit příslušné záznamy znovu, a to ze strany tematických databází. Záznam v tematické databázi je vždy nutno vytvořit tehdy, když je jeho popis anebo digitalizovanou podobu potřeba zveřejnit ve Vademecu nezávisle na stádiu zpracovanosti pomůcky. Záznamy vytvořené ze strany tematických databází se budou z pohledu "Archivní soubory" zobrazovat ve speciální sérii NEZAŘAZENO. Budou tak vedle sebe existovat záznamy kategorie "původ. inv./kat. záznam" a kategorie rovnající se tematickým databázím. Při zapisování záznamu tematických databází se postupuje podle "nových" pravidel a aktuálních interních metodik.
5. Inventární čísla, případně pořadová čísla (pro manipulační seznamy a katalogy) se budou zapisovat do pole Původní/jiné označení .
6. Rejstříková hesla (přístupové body) se zapisují kvůli jednotnosti podle "nových" pravidel a aktuálních interních metodik!

Zjednodušený úvod

Viz bod 2 výše.

Postačí zkopírovat obsah "úvodu" psaného ve Wordu: Vybrat text = Ctrl+A, zkopírovat = Ctrl+C. V aplikaci ProArchiv vložit = Ctrl+V.

Autorizace pomůcky

Jde o akci, které se dříve nazývala "Export do repository". Nyní se provádí zjednodušeně formou Změny stavu pomůcky - viz stejný postup jako u pomůcky dle nových pravidel.

Vzhledem k tomu, že "staré" pomůcky obsahují optikou dnešních pořádacích pravidel velké množství chyb (nevalidní přístupové body a původce; nevyplněná povinná pole atd.) lze u nich na začátku autorizačního procesu vypnout validaci:

Pořádání přírůstků do pomůcek dle "starých pravidel"

V podstatě existují 3 možnosti podle rozsahu pořádaných přírůstků. Příslušnou volbu musí schválit nadřízený (vedoucí SOkA / vedoucí pobočky / vedoucí Archivního odboru).

Důležité

Před pořádáním přírůstků většího rozsahu a formou reinventarizace je potřeba uložit stávající verzi ve „Správě verzí pomůcek“ s adekvátním popisem (provádí správce pomůcek/operátor PEVY).

Přírůstek malého rozsahu

Jde o jednotky archiválií. Uplatňuje se stejný princip jako při doplňování/dopořádání dle "nových pravidel". Archiválie se dopíše do stávajícího pořádacího schématu na místo, kam logický patří. Hodnota inventárního čísla naváže na poslední použitou hodnotu původní verze pomůcky. Např. při doplnění druhého dílu kroniky by u pomůcky, která končila inv. číslem 100 následoval po prvním díle kroniky s inv. č. 5 druhý díl s inv. č. 101. Použijí se výhradně kategorie "původní inv./kat. záznam".

Přírůstek je vždy nutno správně zaevidovat v Evidenci NAD, v tištěné pomůcce změny doplnit.

Přírůstek většího rozsahu

Ve stávající pomůcce se založí na konci hierarchie série 1. úrovně (úroveň vnořená hned pod sérii typu pomůcka) s názvem "Dodatek". Do něj se standardně dopořádá celý přírůstek včetně pořádacího schématu. Na úrovních složka jednotlivost se použijí výhradně kategorie "původní inv./kat. záznam".

Přírůstek je vždy nutno správně zaevidovat v Evidenci NAD, v tištěné pomůcce změny doplnit.

Reinventarizace dle "nových pravidel"

Třetí možností je samozřejmě kompletní reinventarizace dle "nových pravidel".

U původní autorizované pomůcky je potřeba změnit stav pomůcky z "autorizovaná" na "rozepsaná". Poté změnit Pravidla na "NZP". Dále postupujeme jako při pořádání podle "nových" pravidel.

Důležité

Při reinventarizaci je potřeba v poli "Původní/jiné označení" změnit typ "Inv. číslo" na "Původní inv. číslo" - hodnota zůstavá! Taktéž je potřeba dořešit "neinventarizované" záznamy ze série NEZAŘAZENÉ.

Tip

Při změně pravidel ze "Stará pravidla" na "NZP" nebudou záznamy kategorie "původní inv./kat. záznam" v záložce Detailní popis zobrazovat žádná pole. Vše bude v záložce Ostatní pole. Je to dáno tím, že ona kategorie není pro NZP přípustná. Abychom jednoduše původní data mohli využít i v nové pomůcce, je potřeba aplikovat následující funkci - viz Manuál - 5.3.1.1 Změna kategorie původní inv./kat. záznam.

Pořádání podle "nových" základních pravidel (se zaměřením na tiskový výstup)

Důležité

Veškerý archivní popis vzniklý při pořádaní podle "nových" pravidel vzniká primárně v pořádací aplikaci ProArchiv17, a to i včetně úvodu pomůcky! Tiskový výstupu zprostředkovaný ve formátu .docx (MS Word) je pouhým derivátem platným k datu výtisku.

Úvod pomůcky dle "nových" pravidel

V úvodu archivní pomůcky má badatel získat v přehledném, srozumitelném a stručně zpracovaném výkladu základní informace o archivním souboru, jeho zpracování a jeho původci/původcích.

"Úvod" se vytváří na úrovni "archivní soubor", respektive "série typu pomůcka", a to strukturovaným zápisem do patřičných polí:

Kapitola	Úroveň	Popisné pole*
I. Dějiny původce archivního souboru	archivní soubor, případně série typu pomůcka	Původce - napojení na přístupový bod typu popis původce. Je třeba respektovat pořadí původců podle Pravidel - kapitola 4.3.1, pravidlo 2 / kapitola 6.2.1
II. Dějiny archivního souboru	série typu pomůcka	Dějiny jednotky popisu (2. kap. úvodu) + Přímý zdroj akvizice (2. kap. úvodu) - viz dále
III. Archivní charakteristika archivního souboru	série typu pomůcka	Archivní charakteristika jednotky popisu (3. kap. úvodu) + Pravidla - popis + Způsob uspořádaní (3. kap. úvodu) + Budoucí přírůstky (3. kap. úvodu) + Odkazy na příbuzné dokumenty + Fyzický stav - popis + Práva k jednotce - viz dále
IV. Tematický popis archivního souboru	série typu pomůcka	Tematický popis (4. kap. úvodu) - viz dále
V. Záznam o uspořádání archivního souboru a sestavení archivní pomůcky	série typu pomůcka	Zpracovatel jednotky popisu + Datum popisu + Prameny a literatura + Seznam použitých zkratek - viz dále

*) Všechny informace z vyjmenovaných polí budou v rámci tiskové sestavy do úvodu automaticky agregovány.

II. Dějiny archivního souboru

Dějiny archivního souboru (= obsah pole "Dějiny jednotky popisu (2. kap. úvodu)"):

• informace o vytvoření, shromáždění či jiném způsobu nabytí materiálu během činnosti/existence původce, včetně časového vymezení

• způsob a místo ukládání původcem, případně i personál zajišťující tyto úkoly – pokud nevíme, je vhodné uvést tuto skutečnost a případně rovněž spekulovat; např. nevíme, kde byly písemnosti kláštera shromažďovány a uloženy, můžeme se pouze domnívat, že u převora či v knihovně kláštera

• pokud je známý způsob ukládání spisů, označení spisů apod. (např. ze seznamu spisů, ukládacího seznamu, signatur na spisech), je vhodné tyto skutečnosti uvést, případně se pokusit o rekonstrukci spisového plánu – vždy je však vhodné si těchto skutečností všímat a uvést je, protože po našem zásahu již mohou být obtížněji zjistitelné

Přímý zdroj akvizice (= obsah pole "Přímý zdroj akvizice (2. kap. úvodu)"):

• uvést všechny dohledatelné informace o skartacích, případných přírůstcích a změnách u původce a jejich uložení

• převzetí materiálu do archivu a jeho uložení

• uvést všechny dohledatelné informace o skartacích, případných přírůstcích a úbytcích k fondu v archivu

III. Archivní charakteristika archivního souboru

Archivní charakteristika archivního souboru (= obsah pole "Archivní charakteristika jednotky popisu (3. kap. úvodu)"):

• pokud byl fond (či jeho část) již archivně zpracován, uvést kým, kdy a kde a do jaké podoby (např. prozatímní inventář, manipulační seznam, inventář …), případně doplnit souvislosti, proč byla zvolena příslušná forma apod.

• popis stavu fondu před reinventarizací: metráž, charakteristika materiálu, ev. jednotky, časový rozsah + případná priora a posteriora

• zdůvodnění, proč bylo v současnosti (uvést rok) přistoupeno k revizi zpracování (reinventarizaci) fondu

Způsob uspořádání (= obsah pole "Způsob uspořádaní (3. kap. úvodu)"):

!!! Veškeré změny a zásahy do podoby archivního souboru je v této kapitole nezbytné uvést, aby každý další potenciální zpracovatel byl schopen rozpoznat původní podobu a případně rekonstruovat některé části!!!

!!! Pokud zvolí zpracovatel nějaké méně obvyklé řešení, např. upřednostní v kapitole úřední knihy přísně chronologické řazení před tematickým, je nezbytné tuto skutečnost uvést a zdůvodnit!!!

• popis zvoleného pořádacího schématu a jeho zdůvodnění (např. podle spisového plánu původce, uměle vytvořené pořádací schéma …), včetně jeho rozepsání
• uvedení způsobu a rozsahu vnitřních a vnějších změn se zdůvodněním, tj. delimitací (např. části písemností jiného původce přimíchané při stěhování) a skartací (např. duplicity, účetní doklady) – i v případě, že nebylo nic skartováno, je vždy nutné tento fakt uvést!!!
• popis nového stavu fondu po inventarizaci: metráž, charakteristika materiálu, ev. jednotky (v případě méně obvyklých ev. j. jako fascikl je vhodné zdůvodnění), časový rozsah
• při výčtu ev. jednotek se uvádí zvlášť počet v analogové a digitální podobě, analogové se počítají na kusy, u digitálních se uvádí velikost v bytech
• u tisků do roku 1800 je nezbytné uvést, o jaký druh tisku se jedná (brožura, leták)
• u ev. jednotky jiné je potřeba specifikovat, o jaký materiál se jedná (numismatický, faleristický, jiné); vždy je potřeba konkretizovat typ materiálu, např. jiné-předměty faleristické povahy (vyznamenání, plaketa, náprsní velkostuhy), jiné-jiné (vzorník)
• u kinematografických děl/záznamů je nutné uvést počet filmových pásů a jejich šíři
• u cenných papírů je nezbytné uvést nejen počet, ale i jejich typ (akcie, kuksy, podílové listy, směnky)
• jsou-li jednotliviny, vykazované jako samostatné evidenční jednotky, např. listiny, mapy, technické výkresy, fotografie, tisky..., uložené v kartonech z důvodu účelnosti (manipulace, podmínky uložení), je nutné tuto skutečnost uvést
• nezapomenout uvést případná priora a posteriora, včetně vymezení /posteriorum tvoří …./
• časová a obsahová dochovanost a úplnost fondu /úplný – mezerovitý – torzovitý/
• užívaný jazyk fondu – uvést všechny, pokud možno s orientační kvantifikací, který převažuje apod. Navíc všechny užívané jazyky uvést i v samostatném poli "Jazyk".

Pravidla zpracování jednotky popisu (= obsah pole "Pravidla - popis (3. kap. úvodu)"):

• uvedení zvolené metodiky při zpracování archivního materiálu (např. Základní pravidla pro zpracování archiválií. Druhé, opravené a rozšířené vydání. M. Wanner a kol., Praha 2015; nejrůznější metodická návody vydané AS MVČR či v AČ nebo SAP)

Budoucí přírůstky a odkazy na příbuzné dokumenty a archiválie (= pole "Budoucí přírůstky (3. kap. úvodu)"):

• není-li fond uzavřený a je možné očekávat přírůstky, je vhodné uvést tuto skutečnost, včetně informace, odkud je lze očekávat

• uvést, existují-li někde příbuzné dokumenty a archiválie (stručná charakteristika s odkazem na archiv, fond, inv. č) – nutné zvláště jedná-li se o části fondu z různých důvodů rozptýlené – lze detailizovat v příloze

Odkaz na příbuzné dokumenty a archiválie (= obsah pole "Odkazy na příbuzné dokumenty")

Fyzický stav archivního souboru (= obsah pole "Fyzický stav - popis")

• fyzický stav archiválií (nepoškozený/poškozený), případně charakter poškození (křehký / lámavý – trhliny / přelomení – poškozený plísněmi (hmyzem, hlodavci, ohněm, teplem, vodou, rzí, vlivem elmag. pole, prachem, světlem) / jiné)
• u fotografických a audiovizuálních archiválií je potřeba uvést, zda se nejedná o nestabilní materiál, např. nitrocelulózy a acetylcelulózy

Podmínky přístupu, práva k jednotce popisu a její reprodukci (= obsah pole "Práva k jednotce")

• informace o omezení přístupnosti je nezbytné uvést vždy, pokud je omezena právně (např. zákon 101/2000 Sb. či depozitní smlouva), špatným fyzickým stavem archiválií či technickými možnostmi archivu – vždy nezbytné uvést zdůvodnění, ideálně s odkazem na právní autoritu (např. zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě)

• pokud je nějak omezena možnost zhotovování reprodukcí, je nezbytné uvést informaci o tom, jak je omezena, včetně odkazu na příslušné ustanovení zákona či depozitní smlouvu apod.

IV. Tematický popis archivního souboru

(= obsah pole "Tematický popis (4. kap. úvodu)")

• tematický popis obsahu archivního souboru (co se dochovalo, např. jaké části agendy původce), časově jej vymezit (s charakteristikou prior a posterior) a případně doplnit o geografický rozsah (působnost)

• vypíchnout to nejzajímavější z dochovaného materiálu, případně upozornit na jeho význam a limity

• upozornit na možnosti badatelského využití celého archivního souboru, jeho částí či jednotlivin pro nejrůznější obory, korporace, osoby apod.

V. Záznam o uspořádání archivního souboru a sestavení archivní pomůcky

Zpracovatel jednotky popisu:

• syntaxe zápisu - viz Autorství záznamu: Zpracovatel jednotky popisu vs. Vytvořil/Upravil

Datum popisu:

• rok zpracování

Prameny a literatura:

• seznam zdrojů nebo odkaz na informační prameny v kapitole I. archivní pomůcky

• používat ČSN ISO 690 (01 0197), v případě pochybností lze použít nástroj pro tvorbu citací na www.citace.com

Poznámka

Dílčí sekce (pole) kapitol 2, 3, 4 se sice primárně vyplňují na úrovni „série typu pomůcka“, ale mohou se vyplňovat i na úrovních „série“, kde by mohly být tyto informace adresnější. Pravidla to takto umožňují (princip hierarchického popisu). Do tištěného úvodu k pomůcce se pak ty informace z vnořených sérií zagregují.

Obsah pomůcky dle "nových" pravidel

V aplikaci se nikde nezapisuje, generuje jej automaticky tisková sestava pro tisk pomůcky podle "nových" pravidel.

Seznam použitých zkratek

Speciální pole pro záznam zkratek použitých při sepisování "úvodu" pomůcky. Požadovaný zápis:

zkratka - název v nezkrácené podobě

Každou zkratku zapisovat na nový řádek.

Seznam povolených zkratek - viz Zkratky.

Soupis jednotek popisu v pomůcce dle "nových" pravidel

Soupisem jednotek popisu je chápán samotný seznam popisovaných jednotek vyjádřených sériemi, složkami, jednotlivostmi a částmi jednotlivostí. V tiskovém výstupu je prezentován v zhuštěnější "odstavcové" podobě. Tisková sestava rovněž generuje automaticky pořadová čísla, která propojují rejstříková hesla v analogové formě s archivním popisem.

Rejstříky v pomůcce dle "nových" pravidel

Přístupové body se převádějí do analogové (rozuměj "tištěné") pomůcky automaticky.

Tiráž pomůcky dle "nových" pravidel

V aplikaci se nikde nezapisuje, generuje jej automaticky tisková sestava pro tisk pomůcky podle "nových" pravidel. Jedině u tiráže je nutné doplnit údaje:

• Rozsah archivní pomůckou zpřístupněných archiválií
• Stav archivní pomůckou zpřístupněných archiválií ke dni
• Počet stran archivní pomůcky
• Archivní pomůcku schválil

Změna stavu pomůcky / technická finalizace pomůcky

Viz Manuál - 5.11 Stav pomůcky

Pokud zpracovatel považuje svou práci za hotovou, přepne stav pomůcky z „rozepsaná“ na „zpracovaná“. Pomůcka je tak připravena ke schvalovacímu procesu a může být následně zaslána oponentovi na posouzení.

Pokud proběhne schvalovací proces úspěšně, operátor PEVY (v roli "správce pomůcek") přepne stav pomůcky ze "zpracovaná" na "autorizovaná". V tomto kroku proběhne i generování referenčního označení.

Do programu PEvA operátor pomůcku zapíše jako elektronickou pomůcku dle EAD.

Formální schvalovací proces je upraven samostatným pokynem ředitele .

Dočasné opatření ohledně vkládání úvodů:

Vzhledem k tomu, že současná verze Vademeca neumí zobrazovat kapitoly úvodu ve strukturované podobě tak, jak jsou zapisovány v ProArchivu, je potřeba u autorizované pomůcky vygenerovat do jednoho souboru pdf titulní list + úvod pomůcky a připojit jej s možností stažení k sérii typu pomůcka. Soubor pdf má následující syntaxi: cisloarchivu-cislopomucky-poznamka.pdf anebo cisloarchivu-cislopomucky_cislopomuckyzalomitkem-poznamka.pdf (pro sdružený inventář)

Volba tiskové šablony

Viz Manuál - 5.17 Tisky

Pro tisk inventářů dle "nových" Pravidel použijte tiskovou sestavu "Pomůcka dle NZP - inventář - kompletní". Zde vyberte vždy šablonu s názvem "Schválená šablona (NZP - inventář) - verze x.y.z".

Pořadové číslo

Pořadové číslo zobrazené v tiskovém výstupu je údaj, který slouží k propojení jednotky popisu s hesly v sekci Rejstříky. Hodnota pořadové číslo se neukládá do dat (do aplikace), je vždy generována až při tisku a v následné tiskové verzi pomůcky je opět vygenerována nová číselná řada. Nejde tedy o žádnou konstantu, proto nemůže sloužit k identifikaci archiválií!

Úprava finální tiskové verze pomůcky

Úprava finální tiskové verze (rozuměj "ve Wordu") je povolena pouze po formální a typografické stránce: úprava zarovnání, tvorba odrážek, převod určitých pasáží textu do tabulky, odřádkování, užívání spojovníků a pomlček apod. Obsahové změny nejsou povoleny, musí být vždy provedeny v primárních datech = v pořádací aplikaci. Výjimku tvoří tiráž.

Důležité

Formální a typografické úpravy provádějte až na tiskové verzi pomůcky ve stavu "autorizovaná" po vygenerování referenčního označení!

Problematika nevalidních konců řádků - problémy se zarovnáním do bloku apod. je řešena v Manuálu - Nahrazení konce řádků ve wordovském dokumentu.

Nakládání s původními záznamy tematických databází v nových pomůckách nebo při "reinventarizaci"

Množí se případy nesprávného nakládání s původními záznamy tematických databází při pořádání nových pomůcek nebo při „reinventarizaci“. Uživatelé nepožívají původní záznamy tematických databází. Chybně vytvářejí jejich kopie (pomocí funkce Kopírovat) nebo je zapisuji zcela nově.

Jak tedy správně nakládat se záznamy tematických databází?

Scénář 1: Archivní soubor nemá zatím žádnou pomůcku, avšak některé archiválie jsou zpracovány v tematických databázích

Zpracované záznamy z tematických databází, které nejsou umístěny v pomůcce, naleznete ve speciální sérii „NEZAŘAZENÉ“:

Po založení nové pomůcky nezapomeňte sérii „NEZAŘAZENE“ vypořádat následujícím způsobem:

Přesuňte záznamy pomocí funkce Kopírování / Přesun do správného umístění v nové pomůcce. Použijte vždy finální příkaz Přesunout, nikoli Kopírovat.

V ideálním případě (když pořádáte celý fond) by měla být série „NEZAŘAZENÉ“ po dokončení pořádacích prací prázdná!

Scénář 2: Provádíme „reinventarizaci“ a v původní pomůcce se nacházejí záznamy z tematických databází

Postupujeme analogicky jako ve scénáři 1. Použijeme původní záznamy tematických databází „zapouzdřené“ ve staré pomůcce pod inventárním záznamem. Nevytváříme nové, ani ty původní nekopírujeme do pomůcky nové. Nýbrž opět použijeme přesun! Aby přesun fungoval, musí být původní pomůcka přepnuta ze stavu „autorizovaná“ na „rozpracovaná“, případně „zrušena“. Přepnutím stavu pomůcka zmizí z Digitálního archivu.

Umístění záznamů tematických databází v pomůcce podle "starých" pravidel:

Přesun do pomůcky nové:

Při „reinventarizaci“ se přesun používá i pro původní inventární záznamy, které mají připojené přílohy (skeny).

Jen je potřeba před přesunem změnit kategorii z „původní inv./kat. záznam“ na novou. Viz Různé funkce > Změny > Změna kategorie pův. inv. záznam:

Důvody, proč se musí ve výše zmíněných situacích vždy použít PŘESUN

1) Při založení nového záznamu nebo vytvoření kopie původního funkcí kopírování vždy dojde vytvoření nového záznamu, jenž bude strojově identifikován novým identifikátorem UUID. Identifikátory UUID hrají klíčovou roli pro stabilitu permalinku v Digitálním archivu. Na novém nebo zkopírovaném záznamu nebude původní permalink fungovat! Navíc pak bude v Digitálním archivu tematický záznam jedné archiválii 2x, což badatele mate!

2) Při kopírování nedojde ke kopírování příloh (skenů). Ke zkopírovanému záznamu by se tedy musely znovu připojovat skeny, což je neefektivní.

Prohlubování popisu

V autorizované pomůcce je možno prohlubovat popis (rozuměj zakládat nové jednotky popisu) do záznamů, které mají definovanou evidenční jednotku. Např. popisování jednotlivostí ve složkách (technické výkresy ve spisech / fotografie v souborech fotografií); popisování částí jednotlivostí v jednotlivostech (fotografie v kronikách / veduty v aktovém materiálu) atd.

Pořádání přírůstků do pomůcek dle "nových pravidel"

Tzv. reinventarizace se u pomůcek dle "nových pravidel" neuplatňuje. Doplňování/dopořádání nových jednotek popisu se řeší následujícím způsoben: nový záznam se dopíše do stávajícího pořádacího schématu na místo, kam logický patří. To platí nejen pro složky a jednotlivosti, ale i pro série.

Pří následné autorizaci dojde u nově vytvořených záznamů k vygenerování referenčního označení dle algoritmu - viz Pravidla - 4.2.1 Referenční označení (Pořadové číslo) - Pravidlo 5.

Na závěr je potřeba na "sérii typu pomůcka" aktualizovat pole "Datace vzniku - generovaný údaj", "Evidenční jednotky + součet", "Zpracovatel jednotky popisu" a "Datum popisu", případně obsah dalších polí.

Kdy/zda vůbec se mění číslo pomůcky? Kdy se bude tisknout další verze pomůcky? Tyto otázky budou dořešeny později.

Rušení pomůcek

Rušení pomůcek při reinventarizaci

1. U původní pomůcky se provede vytvoření nové verze ve „Správě verzí pomůcek“ s popisem „stav při zrušení, pův. č. pom. XY“ (provádí správce pomůcek/operátor PEVY).

2. Původní pomůcka přejde do stavu „rozpracovaná“ = nebude se zobrazovat v Digitálním archivu (provádí správce pomůcek/operátor PEVY).

3. Přímo nad touto původní pomůckou proběhnou reinventarizační práce, tzn. uzlový bod, tj. série typu pomůcka, nebude smazán, obsahově se ale samozřejmě změní (provádí archivář).

4. Po dokončení reinventarizace proběhne autorizace pomůcky = bude se zobrazovat v Digitálním archivu (provádí správce pomůcek/operátor PEVY).

5. Poté se vytvoří nová verze ve „Správě verzí pomůcek“ s popisem „stav po reinventarizaci, nové č. pom. XY“ (provádí správce pomůcek/operátor PEVY).

Rušení pomůcek při delimitaci

Akce na straně archivu, odkud se delimituje:

1. U původní pomůcky se ještě před delimitací provede export do XML a zašle cílovému archivu (provádí správce pomůcek/operátor PEVY).

2. Dále se tato pomůcka převede do stavu „zrušená“ = nebude se zobrazovat v Digitálním archivu (provádí správce pomůcek/operátor PEVY).

3. Poté, kdy cílový archiv potvrdí, že delimitaci (import pomůcky) provedl úspěšně, provede se výmaz pomůcky (provádí správce pomůcek/operátor PEVY).

Akce na straně archivu, kam se delimituje:

1. V novém umístění (v nové NADce v archivu, kam delimitace směřovala) se provede import z XML (provádí správce pomůcek/operátor PEVY v archivu; předpokládá se vzájemná komunikace obou archivu a výměna xml souboru).

2. U naimportované pomůcky se provede vytvoření nové verze ve „Správě verzí pomůcek“ s popisem „stav po nabytí (delimitace)“ (provádí správce pomůcek/operátor PEVY).

3. Dále se u této pomůcky opraví identifikační údaje (číslo pomůcky atd.) a poté se pomůcka převede do stavu „autorizovaná“ = bude se zobrazovat v Digitálním archivu (provádí správce pomůcek/operátor PEVY).

Jak správně psát popis (regest/obsah)

Popis (regest) je zde chápán šířeji. Nejde jen o pole Obsah, ale také o další popisná pole na formuláři, kde je uplatňován volný textový zápis informací.

Pravidla pro formální úpravu regestů:

• popisné informace zapisovat adresně - vždy do určených polí. Pokud např. metodika pro úřední knihy před rokem 1850 stanoví formální popis knihy (rozměry, vazba, jazyk, stav), nezapisují se tyto údaje do pole Obsah, ale do samostatných polí Rozměry, Množství, Technická poznámka, Fyzický stav apod.
• při tvorbě regestu nepoužívat odrážky, tj. regest graficky nečlenit
• regesty nejsou zakončovány tečkou
• velká písmena se používají na začátku regestu, dále výhradně u názvů a jmen
• z důvodu jednoduššího zápisu mohou být pomlčky nahrazeny spojovníky/znakem minus
• používání uvozovek je možné, např. pro zdůraznění názvu díla
• použití zkratek - viz Zkratky.

Syntaxe regestu

• Klíčový je jednotný přístup.

• Popis obsahu záznamu se formuluje stručně a výstižně tak, aby postihl hlavní a nejdůležitější jevy, které archiválie dokumentují.

• Informace z názvu série se v nižších úrovních zpravidla neopakují. Někdy je to však účelné, nebo se nelze užití stejného slova vyhnout.

Např.:

Série 1. úrovně: Volby do zastupitelských sborů

Série 2. úrovně: Volby do národních výborů

Série 3. úrovně: Volební výsledky, sumáře

Složka: Výsledky voleb 1954

Výčet a výběr

Výčet = jednotlivé položky se uvedou podle významu za pomlčku

Např.: Volby do obecního zastupitelstva – seznamy voličů, korespondence, výsledky, pokyny

Výběr = vybrané položky se uvedou za čárku a zkratku mj. (mimo jiné)

Např.: Volby do obecního zastupitelstva, mj. seznamy voličů, výsledky

Speciální požadavky záznamů tematických databází

Upozornění

U záznamů, jejichž kategorie se rovnají tematickým databázím, se tvorba popisu řídí primárně pokyny z kapitoly 5 Metodika pro kategorie záznamů rovnající se tematickým databázím!

Např. u zápisu do TD Kroniky se metodicky žádá, aby regest začínal názvem kroniky s označením lokality (Kronika obce Bílá). Při pohledu ze strany zpracování pomůcky je údaj o lokalitě nadbytečný, uvedeme jej však, neboť metodika pro danou TD má přednost.

Princip dědičnosti / neopakování informací při hierarchickém popisu

Výjimka pro všechny záznamy kategorií TD a jednotlivostí ostatních kategorií

Pokud tvoří jednotku popisu záznam TD na jakékoli úrovni (složka, jednotlivost či část jednotlivosti) nebo záznam ostatních kategorií na úrovni jednotlivost a část jednotlivosti, musí být vždy popsán tak, aby byl jeho popis jednoznačný, nezávisel na dědičnosti z vyšších úrovní a byl na kontextu pomůcky / hierarchickém zařazení nezávislý. To platí i pro připojené přístupové body. Ty musí být připojeny vždy, bez ohledu na případnou "dědičnost" z vyšších úrovní.

Neopakování informací při používání složek

Varianta 1 – vynucené použití v případě rozdělení jedné agendy do více ukládacích jednotek

Použití složky a vnořené složky v případě, když máme jeden typ (povětšinou aktového) materiálu, který je třeba rozdělit mezi dvě množstevní evidenční jednotky. U složky se bude v poli Evidenční jednotka a Ukládací jednotka uvádět definováno v podřízených jednotkách popisu. Pole Obsah společné pro všechny podřízené jednotky popisu se vyplňuje pouze na úrovni složka.

Správně (v pořádací aplikaci):

Správně (v tiskovém výstupu):

Chybně:

Varianta 2 – použití při akcentaci společné charakteristiky popisovaného materiálu

Použití složky a vnořené složky v případě, když máme více jednotek popisu v podobě složek, které mají stejný charakteristický znak, chceme je popisovat zvlášť a není účelné použít namísto nadřazené složky nižší sérii. U složky se bude v poli Evidenční jednotka a Ukládací jednotka uvádět rovněž definováno v podřízených jednotkách popisu. Pole Obsah společné pro všechny podřízené jednotky popisu se vyplňuje na úrovni složka informací společnou pro všechny vnořené složky.

Pokud je potřeba vyplňovat obsahové pole regestu vnořené složky, je potřeba vzít v úvahu následující informace. Obsahová část regestu „nadřízené“ složky a vnořené složky tvoří logický celek. Dle principu dědění informací jde o hierarchicky skládanou větu (sled slovních spojení), ve které se informace neopakují. Informace v její první části (tj. v obsahové části regestu „nadřízené“ složky) jsou obecnější a společné pro druhé části (tj. v obsahových částech regestů vnořených složek), která obsahují konkréta popisovaných jednotek. Při tvorbě obsahového pole regestu je potřeba se vyhnout nejen slovesům (s výjimkou tvaru přechodníku), ale také předložkám na počátku a konci slovních spojení. Pokud je to nezbytné, tak předložku použít vždy na začátku obsahu nižší části.

Příklad 1)

– složka: Finanční plán

–– podsložka: na 3. Pětiletku

Není nutné užít předložku a lze zapsat jako:

– složka: Finanční plán

–– podsložka: 3 pětiletka

Příklad 2)

– složka: Korespondence ….

–– podsložka: v letech 1973-1980

Zásady pro obsahové části regestu u nadřízených a vnořených složek

U tvorby obsahové části regestu nadřazené složky je potřeba, kromě výše zmíněných obecných pravidel, dodržovat:

• zvolenou hloubku popisu
• slovní spojení charakterizující vnořené složky užívat v nominativu singuláru nebo plurálu
• výčet a výběr užívat pouze pokud je to nezbytně nutné, aby vzniklá věta byla srozumitelná, tj. informace z podřízené složky navazovaly na informace z nadřízené
• vyvarovat se opakování informace o jménu a sídlu původce
• na konci neužívat interpunkci

U tvorby obsahové části regestu vnořené složky je potřeba, kromě výše zmíněných obecných pravidel, dodržovat:

• zvolenou hloubku popisu
• slovní spojení v nominativu
• výčet a výběr užívat pouze pokud je to nezbytně nutné, aby vzniklá věta byla srozumitelná – pokud byly použity v popisu nadřízené složky, tak použít pouze konkréta
• na konci neužívat interpunkci

Upozornění

Pokud se použije výčet nebo výběr v obsahové části regestu „nadřízené“ složky, neměl by být užit v obsahové části regestu vnořené složky!

Psaní předložek v hierarchicky skládaném regestu

Když je regest hierarchicky skládáná věta, ve které chceme použít předložky "z", "na", "za", postupujeme následovně:

– složka: Korespondence

–– podsložka: z let 1980-1981

– složka: Finanční plán

–– podsložka: na 3. Pětiletku

Dědičnost připojených přístupových bodů u vnořených složek

U vnořených složek záznamů z kategorií mimo TD se akceptuje dědičnost přístupových bodů z vyšších úrovní pořádacího schématu, tzn. není je potřeba znovu připojovat. Tato dědičnost ale není tvořena skutečným "propisem" přístupového bodu (u vnořených složek se automaticky nevytvoří skutečná vazba na přístupový bod).

Soubor jednotlivostí vs. jednotlivost

Zápis souborů technických výkresů, fotografií

Jednotliviny se popisují z hlediska úrovně popisu zpravidla vždy jako jednotlivost.

V případech, je-li to účelné z hlediska popisu a zpřístupnění, je možné popsat více jednotlivin jako soubor technické dokumentace/fotografií, tj. z hlediska vymezení úrovně popisu jako složku:

• mělo by se jednat především o moderní technickou dokumentaci k jedné stavební akci, fotografie k jedné události/akci …

• povinně by zápis vypadal takto: „Soubor technické dokumentace/fotografií k (akce XY):“ následoval by popis odpovídající skutečnosti (v případě technické dokumentace názvy jednotlivých listů)

• do ostatních polí by se zapisovaly údaje popisující všechny ks souboru. Např. pro 10 ks technických výkresů, jejichž autory by byl Novák (1-5), Vyorálek (6-9), Janota (10), s rozměry 100x56 cm (1-8) a 35x58 cm (9-10), měřítkem 1:50 (1-3) a 1:20 (7-10) se použije popis:

  • přístupové body v roli "Autoři" = Janota / Novák / Vyorálek (dle pravidel pro zápis přístupových bodů; každý zvlášť)
  • měřítko metrické: 1:50, 1:20
  • rozměry, hmotnost, velikost: šířka 100 cm, výška 56 cm; šířka 35 cm, výška 58 cm (jednotlivé páry rozměrů oddělovat středníkem)
  • analogicky pak i u dalších polí popisu

• vykazování evidenčních jednotek (EJ):

  • technické výkresy – jednotlivina = 1 EJ, soubor = 1 EJ o X ks (kusy se zapisují do pole Množství)
  • fotografie - jednotlivina = 1 EJ, soubor = kolik ks, tolik EJ

Problematika názvů

Formální název

Možno uvést původní název archiválie (např. cizojazyčný). Jde o nepovinný údaj.

Uvádí se zde i český název, který není zcela srozumitelný (např. archaický). Srozumitelný český originální název archiválie se bude zapisovat do pole Obsah (na první řádek).

Do pole Formální název se nově zapisuje i název autorského díla, pokud je archiválie jako autorské dílo chápána.

Pravidla předpokládají při popisu autorského díla rovněž vytvoření přístupového bodu třídy "dílo/výtvor". Toto se provádí vytvořením nového přístupového bodu typu "dílo" v roli "ostatní entity zachycené jednotkou popisu" v plovoucím okně pro zápis přístupových bodů.

Pokud však založení takového přístupové bodu není účelné (např. rukopisy a jiné archiválie malého lokálního významu, které by se jako přístupové body již jinde nepoužily), název autorského díla se uvede, avšak přístupový bod není potřeba zakládat.

Zkratky

Používání zkratek v archivním popisu je důrazně omezeno na zkratky z následujícího výčtu:

u korporací:

Zkratka	Název v nezkrácené podobě
a. s.	akciová společnost
ČR	Česká republika
ČSFR	Česká a Slovenská Federativní Republika
ČSR	Československá republika, od roku 1968 Česká socialistická republika
ČSSR	Československá socialistická republika
GŘ	generální ředitelství
JZD	jednotné zemědělské družstvo
k. p.	koncernový podnik
k. s.	komanditní společnost
KSČ	Komunistická strana Československa
n. p.	národní podnik
NSDAP	Nationalsozialistische deutsche Arbeiterpartei
o. p.	oborový podnik
SA	Sturmabteilung
SD	Sicherheitsdienst
SdP	Sudetendeutsche Partei
s. p.	státní podnik
s. r. o.	společnost s ručením o(b)mezeným
spol. s r. o.	společnost s ručením o(b)mezeným
SS	Schutzstaffel
SSSR	Svaz sovětských socialistických republik
UNRRA	akce Spojených národů na pomoc zemím postiženým válkou
USA	Spojené státy americké
VHJ	výrobní hospodářská jednotka
v. o. s.	veřejná obchodní společnost
YMCA	Křesťanské sdružení mladých mužů
YWCA	Křesťanské sdružení mladých žen

+ pro všechny stupně národních výborů (ÚNV, KNV, ONV, MNV, ObNV, MěNV, JNV)

+ zkratky evidenčních jednotek

+ další vžité zkratky:

Zkratka	Název v nezkrácené podobě
inv. č.	inventární číslo
sig.	signatura
ref. ozn.	referenční označení
čj. / č. j.	číslo jednací
čp. / č. p.	číslo popisné
k. ú.	katastrální území
mj.	mimo jiné
sv.	svatý

Autorství záznamu: Zpracovatel jednotky popisu vs. Vytvořil/Upravil

U každé jednotky popisu a přístupového bodu je v záložce Detailní popis k dispozici pole Zpracovatel jednotky popisu, zároveň v záložce Pomocné údaje automaticky generovaný údaj Vytvořil a Upravil (dle přihlášeného uživatele). Proto je důležité, abyste používali pořádací aplikaci vždy pod svým účtem. Data z Vytvořil a Upravil budou při exportech převedena do správné podoby. Např. m.vladykova = Vladyková Markéta, Mgr. PhD. (údaje z Active Directory/LDAP serveru).

Hodnoty z Vytvořil/Upravil jsou vždy primární (generují se automaticky).

Povinné vyplnění pole Zpracovatel jednotky popisu bude pouze:

• na úrovni "série typu pomůcka"
• tam, kde je třeba údaj Vytvořil a Upravil upřesnit. Např. na tvorbě popisu se podílely dvě a více osob, ale ve Vytvořil nebo Upravil je jen jedna (která byla při zápisu přihlášena). V tom případě se do pole Zpracovatel jednotky popisu vypíší všechny osoby.

Syntaxe zápisu: Příjmení Jméno, titul; např. Vladyková Markéta, Mgr. PhD.

Datování záznamu: Datum popisu vs. Vytvořeno/Upraveno

U každé jednotky popisu je v záložce Detailní popis k dispozici pole Datum popisu, zároveň v záložce Pomocné údaje automaticky generovaný údaj Vytvořeno a Upraveno (časový otisk při ukládání). Data z Vytvořeno a Upraveno budou při exportech převedena do správné podoby.

Hodnoty z Vytvořeno/Upraveno jsou vždy primární (generují se automaticky).

Povinné vyplnění pole Datum popisu bude pouze:

• na úrovni "série typu pomůcka"
• tam, kde je třeba údaj Vytvořeno a Upraveno upřesnit. Např. při určení časového rozsahu pořádacích prací; při antidatování kvůli přepisu starších pomůcek apod.

Možnost zveřejnění

Určení formy přístupnosti badatelům, resp. možnosti zveřejnění informací v prezentačním systému archivu, tj. v Archivním portálu VadeMeCum (dále Vademecum). V určitých kombinacích ovlivňuje i export dat, tiskové výstupy apod.

Existuje víceúrovňový systém možností zveřejnění:

• Možnost zveřejnění aktuálního záznamu
• Zveřejnění jednotlivých příloh
• Možnosti zveřejnění v souvislosti se zákonem na ochranu osobních údajů - s touto nejpodrobnější úrovní nastavení zveřejnění přílohy ještě neumí Digitalní achiv pracovat!

Podrobněji viz Manuál - 6.4.3 Možnost zveřejnění

Možnosti zveřejnění v souvislosti se zákonem na ochranu osobních údajů

S ohledem na zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, je potřeba brát ohled na zápis informací o žijících osobách jak v obsahovém popisu archiválie, tak hlavně při zakládání přístupových bodů!

Srozumitelnou analýzu poskytuje Znalostní model INTERPI:

Citace zdroje

BALÍKOVÁ, Marie, Miroslav KUNT, Jana ŠUBOVÁ a Nadežda ANDREJČÍKOVÁ. Znalostní model INTERPI [online]. [cit. 2017-07-13]. Dostupné z: http://www.interpi.cz/metodika/

Citace vybraných pasáží:

Záznam o žijící fyzické osobě smí obsahovat pouze údaje, které byly oprávněně (v souladu s právním řádem) zveřejněny. Jedná se např. o informace z autorských biogramů v publikacích, z veřejných rejstříků (členství v orgánech obchodních společností, živnostenský rejstřík – adresy, datum narození, příjmení za svobodna atd.), z webových stránek, z periodického tisku. Zpracovávat lze také osobní údaje „o veřejně činné osobě, funkcionáři či zaměstnanci veřejné správy, které vypovídají o jeho veřejné anebo úřední činnosti, o jeho funkčním nebo pracovním zařazen퓹 získané např. na základě práva na informace.² Takovéto údaje požívají – s ohledem na postavení dané fyzické osoby – nižší míru ochrany. U těchto osob je možné např. zpracovávat údaj o členství v KSČ (nejedná se o citlivý údaj, citlivým údajem je politický postoj, nikoli členství ve straně)³ apod. Zpracovávat v žádném případě nelze:

• neoprávněně zveřejněné osobní údaje (např. prokazatelně odcizené osobní údaje zveřejněné na internetu nebo v tisku),
• rodné číslo, a to ani v případě, že je dosud dostupné v některém z veřejných rejstříků,⁴
• osobní údaje žijících osob získané z neveřejných informačních systémů archivy pro výkon své působnosti⁵ nebo z nezveřejněných dokumentů a archiválií; použití těchto údajů může zakládat trestněprávní odpovědnost zpracovatele záznamu.

Všechny ostatní osobní a všechny citlivé údaje lze zpracovávat pouze se souhlasem příslušné fyzické osoby – subjektu údajů.

Při zpracování záznamů musí být vždy respektováno právo na ochranu osobnosti⁶ - vážnost, čest, soukromí a projevy osobní povahy⁷. Toto právo není vázáno na život člověka⁸. Znamená to především, že i v případě, kdy již zákon o ochraně osobních údajů v zásadě nebrání zpracování osobních údajů (nežijící fyzická osoba⁹), nesmí být používány subjektivní hodnotící a dehonestující charakteristiky.

K doplnění záznamů nežijících fyzických osob lze využít i nepublikovaných zdrojů informací, zejména archiválií. Údaje o datu a místě narození nebo úmrtí nežijící osoby mohou archivy získat z neveřejných informačních systémů na základě ust. § 37 odst. 5 zákona č. 499/2004 Sb.; jiné údaje z těchto informačních systémů se nezpracovávají.¹⁰

Upozornění

U archivního popisu či přístupových bodů není poveleno zapisovat data obsahující nezveřejnitelné osobní údaje!

Možnosti zveřejnění v souvislosti s autorským zákonem

V souvislosti s autorským zákonem je potřeba vhodně upravit hodnoty pole Možnost zveřejnění u archiválií typu: fotografie, pohlednice, rukopis, grafický list a kresba, audio/video záznamy apod!

Zde je "autorství" určováno převážně formou rolí přístupových bodů. Je proto potřeba příslušné role vždy vyplnit. Pokud není autor uveden, použijí se tzv. "neuvedené" přístupové body.

Možnosti zveřejnění dané smluvním vztahem

Pokud je zveřejnění omezeno smluvním vztahem (např. na základě depozitní smlouvy) je taktéž potřeba vhodně upravit hodnoty pole Možnost zveřejnění.

Práva k jednotce popisu

K výše zmíněným či jiným omezením zveřejnění jednotky popisu (nebo jen digitalizátů) formou číselníkového pole "Možnost zveřejnění" je potřeba ještě vysvětlit tyto skutečnosti v poli "Práva k jednotce popisu" - viz Pravidla - 4.4 Univerzální prvky popisu – oblast podmínek přístupnosti a využití.

Ukládací jednotka

Podrobněji viz Manuál - 6.3.9 Ukládací jednotka.

V SOA bude pro každý typ ukládací jednotky v rámci jedné pomůcky uplatněna jedna souvislá řada čísel (případně v kombinaci se znaky) od 1 do x. Např. kniha 1-12, karton 1-5, mapovnice II-2-5.

Souvislou řadou se myslí to, že při číslování typu ukládací jednotky, která je umístěna v depozitáři pospolu, by nemělo být vynecháno číslo. Pozor! Požadavek souvislé řady je vztažen k pročíslování, nikoli k fyzickému uložení.

Vysvětleno na příkladu: Uspořádaný materiál je umístěn do 5 kartonů (kartony č. 1, 2, 3, 4, 5 = souvislá řada od 1 do 5). Nicméně je irelevantní pořadí očíslovaných kartonů v rámci hierarchického pořadí jednotek popisu (dále JP). JP s pořadovým číslem 3 může být umístěna v kartonu č. 4, přičemž následující JP s pořadovým číslem 4 je umístěna v kartonu č. 3, protože tam zbývalo ještě tolik místa, že se tam tato JP vešla, kdežto jí předcházející JP (poř. č. 3) ne. Proto si pořadí v kartonech prohodily. Zkrátka: umístění JP v ukládacích jednotkách nemusí na sebe nutně navazovat.

Proč tomu tak je? Aby se předešlo stávajícím nešvarům, kdy bývaly některé kartony poloprázdné a některé naopak přeplněné, jen proto, aby se neporušila návaznost inventárních záznamů na čísla kartonu. Oddělením ukládací jednotky od dříve kombinovaného typu evidenční jednoty a čísla evidenční jednotky se stala ukládací jednotka svébytným nositelem informace o uložení, de facto jedinečným identifikačním prvkem archiválie. Umožní to lepší využití prostoru v rámci "skladového hospodářství archivu".

Toto v praxi znamená, že například restaurované technické výkresy vyňaté ze spisového materiálu mohou být uloženy mimo karton. Postačí je popsat v samostatné JP (v tomto případě jako jednotlivost vnořená ve složce) se samostatným určením ukládací jednotky.

Manipulační číslo

Ukládací jednotky typu "karton" a "fascikl" zahrnují většinou více jednotek popisu. Jejich detailnější rozlišení by bylo možné jen na základě referenčního označení. Toto ale není pro běžnou praxi (objednávání archiválii a jejich přípravu, GI) příliš použitelné. Proto bude v rámci SOA interně používáno tzv. manipulační číslo.

Jde o pole pro zápis pouze číselné hodnoty. Metodicky bude vyžadováno jeho vyplňování v kombinaci s typem ukládací jednotky "karton" nebo "fascikl" následovně:

• Pokud daná ukládací jednotka bude obsahovat více než jednu jednotku popisu, zapíše se do pole "manipulační číslo" číselná hodnota od 1 do x. V rámci jedné ukládací jednotky bude uplatněna vždy samostatná číselná řada. Konkrétní číslo (pořadí) se odvíjí od postavení v hierarchické struktuře pomůcky.

Manipulační číslo bude ve výstupech z aplikace (tisky, exporty do Vademeca) prezentováno pospolu s ukládací jednotkou. Např. kar 4/1, kar 4/2...

Použití manipulačního čísla během pořádání fondu není povinné. Zpracovatel může výše popsaný postup aplikovat na celý fond, resp. na všechny typy kategorií anebo pouze na část fondu, resp. některé kategorie anebo vůbec, pokud to množství a typ materiálu dovolí.

Konkrétní manipulační číslo se uvádí pouze jednou. V případě, že je popis záznamu s uvedeným manipulačním číslem dále prohlubován, jeho hodnota se dědí.

Vizuálně je manipulační číslo spolu s ukládací jednotkou prezentováno společně v jedné komponentě. Čistě technicky je ale hodnota manipulačního čísla datově samostatná, není vázaná na číslo ukládací jednotky. To by mělo umožnit např. přečíslování čísel ukládacích jednotek beze změny manipulačního čísla.

Zápisy do polí časových údajů

V SOA je uplatňován výhradně strojově čitelný způsob zápisu časových údajů s přesně definovanou syntaxí. Podrobně viz Manuál - 6.1.4 Pole pro zápis časových rozsahů / Syntaxe zápisu časových údajů. Tato syntaxe zápisu je závazná a nahrazuje příklady zápisu z Pravidel!

Vyjma syntaxe zápisu jsou však pravidla pro správné určení datací v souladu s Pravidly - 4.2.5 Datace vzniku jednotky popisu a 5.2.1 Jiné datace jednotky popisu než datace vzniku jednotky popisu.

Do pole Datace vzniku je možno zapsat solitérní údaj nebo dataci s maximální možnou přesností. Není tedy třeba zapisovat pouze letopočty (jak tomu bylo zvykem v aplikaci Bach Inventáře), je vhodnější to vyjádřit podrobněji. Např. u podacích protokolů: místo "1908 - 1923" uvedeme rovnou "9.2.1908 - 14.11.1923".

Upozornění

U jednotek popisu není povoleno zapisovat do pole Datace vzniku otevřené časové rozsahy např. "-1900", nebo "1945-". Otevřené časové rozsahy je povoleno použít pouze na kartách přístupových bodů, a to výhradně u žijících osob anebo trvajících jevů!

Vyjádření prior a posterior

Vyjádření prior a posterior je povinné pouze na úrovni série typu pomůcka. Provádí se do pole Datace vzniku - slovní dle Pravidel - 4.2.6 Textový způsob zápisu datace. Na úrovni složka/jednotlivost se neuvádí.

Datace v jiném kalendáři než gregoriánském

Aplikace ProArchiv má napevno nastaveno používání gregoriánského kalendáře. Zapisovat strojově čitelné datační údaje v jiných kalendářích není možné. Takový údaj je možno zapsat pouze slovně do pole Datace vzniku - slovní.

Časové hiáty/průrvy

Časové hiáty (rozuměj průrvy) znamenají, že popisované dokumenty (jako jedna jednotka popisu) netvoří souvislou chronologickou řadu. Např. aktový materiál datovaný 1918-1939 je dochován v souvislých dílčích celcích 1918-1925, 1933, 1935-1939. Hiáty se vyjadřují v obsahu/regestu.

Technika záznamu / Nosič záznamu / Barevnost vs. Technická poznámka

Pole Technika záznamu / Nosič záznamu / Barevnost jsou číselníková pole, která umožňují výběr pouze z přednastavených hodnot. Hodnoty se mohou lišit dle kategorie záznamu. Jejich správu (opravu, doplnění) má na starosti příslušný garant tematické databáze. Umožňuje výběr více hodnot (např. v případě popis jednotné kolekce černobílých a barevných fotografií v rámci jedné složky).

Pole Technická poznámka slouží k doplnění informací formou textové informace. Jednotlivé kategorie záznamů nemusí nutně používat všechna tři číselníková pole, minimálně Technickou poznámku však obsahuji vždy. Do té se pak zapíše to, co se nedá vyjádřit pomocí číselníkových hodnot (číselníkové hodnoty potřebují dovysvětlit nebo nejsou v dané kategorii k dispozici vůbec).

Všechna zmíněná pole se vztahují k prvku popis Pravidel - 5.2.8 Technika, adjustace, nosič a látka záznamu. Speciální požadavky dle interních metodik SOA viz dále u jednotlivých tematických databází.

Dochování

Použití dle Pravidel - 5.2.3 Způsob a forma dochování

Rozměry, hmotnost, velikost / Množství

Použití dle Pravidel - 5.2.4 Rozměry, hmotnost, velikost, množství. Uvádí se vždy, o jaký rozměr se jedná, nejen hodnota a zkratka jednotky. Např. šířka 100 mm, výška 150 mm.

U pole Množství se obecně uplatňuje povinnost vyplnění na úrovních složka pro soubory jednotlivostí. U jednotlivostí není nutné toto pole vyplňovat (předpokládá se vždy 1ks).

Měřítko metrické vs. měřítko jiné

Obojí dle Pravidel - 5.2.5 Měřítko

Do pole Měřítko metrické se zapisuje měřítko vždy ve tvaru 1:M. Např. 1:50000.

Do pole Meřítko jiné se uvádí přepis grafického měřítka dle pravidla č. 5 pro Pravidla - 5.2.5 Měřítko. Např.: grafické měřítko 20 Öst. Meilen = 20 mm [1:380 000].

Souřadnice

Použití dle Pravidel - 5.2.6 Souřadnice + Pravidla - 6.3.11 Souřadnice

Způsob zadávání - viz Manuál - 6.4.2 Souřadnice.

Orientace

Použití dle Pravidel - 5.2.7 Orientace z hlediska světových stran

Díl, část, pořadí, vydání

Použití dle Pravidel - 5.2.9. Díl, část, pořadí vydání jednotky popisu

Jazyk / Písmo

Viz Pravidla - 5.2.10 Jazyk, písmo

Jazyk - výběr z číselníkových hodnot dle Pravidel - Příloha 2 – Jazyky jednotky popisu. Umožňuje výběr více hodnot v případě, že popisovaný materiál je vícejazyčný.

Fyzický stav vs. Fyzický stav - popis

Vychází z Pravidel - 4.4.4 Fyzický stav jednotky popisu a technické požadavky

Fyzický stav - pole napojené na číselník. Slouží k základní rychlé kategorizaci fyzického stavu archiválie:

Hodnota	Vysvětlení
dobrý	Archiválie je v dobrém stavu (dle zažitých archivních měřítek).
poškozený	Archiválie je poškozená. Poškození není vážné, nemá progresi a nevyžaduje akutní konzervaci.
poškozený - konzervace nutná	Archiválie je poškozená natolik, že vyžaduje akutní konzervační zásah. Povinná položka.
restaurováno	Archiválie již byla konzervována. Povinná položka.

U záznamů je vždy povinné uvádět stavy "poškozený - konzervace nutná" a "restaurováno".

Povinná zpětná vazba - oprava hodnoty fyzického stavu po konzervaci! Zodpovědnost má příjemce konzervované archiválie.

Fyzický stav - popis - pole pro detailnější popis fyzického stavu volnou textovou formou. U poškozené archiválie je vhodné blíže specifikovat charakter poškození (např. degradace (sprašování) písma, uvolněná vazba, plíseň, kus mapy utržen a chybí apod.), u zrestaurované archiválie kdo a kdy restaurování provedl. Zde se uvádějí i technické požadavky: např. pokyny k nakládání s materiálem, záznam o vystavování archiválie apod.

Edice a literatura

Použití dle Pravidel - 5.2.11 Edice a literatura

Nezpracovaná data

Speciální dočasné pole - zobrazuje data, která se nepodařilo napojit do jednotlivých polí po prvotním importu (únor 2019). Zobrazuje se v záložce Ostatní pole. Je účelné tato data přepsat do patřičných prvků popisu v záložce Detailní popis. Poté je potřeba provést vymazání obsahu tohoto pole (u číselníkových polí zvolit ), načež po přeuložení záznamu toto pole zmizí.

5 Metodika pro kategorie záznamů rovnající se tematickým databázím

Dokud nebude vydána nová oficiální metodika SOA, budou primárně uplatňována Pravidla a celostátní metodiky dle Pravidel. Pouze v případech, které Pravidla nepopisují, mohou být uplatněny stávající části interních metodik. Např. u polí nad rámec Pravidel.

Garanti tematických databází

U každé tematické databáze je uveden její garant, který má na starosti:

1. interní metodické pokyny nad rámec Pravidel - poskytuje případnou metodickou pomoc při zpracování daného typu archiválií v SOA
2. shromažďuje a vyhodnocuje požadavky na úpravu nebo rozšíření číselníkových hodnot speciálních polí a předává je administrátorovi aplikace k zapracování

Evidence

---

Garant tematické databáze: Kosmálová Lada, Mgr., vedoucí SOkA Teplice, tel.: +420 775 191 356, kosmalova@soalitomerice.cz

Ke stažení ve formátu PDF

Vazba na Pravidla

Tématická databáze (TD) Evidence spadá v rámci požadavků na rozšířený popis do Pravidel - 5.4 Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky a zároveň do 5.8 Archiválie evidované výhradně prostřednictvím množstevních evidenčních jednotek.

Co zapisovat?

Databáze byla vytvořena čistě pro účely digitalizace a zpřístupňování materiálu získaných ve spolupráci s The Genealogical Society of Utah. Zahrnuje rovněž materiál, který byl původně do tohoto projektu podle níže uvedených kritérií vybrán, ale s ohledem na obecné nařízení GDPR nebyl v konečné fázi zdigitalizován. Slouží k popisu archiválií, které vznikly do roku 1945, s drobnými přesahy do roku 1948 (v souvislosti se zánikem institutu domovského práva), a byly od počátku svého vzniku jednoznačně vedeny jako evidence úředního charakteru. Pokud popisovaná archiválie obsahově náleží do této kategorie, je do ní vždy zařazena přednostně.

Databáze nezahrnuje:

• Evidence vzniklé z činnosti místních správních komisí, národních výborů a příbuzných orgánů po roce 1945 (odsunové kartotéky, bytové listy, agenda státního občanství aj.).

• Rozmanité evidence jiného charakteru, a to ani v případě, že v archivním souboru žádná z níže uvedených podkategorií „klasických“ evidencí obyvatel není dochována. Jedná se nejčastěji o evidence armádních složek (knihy odvedenců, domobrany, aktivního mužstva aj.), evidence lázeňských hostů, volební seznamy, evidence držitelů půdy, plátce různých druhů daní (např. domovní daň), příjemce různých hmotných dávek (např. příděly petroleje), evidence různých typů vydaných dokladů (pracovních, vandrovních a čeledních knížek, cestovních pasů) atd.

Pokud popisovaná archiválie nenáleží do okruhu stávající TD Evidence a jejích podkategorií, je nutné zapsat ji do příslušných kategorií jiných a zde se řídit dle pravidel na rozšířený popis dané kategorie (např. kniha aktivního mužstva v obci XY=kategorie Úřední knihy; volební seznamy v obci XY= kategorie Aktový materiál).

Stanovení evidenční jednotky

Správné vymezení evidencí viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek:

3.1 úřední knihy pro účely této databáze se jedná většinově o knihy určené k vedení evidencí veřejného charakteru. Bližší charakteristika evidenční jednotky úřední knihy viz NZP, s. 26-27. Rejstříky k úředním knihám (nikoliv ke spisům) se uvádějí jako úřední knihy. Připojený aktový materiál se eviduje jako množstevní evidenční jednotky.

5. Kartotéky - jedná se o soubor systematicky seřazených samostaných listů s informacemi k určité agendě vedených obvykle v předepsané formě. Slouží-li jako původní evidenční pomůcka, vykazuje se jako příslušná jednotlivina (index, podací protokol). V evidenci NAD se vykazuje počet kartotéčních zásuvek či krabic.

7. Kartony - evidenční jednotka archiválií uložených ve speciální archivní krabici.

8. Fascikly - evidenční jednotka pro zpracované archiválie, jejichž uložení v kartonech by bylo neúčelné nebo neproveditelné.

Úroveň popisu

Lze uplatnit jako:

• složku v případě archiválií evidovaných prostřednictvím množstevních evidenčních jednotek (nelze uplatnit pouze u podkategorie kremační kniha, která má vždy formu úřední knihy),

• jednotlivost v případě úředních knih a kartoték, neboť je nelze sloučit do složek; v některých případech též jako

• část jednotlivosti.

Příklady pro užití části jednotlivosti:

• Lze použít zejména v případě, že fyzický rozsah kartotéky je větší než jedna archivní krabice či kartotéční zásuvka. Část jednotlivosti tak poslouží k rozepsání jednotlivých celků kartotéky. Na úrovni jednotlivost pak dojde k výjimce, kdy u pole evidenční jednotka-počet bude možné změnit přednastavenou hodnotu 1 na požadovaný počet jednotek.

Dále viz Pravidla - Příloha 1 – Příklady jednotek popisu a úrovní popisu - příklady 2.7 a 2.8

• „Evidence v evidenci“. Součástí jednoho druhu evidence je jiná evidence a uživatel vyhodnotí, že je nutné toto v popisu vyzdvihnout. Např. na konci knihy domovského práva bude na několika foliích soupis obyvatel podle čísel popisných. Jednotlivost tedy bude v kategorii Evidence, podkategorii Evidence domovského práva, a část jednotlivosti bude v kategorii Evidence, podkategorii Soupis obyvatel. Evidenční i ukládací jednotkou je stále táž úřední kniha.

• Evidence je součástí archiválie, která je zařazená v úplně jiné kategorii. Např. v knize zasedání městské rady z roku 1910 bude na konci knihy dochován seznam obyvatel, jimž bylo uděleno domovské právo. Jednotlivost bude v kategorii Úřední knihy, část jednotlivosti bude v kategorii Evidence, podkategorie Evidence domovského práva. Evidenční i ukládací jednotkou je stále táž úřední kniha.

Pomocí množstevních jednotek mohou být evidovány také nezpracované jednotliviny, NZP s. 24.

Podkategorie záznamu

Podkategorie TD byly pro potřeby digitalizace vymezeny na základě konsensu jednotlivých pracovišť a jsou pevně dány, jejich okruh se nebude dále rozšiřovat. U TD Evidence rozlišujeme sedm podkategorií:

• Evidence domovského práva – nejčastěji zastoupeno knihami domovských příslušníků, dále knihami domovských příslušníků žijících mimo obec, knihami vydaných domovských listů aj. Nezahrnuje žádosti o udělení domovského práva včetně celého procesu schvalování či domovské listy konkrétních osob.

• Přihlášky a odhlášky policejní - přihlášky a odhlášky, příp. přihlašovací a odhlašovací knihy, vedené policejními orgány.

• Přihlášky a odhlášky jiné (evidence obyvatel s trvalým a přechodným bydlištěm včetně cizinců) - většinou dochováno jako přihlášky a odhlášky, příp. přihlašovací a odhlašovací knihy, vedené obecním či městským úřadem, a knihy cizinců.

• Optování – evidence dle smlouvy o otázkách státního občanství a opce č. 300/1938 mezi ČSR a Německou říší.

• Soupis obyvatel – nejčastěji evidence obyvatel podle čísel popisných, seznamy domů a jejich majitelů, jmenné seznamy obyvatel, konskripční seznamy, tzv. Mannschaftsbuchy, Familienbuchy, obecní matriky (nejedná se o matriky narozených, oddaných a zemřelých) aj.

• Hřbitovní evidence – většinou se jedná o evidenci pohřebních míst a hrobek v dané lokalitě ve formě úředních knih a kartoték, někdy vedeno jako seznamy zemřelých včetně místa pohřbení. Nejedná se o úmrtní matriky.

• Kremační kniha – evidence osob zpopelněných v krematoriu.

Obsah

Obsahuje český název/charakteristiku popisované jednotky.

Lokality

Povinné pole; napojené na přístupové body třídy "geografický objekt" - slouží k výběru lokalit (město/obec), které popisovaná evidence teritoriálně zahrnuje.

Formální název

Nepovinné pole. Jde o původní název úřední knihy či kartotéky, může být i cizojazyčný. U knih většinou z titulního listu, pokud není, pak z vazby knihy. Pokud není znám, uměle se nevytváří.

Abecední a číselní rozsah

Nepovinné pole vzniklé pro potřeby SOA. Slouží ke stručnému rozlišení dílčích celků kartotéky. Uvádí se v abecední či číselné podobě, např. A - Bu, č. 1-123. Lze použít i u knih, kde jsou zápisy řazeny abecedně nebo číselně. Pokud je hodnota známa, vyplnění je vyžadováno u typu pomůcky I a K.

Přístupové body - povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měly být napojen přístupový bod, pokud je znám.

A. Popisované role entit ve vztahu k archiváliím evidovaným prostřednictvím množstevních evidenčních jednotek

Role	Třída	Povinnost	Vysvětlení
Související entita	Vše	-	Pod touto rolí je možno přiměřeně významu informace napojit přístupové body, jimiž charakterizujeme podstatu popisované jednotky (korporace/fyzické osoby/geografické objekty/události/díla)

B. Popisované role entit ve vztahu k úředním knihám, registraturním pomůckám, kartotékám

Role	Třída	Povinnost	Vysvětlení
Autor textu	Korporace / Osoba/bytost	-	Použije se přiměřeně významu informace
Tvůrce výtvarné stránky	Korporace / Osoba/bytost	-	Tvůrci ozdobných prvků, kaligrafie, kreseb (s výjimkou výrobců knižní vazby).
Písař	Osoba/bytost	-	Použije se přiměřeně významu informace.
Výrobce	Korporace / Osoba/bytost	-	Výrobci nosiče záznamu (výrobce vazby, ručního papíru aj.)
Místo vzniku jednotky popisu	Geografický objekt	-	Jde o místo vzniku archiválie. Nezaměňovat s polem Lokalita, ve kterém je zachycen územní rozsah.

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Fotografie, pohlednice, tisková vyobrazení

---

Garant tematické databáze: Pažoutová Jana, Mgr., archivářka SOkA Liberec, tel.: +420 605 244 872, pazoutova@soalitomerice.cz; Jakubec Pavel, Mgr., vedoucí SOkA Semily, tel.: +420 775 191 364, jakubec@soalitomerice.cz

Ke stažení ve formátu PDF

Vazba na Pravidla

Tematická databáze (TD) Fotografie, pohlednice, tisková vyobrazení spadá v rámci požadavků na rozšířený popis do Pravidel - 5.12 Fotografické archiválie a 5.16 Pohlednice. Pro potřeby SOA je uplatňován podrobnější zápis.

Další použité zdroje:

Výzkumná zpráva projektu „Zpracování postupu na záchranu světlocitlivých archivních dokumentů na skleněné podložce (deskové negativy), jejich ošetření, archivaci (dlouhodobé uložení), zabezpečení a zpřístupnění“. Projekt výzkumu a vývoje č. NA 3671/2007-12. Dostupné [on-line] z WWW < https://www.nacr.cz/wp-content/uploads/2019/06/negativy_01.pdf > a <https://www.nacr.cz/wp-content/uploads/2019/06/negativy_02.pdf >.

Co zapisovat?

Databáze slouží primárně ke katalogizaci fotografických dokumentů a pohlednic. Fotografický dokument je jedna z variant obrazového dokumentu, vzniklý postupem statického fotografického zobrazení – negativy, pozitivy, klasické papírové fotografie. Z hlediska vhodnosti popisných polí se zde evidují i pohlednice, ač se technicky vzato nejedná o fotografický dokument, neboť do roku 1960 byly zhotovovány technikou ušlechtilých fotografických tisků, po roce 1960 pak ofsetovým tiskem.

V opodstatněných případech lze do databáze evidovat i jiný obrazový materiál – tisková vyobrazení, a to ve smyslu fotografií (vyobrazení) vytištěných na papíře, pocházejících z dobových publikací, periodik, pamětních listů, pozvánek apod.

V databázi by měly být evidovány pouze výše zmíněné dokumenty, které jsou archiváliemi (v evidenci NAD). Fotografické reprodukce archiválií (reprodukce archiválií k uživatelským účelům a bezpečnostní kopie (POCO)) by zde neměly být evidovány. Jde vlastně analogicky o stejný princip jako u digitálních reprodukcí. Např. pokud k listině nemáme digitální reprodukci, ale máme kvalitní fotografickou reprodukci, můžeme ji po naskenování připojit k příslušnému záznamu v databázi Listiny. Stejný sken však již neevidujeme v této TD.

Dalším příkladem „nearchiválií“ jsou fotografické dokumenty, které se v archivu nasbírají jakožto skeny originálů z jiných archivních a kulturních institucí nebo od soukromých osob. Zde je sice vhodné k jejich evidenci použít tuto TD. V tomto případně je však nutno přikročit k přísnému oddělení, tzn. vytvořit pro tyto záznamy samostatnou kapitolu, evidovat v rámci "pseudo" NAD a v poli Možnost zveřejnění musí být zvolena hodnota „Nepublikovat“!!!

U fotografických dokumentů by měl být vždy uplatňován provenienční princip. Fotografie by neměly být přesouvány z fondů původce do uměle vytvořených sbírek.

Stanovení evidenční jednotky

Správné vymezení fotografických archiválií viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 10. Fotografické archiválie.

Pozor! Mnoho fotografických archiválií je však součástí množstevních evidenčních jednotek (karton, fascikl, balík) a takto se i evidují!

Na co si dát pozor?

• V případě, že fotografická archiválie je na nestabilním materiálu a došlo k jejímu zničení, uchovaná kopie je vykazována jako originál.
• S pohlednicí nelze zaměňovat fotografii, která na první pohled nese znaky poštovní korespondence (tj. z jedné strany obraz a z druhé strany místo pro psaný vzkaz). Rozhodující pro určení ev. j. je způsob zhotovení: fotografickou cestou (fotografie), tiskovou technikou (pohlednice).

U souboru fotografií viz Soubor jednotlivostí vs. jednotlivost.

Úroveň popisu

Lze uplatnit jako složku (např. soubor fotografií), jednotlivost nebo i jako část jednotlivosti (např. fotografie nalepená v kronice).

Podkategorie záznamu

U této TD se rozlišují tři podkategorie:

• fotografie - vymezení v souladu s evidenční jednotkou "fotografické archiválie" - viz Pravidla - 5.12 Fotografické archiválie.
• pohlednice - vymezení v souladu s evidenční jednotkou "pohlednice" - viz Pravidla - 5.16 Pohlednice.
• tisk - fotografie (vyobrazení) vytištěné na papíře, pocházející z dobových publikací, periodik, pamětních listů, pozvánek apod. Jako evidenční jednotka je vymezen různě.

Evidenční jednotka není pro zařazení do podkategorie rozhodující! Pokud je např. fotografie součástí aktového materiálu (EJ = karton), popíše se jako jednotlivost vnořená ve složce (kategorie/podkategorie záznamu = Fotografie, pohlednice, tisková vyobrazení/fotografie).

Datum vzniku

U analogového nosiče záznamu, který byl použit v okamžiku pořízení fotografického záznamu (například negativ) a u digitální fotografie (z digitálního snímače) se zde zapisuje čas, kdy došlo k zachycení statického fotografického zobrazení – expozice. Nikoli datum vyvolání snímku.

Obsah

Pro popis obsahu obecně platí, že se popisuje, co je vidět na jednotlivých fotografiích, pohlednicích – žádné domněnky, předpoklady, dedukce. Při popisu postupujeme obvykle od levé dolní části do pravého horního rohu. Popis může být narativní (ve větách) nebo formou klíčových slov.

Místo fotografování

Pole napojené na přístupové body třídy "geografický objekt" povinné vždy při popisu jednotlivosti anebo části jednotlivosti.

U všech fotografických archiválií se zde uvádí místo vzniku fotografického záznamu ve smyslu zachycení obrazu prostřednictvím optické soustavy = jde o místo, kde stál při fotografování fotografický přístroj. V případě pořízení více záznamů na jeden nosič na více místech se uvedou všechna místa. To platí i pro případnou dvojexpozici na jedno políčko. Jde o speciální roli uplatněnou v SOA, neboť uplatnění standardní role "Místo vzniku jednotky popisu" neodpovídá vžité praxi v SOA a badatelskému pohledu. Pokud není místo fotografování uvedeno, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem"

Orientace

Viz Pravidla - 5.2.7 Orientace z hlediska světových stran.

Pokud je možné, zachytit pozici objektů na snímku vůči fotografovi. Např. pomocí světových stran, vztažením k poloze jiného objektu.

Rozměry

Rozměry fotografií se uváději v pořáadí šířka x výška, závaznou jednotkou je milimetr.

U fotografií neadjustovaných a nerámovaných lze uvádět přímo rozměr papírové podložky Taktéž u fotografií s úzkým „bílým rámečkem“ kolem samotného zobrazení. V případě, že se výrazně liší rozměr podložky a obrazového pole, je možno to uvést (např. fotografie šířka 90 mm, výška 130 mm, obrazové pole čtvercové 120 x 120 mm). Pokud je fotografie zarámovaná nebo adjustována třeba na kartonu (pasparta), je potřeba popsat zvlášť rozměr fotografie a zvlášť podkladu - pasparty, rámu (např. … fotografie šířka 130 mm, výška 180 mm; pasparta šířka 200 mm, výška 280). V případě kulatých obrazů se uvádí průměr v cm (např. … průměr 100 mm); v případě oválu se uvádí délka obou os - vertikální i horizontální (např. ovál (šířka x výška) 100 mm x 150 mm).

Technika záznamu

Pole napojené na číselník. Výběr z následujících hodnot:

Hodnota	Vysvětlení
klasická fotografie	Klasická fotografie na papírové podložce, negativ, diapozitiv, pohlednice (poštovní korespondence) zhotovené metodou "pravé fotografie".
tisk	Tisková technika: např. pohlednice (ofset); fotografie otištěná v publikaci, periodiku.
digitální fotografie	Digitální fotografie pořízená digitálním fotoaparátem uložená ve standardním obrazovém formátu (většinou JPG, TIF apod.)
historická fotografická technika nebo ušlechtilý tisk	Konkrétní vyjádření techniky se uvede do pole Technická poznámka.
jiné	Zejména instantní metody zhotovení fotografického pozitivu 2. poloviny 20. století (např. POLAROID). Typ instantní metody pomůže určit garant tematické databáze.

V případě pochybností o technice záznamu (zda je fotografická nebo tisková), je možno kontaktovat BcA. Barboru Martínkovou (restaurátorská dílna SOA v Litoměřicích) nebo Mgr. Pavla Jakubce (SOkA Semily). Obdobně při určení historických fotografických technik nebo ušlechtilých tisků (1839 - cca 1960).

Technická poznámka

Mimo jiné je zde možno okomentovat i obrazovou kvalitu (např. přeexponováno, podexponováno).

Možnost zveřejnění / Práva k jednotce

U fotografického materiálu je zvláště důležité dbát na případné autorské právo autora snímku nebo jeho dědiců. Zpravidla se pak volí hodnota "Popisná data + přílohy bez možnosti stažení" a do pole Práva k jednotce se poté zapisuje formulace "Stažení reprodukce neumožňují licenční podmínky."

Přístupové body - povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měl být napojen přístupový bod, pokud je znám.

A) Podkategorie Fotografie

Role	Třída	Povinnost	Vysvětlení
Fotograf	Korporace / Osoba/bytost	vždy u jednotlivost (validace na upozornění)	Subjekty, které pořídily fotografický záznam ve smyslu prvotního zachycení obrazu na citlivý povrch. Pokud je v případě fotografických živností známa pouze korporace a nikoli konkrétní fotograf, který pořídil fotografický záznam, uvede se název korporace, pokud jsou známy oba subjekty, uvedou se oba, a to i tehdy, když se jedná o podnikající fyzickou osobu. Pokud není autor uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Příjemce	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-	Zde subjekty: - které si vytvoření fotografických záznamů objednaly ve vztahu zákazník – dodavatel pro svou úřední nebo soukromou potřebu (například zákazníci fotografických živností). / - jimž byly fotografické záznamy dedikovány. / - jimž byly určeny fotografie nesoucí znaky poštovní korespondence.
Odesilatel	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-	Subjekty, které zaslaly fotografie nesoucí znaky poštovní korespondence.
Výrobce nosiče záznamu	Korporace / Osoba/bytost	-	Výrobci kinofilmů, fotografických papírů, papírových podložek, dále pak subjekty, které vyvolaly fotografie atp. Pokud bylo vyvolání provedeno v zaměstnaneckém poměru, uvádí se pouze korporace.
Místo vzniku jednotky popisu	geografický objekt	-	Dle NZP: U analogového nosiče záznamu, který byl použit v okamžiku pořízení fotografického záznamu (například negativ) a u digitální fotografie (z digitálního snímače) se místo vzniku shoduje s místem vzniku fotografického záznamu ve smyslu zachycení obrazu prostřednictvím optické soustavy = jde o místo expozice. V případě pořízení více záznamů na jeden nosič na více místech se uvedou všechna místa. To platí i pro případnou dvojexpozici na jedno políčko. Místo výroby nosiče záznamu se zde neuvádí, lze jej případně dohledat přes výrobce nosiče záznamu. Taktéž místa, jež byla při pořízení záznamu zachycena, jsou evidována jako entity zachycené jednotkami popisu. Stanovisko SOA: U negativu, pozitivů a digitálních fotografií se zde očekává zápis místa expozice (pro toto je primárně určena role "místo expozice"); u fotografií na papírové podložce pak místo, kde byla fotografie vyvolána na papír (fotoateliér, domácí temná komora atd.) - toto je poměrně irelevantní informace, u amatérských fotografií navíc těžko zjistitelná! Vyplnění této role proto nebude vyžadováno!
Související entita	vše	-	Viz výše - evidují se zde místa, události, osoby, objekty apod., jež byly při pořízení záznamu zachyceny. Např. fotografie zachycující masív Lysé hory, focená z protějšího kopce Ondřejník. Jako "místo expozice" uvedeme Ondřejník, jako "ostatní entity zachycené jednotkami popisu" pak Lysou horu.

B) Podkategorie Pohlednice a Tisky

Role	Třída	Povinnost	Vysvětlení
Vydavatel/nakladatel	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-
Odesilatel	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-	Jako nepovinný údaj např. u pohlednic prošlých poštou.
Příjemce	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-
Fotograf	Korporace / Osoba/bytost	-
Tvůrce výtvarné stránky	Korporace / Osoba/bytost	-	Včetně tvůrců štočků.
Tiskárna/tiskař	Korporace / Osoba/bytost	-
Místo vydání	geografický objekt	-
Místo vzniku předlohy popisované kopie	geografický objekt	-	Používá se pro místo vzniku zničené archiválie, která byla předlohou pro popisovanou kopii, jež ji nahrazuje.
Související entita	vše	vždy u jednotlivostí pro třídu "geografický objekt"	Evidují se zde místa, události, osoby, objekty apod., jež byly při pořízení záznamu zachyceny.

Ostatní role jsou dobrovolné.

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Grafické listy a kresby

---

Garant tematické databáze: Zeman Václav, PhDr., archivář SOkA Děčín, tel.: +420 737 795 823, zeman@soalitomerice.cz

Ke stažení ve formátu PDF

Vazba na Pravidla

Tematická databáze (TD) Grafické listy a kresby spadá v rámci požadavků na rozšířený popis do Pravidel - 5.11 Grafické listy, kresby.

Pro popis vedut platí pravidla celostátního Soupisu vedut vzniklých do roku 1850 (Metodika odboru archivní správy a spisové služby MV ČR k soupisu vedut. Popis online prezentační aplikace Veduty v českých archivech. Dostupné [on-line] z WWW http://veduty.bach.cz. Dále jako Metodika "Veduty"). Převodník prvků je uveden v Příloze 5 – Převodník prvků celostátního soupisu vedut. Následující metodika kombinuje metodiku upravenou dle Základních pravidel a metodiku pro soupis vedut.

Co zapisovat?

Databáze slouží ke katalogizaci grafik a kreseb včetně vedut.

Stanovení evidenční jednotky

Správné vymezení grafických listů a kreseb z hlediska evidenčních jednotek viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 9. Mapy, plány, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby.

Pozor! Mnoho grafických listů a kreseb je však součástí množstevních evidenčních jednotek (karton, fascikl, balík) a takto se i evidují! Avšak i na ně lze aplikovat následující pravidla podrobného popisu.

Na co si dát pozor?

• Jako dílčí EJ "grafický list" se neevidují plakáty!
• Dílčí EJ "kresba": Uvádí se počet jednotlivých kreseb a jejich svázaných souborů.

Úroveň popisu

Lze uplatnit jako složku, jednotlivost nebo teoreticky i jako část jednotlivosti.

Dále viz Pravidla - Příloha 1 – Příklady jednotek popisu a úrovní popisu - příklady 9.

Podkategorie záznamu

U této TD se rozlišují dvě podkategorie:

• grafický list - vymezení v souladu s dílčí evidenční jednotkou "grafický list" - viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 9.4 Grafický list.
• kresba - vymezení v souladu s dílčí evidenční jednotkou "kresby" - viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek- 9.5 Kresba. Do kreseb se zařazují i výjimečně uchované malby.

Evidenční jednotka není pro zařazení do podkategorie rozhodující! Pokud je např. grafický list součástí aktového materiálu (EJ = karton), popíše se jako jednotlivost vnořená ve složce (kategorie/podkategorie záznamu = Grafické listy a kresby/grafický list).

Původní/jiné označení

V číselníku, který je napojen na toto pole, se nachází také hodnota sign. soupisu vedut. Tu zpracovatel použije pro zapsání průběžného čísla záznamu v rámci jednotlivého archivu, vyplněné v rámci celostátního soupisu vedut u nově zapsaných vedut do roku 1850 (pro potřebu celorepublikového soupisu vedut; např. II/1-5, kdy se jedná o pořadové číslo 5 v rámci svazku II/1), u vedut po roce 1850 se nevyplňuje.

Obsah

Na prvním místě je uveden název lokality v češtině nebo českém přepisu. U vedut měst může za názvem lokality následovat čárka a název čtvrti nebo městské části (např. Kutná Hora, Sedlec). Po pomlčce následuje popis zobrazené lokality.

Při popisu veduty se do obsahu dále může uvést:

• Druh dokumentu (umístění)

Údaj nejlépe vystihující druh dokumentu, na kterém je veduta zobrazena: volný list / list v publikaci / dopisní papír / výuční list / tovaryšský list / mapa / technický výkres / frontispis / účetní doklad / cenný papír / diplom / jiný

• Umístění – popis

Detailnější určení části dokumentu, kde se veduta nalézá (např. levý horní roh, záhlaví, parerga aj.).

• Doplňující popis

Případné další popisné údaje - popis objektů na vedutě s vysvětlujícími poznámkami (Např. plán Studénky a okolí s vyznačením samostatně stojících budov, mostů apod., včetně vodních toků a zemské hranice (označeno písmeny); ve spodní části připojena vysvětlující legenda – příloha ke spisům týkajícím se soukromého mýta na statku Studénka).

Pokud se podařilo identifikovat dílo, ze kterého byl grafický list extrahován, je uvedena plná citace tohoto díla včetně strany, resp. fólia, případně další údaje spojené s identifikací původu veduty (např. původně z díla Martina Zeilera, Topographia Hassiae et Regionum Vicinarum. Das ist beschreibung und eygentliche Abbildung der vornehmsten Stätte und Plätze in Hessen unnd denen benachbarten Landschaften als Buchen /Wetterau /Westerwaldt /Löhngaw /Nassaw /Solms /Henaw /Witgenstein und andern. Franckfurt a. M., Merianische Erben 1655, Sectio 1, fol. 12 – určeno podle hlavního rejstříku - Haupt=Register Uber weiland Martini Zeileri Samptliche so wohl Hoch- und Nieder-Teutsche als auch Franzosische Topographias. Franckfurt am Mayn, in Verlegung Matthaei Merians Seel. Erben 1672). U děl, u kterých editor nemohl ověřit plnou citaci, buď proto, že dílo není v České republice dostupné, nebo se v knihovnách zachovalo v natolik zdevastovaném stavu, že obsahovalo pouze zlomek vyobrazení, je uvedeno pravděpodobné určení díla.

Legenda

Uveden je nápis na vyobrazení v původním jazyce a znění (Viz Pravidla - 5.11.1 Legenda).

Rozměry

Při popisu vedut se do pole rozměry uvádí všechny typy rozměrů:

• Rozměry – dokument

Uvedeny jsou maximální rozměry (šířka x výška) celého dokumentu v milimetrech. V případě, že jsou uvedeny pouze rozměry celého dokumentu, odpovídá rozměr veduty, resp. rámečku rozměru celého dokumentu.

• Rozměry - obr. pole

Uvedena je maximální šířka a maximální výška neohraničeného obrazového pole veduty, resp. velikost rámečku. Uvádí se v milimetrech.

• Rozměry – rámeček

Uveden je rozměr rámečku ohraničujícího vedutu. Uvádí se v milimetrech. V závorce za tímto údajem může být uvedeno další číslo, které označuje šířku tohoto rámečku.

Množství

Zde je uváděn počet listů, které tvoří zmíněnou vedutu. Při vytváření soupisu není brán ohled na počet exemplářů dané veduty v jednotlivém archivu. Tento údaj je vhodné uvádět v poli Poznámka.

Odkazy na příbuzné dokumenty

Dle NZP se do tohoto pole uvádí označení přidělené vedutě v rámci celostátního soupisu vedut, např. III4/14 (dle Metodiky "Veduty" se jedná o údaje z polí Svazek listinného soupisu a Číslo ve svazku).

Veřejná poznámka

Obsahuje specifické údaje, neobsažené v ostatních rubrikách. Zde se například zapisují údaje o multiplicitním výskytu uvedeného vyobrazení. V tomto případě se uvádějí všechny dostupné informace o výskytu téhož typu veduty v tomtéž nebo jiném archivním fondu (sbírce) v archivu a také údaje ukazující, čím se příslušný exemplář liší od příslušného záznamu. Většinou jde o citaci jiného dokumentu, záznamy o jeho velikosti, fyzickém stavu, archivním souboru a dalším určení. U vedut na tovaryšských listech mohly archivy, které měly k dispozici dílo Klause Stoppa o vedutách (Klaus Stopp, Die Handwerkskundschaften mit Ortsansichten. Beschreibender Katalog der Arbeitsattestate wandernder Handwerksgesellen (1731-1830). Sv. 1-15, Stuttgart 1982-1985), na tomto typu archiválií určit typ veduty alespoň podle základního čísla.

Přístupové body - povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měl být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Role	Třída	Povinnost	Vysvětlení
Vydavatel / nakladatel	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-
Příjemce	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-
Tvůrce výtvarné stránky	Korporace / Osoba/bytost	vždy u jednotlivostí / částí jednotlivostí (validace na upozornění)	Tvůrci včetně autorů předloh (malíři, grafici apod.). Dle metodiky "Veduty" jde o autory předlohy. Pokud není autor uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Tvůrce technického zpracování	Korporace / Osoba/bytost	vždy u jednotlivostí / částí jednotlivostí (validace na upozornění)	Tvůrci technického zpracování (například rytci). Pokud není autor uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Tiskárna / tiskař	Korporace / Osoba/bytost	-
Místo vzniku jednotky popisu	geografický objekt	-
Související entita	geografický objekt	Při popisu vedut povinný vždy u jednotlivostí a částí jednotlivostí. V ostatních případech nepovinný.	Dle Metodiky "Veduty" se zde napojují: "Lokality" – uvedeny jsou všechny další (vyjma místa vzniku) geografické objekty přiřazené k záznamu. Slouží k specifikaci místa – od konkrétního místa, které veduta znázorňuje (+ případné jazykové mutace) až po vyšší územní celky, zároveň pro evidenci ostatních geografických objektů na vyobrazení (řeky, pohoří apod.). Pokud není možné podrobněji specifikovat místo (město, obec apod.), které veduta znázorňuje, uvede se alespoň dle Metodiky "Veduty" "země" - uváděn geografický objekt z Území a lidská sídla na úrovní = stát. U českých, moravských a slezských lokalit se uvádí Česko. Pokud není místo uvedeno, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem!
Související entita	Korporace / Osoba/bytost	-	Dle Metodiky "Veduty" jde o neurčené osoby - tato rubrika byla zavedena na základě zkušeností, které byly získány v průběhu tvorby soupisu. Většinou se zde uvádějí jména tiskařů, majitelů nebo knihkupců, může však jít o jakákoli jiná jména, vztahující se k předchozím rubrikám, která však nebylo možno blíže identifikovat.
Související entita	zbylé	-

Pokud je potřeba k určité roli zapsat více přístupových bodů, je potřeba uživatelsky přidat další řádek s totožnou rolí.

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Kroniky

---

Garant tematické databáze: Feige Jakub, Mgr., archivář SOkA Jablonec nad Nisou, tel.: +420 737 660 160, feige@soalitomerice.cz; Pilná Aneta, Mgr., archivářka SOkA Teplice, tel.: +420 737 795 978, pilna@soalitomerice.cz

Ke stažení ve formátu PDF

Vazba na Pravidla

Tematická databáze (TD) Kroniky vznikla z potřeby tematické prezentace kronik a pamětních knih, kde vedle inventarizovaných kronik šlo hlavně o to, podchytit i kroniky neinventarizované, u kterých nebyla možnost zveřejnění přes pomůcku. Dle Pravidel spadá v rámci požadavků na rozšířený popis do Pravidel - 5.4 Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky a 5.5 Rukopisy Pro potřeby SOA je uplatňován podrobnější zápis.

Co zapisovat?

Databáze slouží k popisu kronik a pamětních knih různého typu.

Stanovení evidenční jednotky

Vymezení kronik z hlediska evidenčních jednotek viz Pravidla - 3. Úřední knihy a rukopisy

Na co si dát pozor?

• Novodobé pamětní knihy (kroniky) se mezi úřední knihy zařazují, pokud byly vedeny na základě ustanovení zákona nebo vnitřní normy či roz­hodnutí původce nebo autor zápisů byl vedením pamětní knihy pověřen anebo zápisy měly oficiální charak­ter a byly kontrolovány nebo ověřovány statutárními orgány původce. Pamětní knihy, které tyto podmínky (nebo většinu z nich) nesplňují, se řadí mezi rukopisy.

Úroveň popisu

Úřední kroniku lze zapsat jako jednotlivost, případně jako část jednotlivosti. Neúřední kroniku lze zapsat jako jednotlivost, část jednotlivosti nebo složku.

Jako část jednotlivosti lze zapsat

• popis konkrétní významnější části nebo listu/strany kroniky

• kronikářské záznamy zapsané v archiválii spadající do jiné kategorie, např. v úřední knize zápisů ze schůzí obecního zastupitelstva

Zápis podkladů, příloh a konceptů kronik, u nichž je originál nezvěstný či ztracen

První záznam bude založen v kategorii Aktový materiál, a to na úrovni složka. Zde se mimo jiné vyplní správná evidenční jednotka. Do tohoto záznamu vloží uživatel druhý záznam, tentokrát na úrovni jednotlivost, přičemž vybere kategorii Kroniky / podkategorie Neúřední. V tomto druhém záznamu bude v poli evidenční jednotka automaticky vyplněno: „Evidenční jednotka nadefinována v nadřazené jednotce popisu“. Tím zůstane zachováno správné označení evidenční jednotky z PEvA a zároveň budou podklady ke kronice nebo jejich část popsány v kategorii kroniky.

Zápis podkladů, příloh a konceptů kronik, které archiv dosud nepřevzal

Dokud bude kronika ležet na obecním úřadě, bude postup stejný jako v předchozím bodě. Po převzetí kroniky do archivu jsou dvě možnosti:

• zapsat převzatou kroniku do ProArchiv kategorie Kroniky tak, jako by k ní žádné přílohy neexistovali. V TD Kroniky pak uživatel uvidí tři záznamy. Dva, ve kterých budou popsány přílohy ke kronice v kategoriích Aktový materiál a Kroniky / Neúřední, a třetí, ve kterém bude popsán originál kroniky v kategorii Kroniky (podle povahy buď kategorie úřední nebo neúřední)

• přemanipulovat materiál a přiřadit přílohy ke kronice k danému originálu. V TD Kroniku pak uživatel uvidí v TD Kroniky jako jeden záznam s poznámkou, že obsahuje přílohy, které lze dále rozepsat jako část jednotlivosti do kategorií více odpovídajících jejich povaze. Ve výše uvedeném případě např. v kategorii Fotoarchiv.

Podkategorie záznamu

U Kronik se rozlišují dvě podkategorie:

• úřední - v rámci evidence NAD jsou evidovány jako EJ "úřední knihy".
• neúřední - v rámci evidenci NAD jsou evidovány jako EJ "rukopisy".

Typ kroniky

Povinný údaj. Pole napojené na číselník. Výběr z následujících hodnot:

Hodnota	Vysvětlení
církevní
obecní	Obecní a městské kroniky - vycházející jak "ze zákona", tak ty vedené již před zákonnou povinností nebo kroniky neoficiální (které ale mají podobnou úpravu jako oficiální).
podniková a firemní
soukromá	Osobní, rodinné i rodové kroniky.
spolků a zájmových organizací	Kroniky spolků, zájmových, společenských nebo politických organizací.
školní
jiná
nezjištěno
nelze určit

Datace vzniku

Údaj musí odrážet časové období, kdy byla kronika skutečně vedena, tj. datum vzniku prvního zápisu kroniky jakožto spodní časovou hranici, a posledního zápisu, jenž vznikl u původce, jakožto horní časová hranice, nikoli skutečnost, ke kterým letům se kronikářské zápisy vztahují (dále viz Jiné datace).

Tento časový rozsah je nutno správně vyjádřit v případném rozsahu prior a posterior příslušného archivního souboru. Pokud však kronika, vedená v letech 1970-1980, obsahuje jen vlepenou fotografii z roku 1895 a záznam o kontrole kroniky v roce 1981, bude mít zapsanou dataci vzniku 1970-1980.

Jiné datace

Pole napojené na číselník s hodnotami, které slouží k upřesnění časového rozsahu obsahu archiválie nebo její části.

Hodnota Datace obsahu jednotky popisu – umožňuje zaznamenat skutečnou dataci či časové rozmezí obsahu kroniky, údaje o retrospektivě, zápisy pro léta, ke kterým se kronikářské zápisy vztahují. Např. u kroniky vedené v letech 1945-1960, ve které se retrospektivně popisují i události z období 2. světové války, se uvede: 1939-1960.

V případě kombinace se solitérními letopočty oddělovat středníkem, např. 1950-1971; 1973. Pokud to takto nelze vyjádřit, je možno volit i slovní vyjádření, např. od počátku-1945.

Formální název

Nepovinný údaj. Viz Problematika názvů. Původní (i cizojazyčný) název z titulního listu, není-li, pak z vazby knihy.

Díl, část, pořadí, vydání

Uvádí se, pokud má kronika více dílů. Např. 2. díl, II. díl.

Je možno použít podle zvyklostí arabské či římské číslice s tečkou s následným vyjádřením, jestli jde o část / díl / svazek atd.

Obsah

Na prvním místě se uvádí systematicky vytvořený umělý název, který kroniku stručně vystihuje, včetně označení případného dílu, např. Kronika obce Arnoltice – 1. díl. Preferováno je používání geografických názvů v aktuálně platném znění, jmen a názvů v prvním pádě.

Dále se uváději informace o obsahu kroniky. Možno zmínit zvláště důležité zápisy, stručně vypsat tematickou skladbu zápisů, existenci a typy rejstříků, existenci integrálních příloh - vložených (adjustovaných) fotografických dokumentů apod.“

Množství

Nepovinný údaj. Např. 255 stran, popsáno 198 stran.

Technická poznámka

V tomto poli je možné dále upřesnit či doplnit údaje uvedené v číselníkových polích Technika záznamu, Nosič záznamu a Adjustace nosiče záznamu viz Pravidla – 5.2.8 Technika, adjustace, nosič a látka záznamu.

Odkazy na příbuzné dokumenty

Odkazy na přílohy ke kronice, které jsou evidovány samostatně (jako jiné jednotky popisu, resp. evidenční jednotky).

Přístupové body - povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měly být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Role	Třída	Povinnost	Vysvětlení
Autor textu	Korporace / Osoba/bytost	úřední kroniky K	Pokud není uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem!
Autor	Korporace / Osoba/bytost	neúřední kroniky I , K	Pokud není autor uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Tvůrce výtvarné stránky	Korporace / Osoba/bytost	-	Tvůrci ozdobných prvků, kaligrafie, kreseb apod.
Místo vzniku jednotky popisu	geografický objekt	K	Jde o místo vzniku archiválie. Nezaměňovat s polem Lokalita, ve kterém je zachycen územní rozsah. Pokud není uveden, je potřeba vyjádřit tzv."neurčeným" přístupovým bodem!
Objednatel / příjemce	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-	Pouze u neúředních kronik. Subjekty, které si dílo objednaly, nebo subjekty, jimž byly rukopisy dedikovány.
Související entita	Korporace / Osoba/bytost Objekty / Události / Díla	-	Např. instituce, u které byla kniha vedena.
Písař	Osoba/bytost	-	Použije se přiměřeně k významu informace (např. pro zhotovitele čistopisu kroniky, pokud nebyl totožný s kronikářem).
Překladatel	Korporace / Osoba/bytost	-	Pouze u neúředních kronik.
Vlastník	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-	Pouze u neúředních kronik. Vlastnictví se identifikuje pomocí supralibros, přijemeckých poznámek apod.
Výrobce	Korporace / Osoba/bytost	-	Pouze u úředních kronik. Výrobce nosiče záznamu (výrobce vazby, ručního papíru apod.).

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Listiny

---

Garant tematické databáze: Mareš Jan, PhDr. Ph.D., vedoucí SOkA Louny, tel.: +420 477 755 890, mares@soalitomerice.cz; Rak Petr, Paedr. Mgr. Ph.D., vedoucí SOkA Chomutov se sídlem v Kadani, tel.: +420 604 425 956, rak@soalitomerice.cz;

Ke stažení ve formátu PDF

Vazba na Pravidla

Tematická databáze (TD) Listiny v rámci požadavků na rozšířený popis spadá do Pravidel - 5.3 Listiny do roku 1850 a po roce 1850.

Co zapisovat?

Databáze slouží k popisu listin a listů uložených ve specializovaných sbírkách a sériích, případně ve fondech archivů měst a obcí.

Stanovení evidenční jednotky

Vymezení listin z hlediska evidenčních jednotek viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 1. Listiny do roku 1850 a 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 2. Listiny po roce 1850

Na co si dát pozor?

• Listiny, které jsou součástí jiné archiválie (např. inserty a transumpty v listinách, opisy listin v úředních knihách a jiných rukopisech, listiny vložené do spisu – např. stejnopisy smluv, nevyzvednuté osobní doklady apod.) se jako jednotliviny neevidují a považují se za její část. I pro ně ovšem platí pravidla podle závazné hloubky popisu pro katalog a inventář, pokud se zpracovatel pro jejich popis rozhodne.

Úroveň popisu

Lze uplatnit pouze jako jednotlivost nebo část jednotlivosti.

Dále viz Pravidla - Příloha 1 – Příklady jednotek popisu a úrovní popisu - příklady 1.1 až 1.5.

Jako části jednotlivosti se uvádí insert, konfirmace, transsumpt, opis listiny v úřední knize a jiných rukopisech a listiny vložené do spisu. Viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 1. Listiny do roku 1850 a 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 2. Listiny po roce 1850

Obsah

Stručný a výstižný obsah listiny narativní formou (regest) – kdo komu co vydává/potvrzuje apod.

Připojené pečeti nebo razítka se popisují vždy jako samostatné jednotky popisu = část jednotlivosti kategorie záznamu "Otisk typáře".

Jiné datace

Pro popis listin se uplatňují zejména typy:

Datace obsahu jednotky popisu: Používá se, pokud se liší od datace fyzického vzniku. Např. u listiny z roku 1600, která konfirmuje listiny z let 1400 a 1500 se uvede: 1400-1600.

Datace zpečetění jednotky popisu: Používá se pouze u listin, pokud se liší od datace vydání nebo okamžiku fyzického vzniku.

Datace vydání listiny: Používá se pouze u listin, pokud se liší datace vydání od datace fyzického vzniku listiny.

Datace insertu/transsumptu: Závazný příklad zápisu konfirmace/vidimusu, pokud se zpracovatel záznamu rozhodne popsat i insert/transsumpt v ní obsažený:

• Záznam konfirmace/vidimusu: Obsah, regest, název = Rudolf II. potvrzuje privilegia města z let 1400, 1500 / Datace vzniku = 1600 / Datace obsahu dokumentu = 1400-1600
• Podřízený záznam insertu, resp. transsumptu z roku 1400: Obsah / regest = Václav IV. uděluje právo trhu / Datace insertu/transsumptu = 1400
• Podřízený záznam insertu, resp. transsumptu z roku 1500: Obsah / regest = Vladislav Jagelonský uděluje právo trhu / Datace insertu/transsumptu = 1500

U hodnot je aplikovaná kontrola syntaxe zápisu.

Počet otisků

Povinné pole dle Pravidel - 5.7.4 Počet otisků původní a současný.

Přístupové body - povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měl být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Role	Třída	Povinnost	Vysvětlení
Vydavatel	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	vždy (validace na upozornění)	Pokud listinu vydává korporace prostřednictvím pověřené fyzické osoby, uvádí se oba subjekty. Pokud není uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem!
Pečetitel	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	I, K (validace na upozornění)	Pokud není uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem!
Příjemce	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	vždy (validace na upozornění)	Pokud není uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem!
Žadatel	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-	Používá se pouze tehdy, není-li žadatel (tj. petent) o vyhotovení listiny totožný s příjemcem.
Svědek	Osoba/bytost	-	V případě kombinace rolí svědek a pečetitel u jedné listiny, se uvádějí pouze svědci, kteří nejsou totožní s pečetiteli.
Ručitel (rukojmě)	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-	V případě kombinace rolí ručitel a pečetitel u jedné listiny, se uvádějí pouze ručitelé, kteří nejsou totožní s pečetiteli.
Písaři	Osoba/bytost	K (validace na upozornění)	Pokud není uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem!
Místo vydání	geografický objekt	vždy kromě kopií, insertů a transsumptů	Uvede se místo vydání listiny. U kopií, insertů a transsumptů se nepoužívá - viz role Místo vzniku jednotky popisu.
Místo vzniku jednotky popisu	geografický objekt	pouze u kopií, insertů a transsumptů	Používá se v těchto případech: je-li místo vzniku listiny odlišné od místa vydání; pro místo vzniku kopie, která byla prohlášena za archiválii nahrazující archiválii zaniklou; pro místo vzniku insertu, resp. transsumptu.
Související entita	vše	-

Pokud je potřeba k určité roli zapsat více přístupových bodů (např. více pečetitelů k jedné listině), je potřeba uživatelsky přidat další řádek s totožnou rolí.

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Mapy, atlasy, technické výkresy

---

Garant tematické databáze: Zeman Václav, PhDr., archivář SOkA Děčín, tel.: +420 737 795 823, zeman@soalitomerice.cz

Ke stažení ve formátu PDF

Vazba na pravidla

Tematická databáze (TD) Mapy, atlasy, technické výkresy v rámci požadavků na rozšířený popis spadá do Pravidel - 5.9 Mapy, mapová díla, atlasy a 5.10 Technické výkresy

Co zapisovat?

Databáze slouží k popisu map, atlasů a technické dokumentace.

Stanovení evidenční jednotky

Správné vymezení map, plánů a technických výkresů z hlediska evidenčních jednotek viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 9. Mapy, plány, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby.

Pozor! Mnoho map a technických výkresů je však součástí množstevních evidenčních jednotek (karton, fascikl, balík) a takto se i evidují! Avšak i na ně lze aplikovat následující pravidla podrobného popisu.

Na co si dát pozor?

• V rámci dílčí EJ "mapa" se vykazuje jedno mapové dílo jako jedna evidenční jednotka. U této evidenční jednotky se rovněž uvádí počet listů (sekcí) uchovaných v archivním souboru. Výjimku tvoří mapy vztahující se ke stabilnímu katastru - evidenční jednotkou je zde mapa pro katastrální obec. V případě plánů zobrazujících urbanizované území (zpravidla město, dvory, pozemky plány zobrazující za­sazení budov v krajině apod.), ortofotomap a souborů kolmých leteckých snímků pořizovaných podle pravidel fotogrammetrie se postupuje analogicky jako u mapových děl. Šikmé letecké snímky jsou považovány za fo­tografie, pokud mají formu pohlednic (nikoli pravých fotografií), vykazují se jako pohlednice.
• Dílčí EJ "atlas": Atlas je opatřen titulním listem a obsahuje zpravidla další náležitosti (doprovodný text, rejstříky), což jej odlišuje od souboru map. Atlasy se vykazují jako jednotliviny. Atlasy se nevykazují jako staré tisky.
• Dílčí EJ "technický výkres": Soubor technických výkresů/map k jedné akci je jednou evidenční jednotkou o příslušném počtu listů. Situační stavební plány (jako samostatná jednotlivina) zobrazující např. situaci zasazení stavby v krajině, území apod. se vykazují jako dílčí EJ "mapa"!
• Zejména u technických výkresů věnovat pozornost dorsu plánu. Může zde být uveden popisek plánu, autorské určení, datace, kancelářská značka atp. Sledovat provázanost technického výkresu s aktovým materiálem především prostřednictvím signatur či čísel jednacích. Číslo jednací (př. NE 50/870) může pomoci určit dataci nedatovaného plánu (zde do roku 1870). Zohlednit schvalovací doložku, tj. zda byla realizace projektu schválena příslušným úřadem a kdy (může plán datovat).

Úroveň popisu

Lze uplatnit jako složku, jednotlivost nebo část jednotlivosti (např. plán vlepený v kronice).

Dále viz Pravidla - Příloha 1 – Příklady jednotek popisu a úrovní popisu - příklady 7.1 až 7.8 + 8.1 až 8.3

Podkategorie záznamu

U této TD se rozlišují tři podkategorie:

• mapa - vymezení v souladu s dílčí evidenční jednotkou "mapa" - viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 9. Mapy, plány, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby - 9.1 Mapa
• atlas - vymezení v souladu s dílčí evidenční jednotkou "atlas" - viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 9. Mapy, plány, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby - 9.2 Atlas
• technický výkres - vymezení s dílčí evidenční jednotkou "technický výkres" - viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 9. Mapy, plány, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby - 9.3 Technický výkres

Evidenční jednotka není pro zařazení do podkategorie rozhodující! Pokud je archiválie součástí aktového materiálu, popíše se jako jednotlivost vnořená ve složce (např. technický výkres jako podkategorie záznamu = technický výkres).

Typ mapy

Povinný údaj pro podkategorii "mapa" a "technický výkres"; pole napojené na číselník:

Typ	Podkategorie
administrativní mapa	mapa
cyklistická mapa	mapa
dopravní mapa	mapa
důlní mapa	mapa
evidenční mapa	mapa
fyzikální mapa	mapa
generální mapa	mapa
geologická mapa	mapa
geonomická mapa	mapa
honební mapa	mapa
hospodářská mapa	mapa
hraniční mapa	mapa
jazyková mapa	mapa
jiný	mapa
katastrální mapa	mapa
komplexní atlas	atlas
lesní mapa	mapa
lesohospodářská mapa	mapa
letecká mapa	mapa
meliorační mapa	mapa
montánní mapa	mapa
mýtní mapa	mapa
nivelační mapa	mapa
obecně geografický atlas	atlas
obrysová mapa	mapa
organizační mapa	mapa
orientační mapa	mapa
pedologická mapa	mapa
politická mapa	mapa
polnohospodářská mapa	mapa
polygonová mapa	mapa
porostní mapa	mapa
průměrková mapa	mapa
rekonstrukční mapa	mapa
schématická mapa	mapa
situační plán	mapa
speciální mapa	mapa
správní mapa	mapa
stavební dokumentace	technický výkres
stavební plán	technický výkres
strojní dokumentace	technický výkres
strojní plán	technický výkres
školní mapa	mapa
technická dokumentace	technický výkres
technický plán	technický výkres
tematický atlas	atlas
terénní mapa	mapa
těžební mapa	mapa
topografická mapa	mapa
topografický atlas	atlas
turistická mapa	mapa
vodohospodářská mapa	mapa
vojenská mapa	mapa
vrstevnicová mapa	mapa
zaměřovací mapa	mapa
zeměpisná mapa	mapa
železniční mapa	mapa

Návod na převod měřítka

1. Z grafického měřítka se odměří v milimetrech hodnota odpovídající uvedenému počtu sáhů na měřítku. Tj. vyznačených 200 dolnorakouských sáhů měří 147 mm (odečet je vhodné provádět na co nejdelším vzorku, klesá tak míra odchylky).
2. Sáhy vynásobíme číslem 1897 (neboť jeden dolnorakouský sáh měří 1897 mm), čímž převedeme sáhy na milimetry a získáme tak srovnatelné jednotky. Nyní je poměr 147 : 200 x 1897, tj. 147 : 379400.
3. Číslo na pravé straně měřítka vydělíme počtem odměřených milimetrů vlevo, abychom na levé straně měřítka měli číslo jedna, tj. 379400 : 147 = 2581.
4. V tuto chvíli již máme k dispozici přibližné metrické měřítko (1:2581). Proč jen přibližné? Mapa byla ve většině případů tvořena v určitém měřítku, které ale na mapě nemusí být explicitně vyjádřeno poměrem. S přibližným měřítkem se tedy rozhodně nespokojíme a provedením zpětné kontroly získáme naprosto přesný výsledek. Nejprve dospějeme k sáhovému měřítku mapy, které následně převedeme na konečné metrické.
5. Zjištěnou hodnotu 2581 převedeme na sáhy vydělením číslem 72 (tj. poměr palce-sáhy). 2581 : 72 = 35,8.
6. Zaokrouhlíme na obvyklých 36 a získáme měřítko sáhové 1´´ : 36°. To je tedy skutečné měřítko mapy, na jehož základě byla tvořena. Často se na mapování užívala měřítka v hodnotách 1´´ : 36/40/50/65/100/200° (Převody těchto obvyklých měřítek jsou: 1´´:36° → 1:2592; 1´´:40° → 1:2880; 1´´:50° → 1:3600; 1´´:65° → 1:4680; 1´´:100° → 1:7200; 1´´:200° → 1:14 400).
7. Takto (1´: 36°) bychom jej i na jiné mapě mohli přečíst, následný převod na metrické měřítko už je uveden u předchozího příkladu (viz výše): 36 x 72 = 2592.
8. Výsledná hodnota metrického měřítka je tedy: 1:2592.

Mapy, mapová díla, atlasy

Pole	Vysvětlení	Ilustrativní příklad
Formální název Viz Problematika názvů.	Přepis originálního názvu	Bestandkarte
Obsah	Definice mapy, geografické určení. Jedná se o odvozený název od originálního názvu, popřípadě uměle vytvořený název popisující jednotku popisu. Dále se uvádí základní obsahový popis (např. různá vyobrazení jako parergy, heraldické znaky, veduty apod).	Katastrální mapa Litoměřice Porostní mapa revíru Sloup Zákresy těžby
Díl, část, pořadí, vydání	Uvádí se pořadí či jiná specifikace (list, sekce...)	list 3, u map stabilního katastru: listy 1-4, 6
Upřesnění místa	Podrobnější určení nežli umožňuje Formální název; uvádí se pouze v případě, má-li pro popis jednotky význam (čtvrť, ulice, číslo popisné, parcelní číslo...)	Úštěk – české předměstí domy čp. 5–9 st. p. č. 55-57, 59
Orientace	Orientace mapy ke světovým stranám má smysl u jiné orientace nežli k severu a pouze v odůvodněných případech (př. Klaudyánova mapa)	příklady uvádí ZP 5.2.7
Souřadnice	Jak zapisovat? - viz Souřadnice.	050°03´04“N.--050°01´45“N/016°42´05“E--016°46´03“E
Měřítko metrické	Měřítko metrické vyjádřené poměrem	1:10 000
	Měřítko jiných jednotek nežli SI vyjádřené na mapě poměrem V kategorii metrické měřítko se uvádí měřítko v poměru v jiných jednotkách, př. sáhy. V tom případě se provede výpočet; př.: 1´ = 40° (tj. jeden palec na mapě je roven 40 sáhům ve skutečnosti) – je nutné převést na stejné jednotky, tj. sáhy na pace (1 sáh = 72 palcům), tj. 40 sáhů x 72 = 2880 Je to stejná situace, jako kdybychom uváděli měřítko v poměru 1 mm : 1 m, pak bychom též museli násobit stem.	1:2880
Měřítko jiné	Měřítko grafické, které po přeměření umožňuje převod na metrické. Návod na převod měřítka	grafické měřítko: 200 sáhů = 147 mm [1:2592]
Technika záznamu	v případě Jiné se uvede doplnění do pole Technická poznámka	Jiná: plastická mapa (sádra)
Nosič záznamu	v případě Jiné lze uvést doplnění do pole Technická poznámka	opatřeno paspartou, zasklený rám
Barevnost
Technická poznámka	Slouží k detailnějšímu popisu či rozepsání údajů z číselníkových polí Technika záznamu, Nosič záznamu, Barevnost a také zanesené bližších údajů o adjustaci nosiče záznamu ( viz 5.2.8 Technika, adjustace, nosič a látka záznamu).	Srov. výše: plastická mapa (sádra); opatřeno paspartou, zasklený rám apod.
Množství	počet kusů	3 kusy
Dochování	Dle ZP: Způsob a forma dochování	originální vyhotovení, stejnopis, kopie
Rozměry, hmotnost, velikost	Dvojrozměrné mapy: šířka, výška Plastické mapy, atlasy: šířka, výška, hloubka/tloušťka Uvádí se v mm	šířka 200 mm, výška 300 mm
	U mapového díla se uvádí rozměry jednotlivých listů	Jsou-li stejné, pak stačí ve formě: šířka 200 mm, výška 300 mm (7x)

Přístupové body - povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měl být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Podkategorie Mapa a Atlas:

Role	Třída	Povinnost	Vysvětlení
Vydavatel / nakladatel	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	vždy, pokud je uveden	Pokud je uveden a jako přístupový bod bude sloužit i k dalším záznamům, musí být vytvořen, jinak zapsat do obsahu. Pokud je vyjádřen jen zkratkou či nečitelným textem, uvést taktéž pouze do obsahu. Pokud není uveden vůbec, nevyplňuje se.
Kartograf	Korporace / Osoba/bytost	vždy, pokud je uveden	Tvůrce (autor) mapy. Pokud je uveden a jako přístupový bod bude sloužit i k dalším záznamům, musí být vytvořen, jinak zapsat do obsahu. Pokud je vyjádřen jen zkratkou či nečitelným textem, uvést taktéž pouze do obsahu. Pokud není uveden vůbec, nevyplňuje se.
Objednatel / Příjemce	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-	Subjekty, které si u vydavatele/nakladatele objednaly vydání díla, nebo subjekty, kterým byly mapy dedikovány.
Autor textu	Korporace / Osoba/bytost	-	Tvůrce legendy mapy nebo doprovodných textů (například vlastivědných informací k místům na mapě zachyceným, úvodního slova atlasu apod.).
Tvůrce výtvarné stránky	Korporace / Osoba/bytost	-	Například tvůrce ilustrací.
Tvůrce technického zpracování	Korporace / Osoba/bytost	-	Např. rytci.
Fotograf	Korporace / Osoba/bytost	-
Redaktor	Osoba/bytost	-
Editor	Osoba/bytost	-
Kreslič	Osoba/bytost	-	Používá se pouze tehdy, není-li kreslič totožný s tvůrcem mapy nebo tvůrcem obsahu mapové části.
Výrobce nosiče záznamu	Korporace / Osoba/bytost	-	Výrobci nosiče záznamu (výrobce vazby, ručního papíru atp.) s výjimkou tiskáren.
Tiskárna / tiskař	Korporace / Osoba/bytost	-
Místo vzniku jednotky popisu	geografický objekt	-	Pozor! Nutno odlišit místo vzniku archiválie od míst, které znázorňuje (viz níže).
Související entita	geografický objekt	-	= lokalita nebo území, které mapa nebo plán znázorňuje. Analogie s polem Místní označení ve starých pořádacích aplikacích.
Související entita	vše	-

Technické výkresy

Kategorie	Vysvětlení	Ilustrativní příklad
Formální název Viz Problematika názvů.	Přepis originálního názvu
Obsah	Definice technického výkresu, geografické určení – identifikace podstaty jednotky popisu	V rámci jednotlivých sérií (př. stavební plány obecních budov, hospodářské objekty atp.) se osvědčilo předřadit název lokality kvůli abecednímu řazení míst: Česká Lípa – zámek: Plán stavebních úprav druhého patra jižního křídla Nový Dvůr: Stavební plán nové sýpky u neurčených či nelokalizovaných plánů: Stavební plán myslivny s kůlnou a chlévem
	- zejména pohledy pravoúhlého zobrazení/způsob promítnutí: půdorys (pohled shora), nárys (pohled zepředu), bokorys (pohled ze strany – lze rozlišit na pravý a levý), řez	[Nový Dvůr: Stavební plán nové sýpky] – půdorys s určením místností a rozměry, nárys, bokorysy, řez krovu
	- u plánů zejména schvalovací doložka	půdorys staré (dřevěné) a nové (zděné) budovy
	- další možnosti rozvíjející formální název	projekt schválen Městským úřadem v České Lípě 3. 5. 1993
	- číslo jednací nebo jiný odkaz na související aktový materiál	barevně vyznačeny nové konstrukce; legenda s určením původních a nových místností...
Díl, část, pořadí, vydání	Uvádí se pořadí či jiná specifikace (list, sekce...)	list 3
Upřesnění místa	Podrobnější určení nežli umožňuje Formální název; uvádí se pouze v případě, má-li pro popis jednotky význam – u technických výkresů je ale upřesnění místa zpravidla součástí popisu v rámci Formálního názvu (Sloup v Čechách – zámek)	Úštěk – české předměstí domy čp. 5–9
Orientace	U technických výkresů zpravidla není důvod orientaci uvádět	Pravidla uvádí příklad: pohled k severu atp.
Měřítko metrické	Měřítko metrické vyjádřené poměrem	1:100
	Měřítko jiných jednotek nežli SI vyjádřené na mapě poměrem V kategorii metrické měřítko se uvádí měřítko v poměru v jiných jednotkách, př. sáhy. V tom případě se provede výpočet; př.: 1´´=40° (tj. jeden palec na mapě je roven 40 sáhům ve skutečnosti) – je nutné převést na stejné jednotky, tj. sáhy na pace (1 sáh = 72 palcům), tj. 40 sáhů x 72 = 2880 Je to stejná situace, jako kdybychom uváděli měřítko v poměru 1 mm : 1 m, pak bychom též museli násobit stem.	1:288
Měřítko jiné	Měřítko grafické, které po přeměření umožňuje převod na metrické Návod na převod měřítka	grafické měřítko: 200 sáhů = 147 mm [1:2592] Uveden příklad ze zpracování map
Technika záznamu	v případě Jiné se uvede doplnění do pole Technická poznámka
Nosič záznamu	v případě Jiné lze uvést doplnění do pole Technická poznámka	opatřeno paspartou, zasklený rám
Barevnost
Technická poznámka	Slouží k detailnějšímu popisu či rozepsání údajů z číselníkových polí Technika záznamu, Nosič záznamu, Barevnost a také zanesené bližších údajů o adjustaci nosiče záznamu ( viz 5.2.8 Technika, adjustace, nosič a látka záznamu).	Srov. výše: opatřeno paspartou, zasklený rám apod.
Množství	počet kusů	3 kusy
Dochování	Dle Pravidel: Způsob a forma dochování	originální vyhotovení, stejnopis, kopie
Rozměry, hmotnost, velikost	Dvojrozměrné mapy: šířka, výška Uvádí se v milimetrech	šířka 200 mm, výška 300 mm
	U většího počtu listů se uvádí rozměry všech	Jsou-li stejné, pak stačí ve formě: šířka 200 mm, výška 300 mm (7x)
	K rozlišení podložky a obrazového pole	Příklad z Pravidel: Technický výkres šířka 450 mm, výška 500 mm, obrazové pole šířka 200 mm, šířka 300 mm Zde doporučuji zestručnit do podoby: šířka 450 mm, výška 500 mm / šířka 200 mm, šířka 300 mm

Přístupové body - povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měl být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Podkategorie Technický výkres:

Role	Třída	Povinnost	Vysvětlení
Objednatel / příjemce	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	vždy, pokud je uveden	Subjekty, které si technické výkresy objednaly, nebo subjekty, kterým byly technické výkresy určeny. Pokud je uveden a jako přístupový bod bude sloužit i k dalším záznamům, musí být vytvořen, jinak zapsat do obsahu (např. u soukromé výstavby). Pokud je vyjádřen jen zkratkou či nečitelným textem, uvést taktéž pouze do obsahu. Pokud není uveden vůbec, nevyplňuje se.
Autor	Korporace / Osoba/bytost	vždy, pokud je uveden	Projektanti, konstruktéři, architekti, designéři apod. Pokud technický výkres zhotovil zaměstnanec korporace, uvedou se oba subjekty. Pokud je tvůrce totožný se stavitelem / výrobcem, uvádějí se obě role. Pokud je uveden a jako přístupový bod bude sloužit i k dalším záznamům, musí být vytvořen, jinak zapsat do obsahu. Pokud je vyjádřen jen zkratkou či nečitelným textem, uvést taktéž pouze do obsahu. Pokud není uveden vůbec, nevyplňuje se.
Schvalovatel technického výkresu	Korporace / Osoba/bytost	-	Subjekty, které technický výkres přezkoušely a schválily.
Stavitel	Korporace / Osoba/bytost	-	Subjekty, které realizaci stavby provedly nebo měly provést.
Výrobce	Korporace / Osoba/bytost	-	Subjekty, které předmět technického výkresu vyrobily nebo měly vyrobit.
Kreslič	Korporace / Osoba/bytost	-
Místo vzniku jednotky popisu	geografický objekt	-	Pozor! Nutno odlišit místo vzniku archiválie od míst, které znázorňuje (viz níže).
Související entita	geografický objekt	vždy u technických výkresů pro nemovité objekty	= lokalita, ve které se nemovité objekty (stavby) z technického výkresu nacházejí. Analogicky je to vhodné použít i u map a plánů. Analogie s polem Místní označení ve starých pořádacích aplikacích.
Související entita	vše	-
Typové označení a název výrobku a typové stavby	Dílo/výtvor	povinné u typových staveb a typizovaných výrobků

Pokud je potřeba k určité roli zapsat více přístupových bodů, je potřeba uživatelsky přidat další řádek s totožnou rolí.

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Matriky

---

Garant tematické databáze: Vavřičková Lucie, Mgr., archivářka SOA v Litoměřicích - archivního oddělení, tel.: +420 604 425 561, vavrickova@soalitomerice.cz

Městské knihy

---

Garant tematické databáze: Mareš Jan, PhDr. Ph.D., vedoucí SOkA Louny, tel.: +420 477 755 890, mares@soalitomerice.cz; Rak Petr, Paedr. Mgr. Ph.D., vedoucí SOkA Chomutov se sídlem v Kadani, tel.: +420 604 425 956, rak@soalitomerice.cz;

Ke stažení ve formátu PDF

Vazba na Pravidla

Tematická databáze (TD) Městské knihy v rámci požadavků na rozšířený popis spadá do Pravidel - 5.4 Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky. Pro potřeby SOA je uplatňován podrobnější zápis.

Co zapisovat?

Databáze slouží k popisu městských knih do roku 1850.

Stanovení evidenční jednotky

Městské knihy se evidují jako úřední knihy, viz Pravidla – 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 3.1 Úřední knihy

Na co si dát pozor?

• Nesvázané městské knihy musí splňovat kritéria jednotné úpravy, členění dle časových jednotek (roky) a pročíslování, jinak jsou považovány za aktový materiál s evidenční jednotkou karton.

Úroveň popisu

Lze uplatnit jako jednotlivost nebo teoreticky i jako část jednotlivosti (např. popis dílčího zápisu k významnému objektu či osobnosti).

Dále viz Pravidla - Příloha 1 – Příklady jednotek popisu a úrovní popisu - příklady 2.1 až 2.3

Typ městské knihy

Pole napojené na číselník. Výběr z následujících hodnot:

Hodnota	Upřesnění	Vysvětlení
pamětní	-	Sem patří knihy se „zápisy pro paměť“ (vše co bylo považováno za důležité tedy i např. kupní smlouvy, městské účty, opisy privilegií), tj. nerozvinutý zárodečný typ městské knihy ze 14. a 15. století, hlavně u menších měst) i mladší knihy (od 15. století) s většinou pouze pamětihodnými záznamy na pomezí kroniky.
správy	knihy městského zákonodárství	Kopiáře, knihy právních naučení, knihy privilegií, knihy statutů, knihy dekretů, knihy patentů, knihy mandátů apod.
	knihy městských financí	Berní knihy, rejstříky berní, knihy městských počtů, rejstříky královského šosu, účetní knihy a rejstříky úřadu purkmistra a dalších městských úředníků a úřadů; a vůbec všechny účetní knihy.
	knihy městské správy v užším smyslu	Formuláře, knihy městské korespondence, knihy přísah městských úředníků, knihy obnov městské rady, protokoly a manuály purkmistrovského úřadu, knihy protokolů a manuály z jednání městské rady, knihy zápisů a manuály z jednání speciálních městských úřadů, knihy dekretů a nařízení městské rady, knihy relací pro městskou radu, knihy správy městského panství (pozemkové knihy, knihy obnov vesnických rychtářů, knihy soupisů poddaných, knihy zhostných listů poddaných apod.), protokoly z jednání městského zastupitelstva, zápisy z jednání městských komisí.
soudnictví	knihy městského soudnictví nesporného	Knihy trhové, knihy zápisů o udělení měšťanských práv, knihy svatebních smluv, knihy testamentů, knihy pozůstalostních inventářů, knihy odhadů majetku, knihy dluhů (obligací), knihy splátek (kvitancí), knihy různých smluv, knihy přípovědí, knihy závazků a cesí, knihy různých vysvědčení (zhostné listy, osvědčení o manželském původu apod.), knihy sirotčí a další knihy z přenesené veřejnoprávní působnosti města.
	knihy městského soudnictví sporného a trestního	Knihy výpovědí (sporných stran před městským nebo rychtářským soudem), knihy svědomí (výpovědi svědků), knihy rozsudků městského soudu, knihy nálezů odvolacího soudu, knihy apelací (opisy rozsudků apelačního soudu), knihy rukojemství a plnomocenství, knihy útrpných vyznání, knihy vězňů.

Formální název

Slouží k zápisu původního názvu knihy. Nepovinný údaj. Viz Problematika názvů.

Díl, část, pořadí, vydání

Uvádí se, pokud má kniha více dílů. Např. 2. díl, II. díl.

Je možno použít podle zvyklostí arabské či římské číslice s tečkou s následným vyjádřením, jestli jde o část / díl / svazek atd.

Obsah

Na prvním místě se uvádí český originální název archiválie; případně volný český překlad cizojazyčného názvu (z pole Formální název); nebo upravený český název, odvozený od českého originálního názvu, který nebyl zcela srozumitelný (z pole Formální název).

Je-li archiválie bez titulu, uvede se náhradní, odvozený z jejího obsahu (bez hranatých závorek).

Dále se uvádějí informace o významných částech jednotky popisu (např. opisy listin v městských knihách, záznamy pamětního charakteru v jinak přísně úředních knihách apod.). Toto pravidlo neplatí pro katalogizaci, kdy jsou tyto části popisovány samostatně jako část jednotlivosti, viz NZP 4.2.3 Obsah, regest.

Index

Pole napojené na číselník s výběrem hodnot:

Hodnota	Vysvětlení
ano	Kniha obsahuje index.
ne	Kniha index neobsahuje.

Lokality

Pole napojené na přístupové body třídy "geografický objekt" - slouží k výběru lokalit (město/obec), které popisovaná městská kniha teritoriálně zahrnuje.

V případech, kdy není možné anebo účelné vypisovat všechny lokality, vyplní se do pole „Lokalita“ název přístupového bodu třídy „geografický objekt“, který nejlépe charakterizuje územní rozsah dané archiválie.

Pokud územní rozsah dané archiválie nelze charakterizovat žádným geografickým objektem, který by odpovídal metodice pro zakládání přístupových bodů, pole zůstane nevyplněno.

DOPRACOVAT. Doplnit příklady

Množství

Nepovinný údaj. Např. 255 stran, popsáno 198 stran.

Rozměry

Povinné pole na úrovni I a K.

Jazyk

Povinné pole na úrovni I a K.

Přístupové body – povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měly být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Role entit	Typy entit	Povinnost	Vysvětlení
Autor textu	Korporace / Osoba/bytost	-	Použije se přiměřeně k významu informace.
Tvůrce výtvarné stránky	Korporace / Osoba/bytost	-	Tvůrci ozdobných prvků, kaligrafie, kreseb apod.
Místo vzniku jednotky popisu	Geografické objekty	K (validace na upozornění)	Jde o místo vzniku archiválie. Nezaměňovat s polem Lokalita, ve kterém je zachycen územní rozsah. Pokud není uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem!
Související entita	Korporace	-	Instituce, u které byla kniha vedena.
Písař	Osoba/bytost	K (validace na upozornění)	Pokud není uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem!
Výrobce	Korporace / Osoba/bytost	-	Výrobci nosiče záznamu (výrobce vazby, ručního papíru apod.).

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Obchodní a živnostenské rejstříky

---

Garant tematické databáze: Petr Joza, archivář SOkA Děčín, tel.: + 420 737 795 877, joza@soalitomerice.cz

Ke stažení ve formátu PDF

Vazba na pravidla

Tematická databáze Obchodní a živnostenské rejstříky vznikla z potřeby digitalizace živnostenských evidencí. Dle pravidel spadá v rámci požadavků na rozšířený popis do Pravidla – 5.4 Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky. Pro potřeby SOA je uplatňován podrobnější zápis.

Co zapisovat?

Databáze slouží k popisu obchodních a živnostenských rejstříků vedených u krajských soudů a u okresních úřadů resp. landrátů do roku 1948.

Stanovení evidenční jednotky

Obchodní a živnostenské rejstříky se evidují jako úřední knihy a indexy viz Pravidla – 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 3.1 Úřední knihy a 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 4.2 Indexy

Úroveň popisu

Lze uplatnit jako jednotlivost nebo teoreticky i jako část jednotlivosti (např. popis dílčího zápisu k významnému objektu či osobnosti).

Typ rejstříku

Obchodní rejstřík (u krajských soudů) nebo Živnostenský rejstřík (u okresních úřadů).

Formální název

Nepovinný údaj. Název rejstříku uvedený na titulu, např.: Register für freie Gewerbe.

Díl, část, pořadí, vydání

Uvádí se, pokud má kniha více dílů. Např. 2. díl, II. díl.

Je možno použít podle zvyklostí arabské či římské číslice s tečkou s následným vyjádřením, jestli jde o část / díl / svazek atd.

Obsah

Na prvním místě se uvádí český originální název archiválie; případně volný český překlad cizojazyčného názvu (z pole Formální název); nebo upravený český název, odvozený od českého originálního názvu, který nebyl zcela srozumitelný (z pole Formální název).

Je-li archiválie bez titulu, uvede se náhradní, odvozený z jejího obsahu (bez hranatých závorek).

Příklady názvů u krajských soudů:

• Zápisy firem jednotlivců Jd II

• Zápisy firem společenských Sp IV

• Zápisy firem společenstevních (družstevních) Dr XIV

• Zápisy firem jednotlivců A XX (s.o. Roudnice nad Labem)

• Jmenný index k obchodnímu rejstříku

Příklady názvů u okresních úřadů:

• Rejstřík svobodných, řemeslných a koncesovaných živností okresu Rumburk

• Rejstřík koncesovaných živností v politickém okrese Děčín

• Rejstřík koncesovaných, řemeslných a volných živností pro politický okres Děčín

• Index k rejstříku svobodných, řemeslných a koncesovaných živností okresu Šluknov

Lokality

Pole je napojené na přístupové body třídy "geografický objekt". Slouží k výběru lokality (město/obec), které popisovaná archiválie teritoriálně zahrnuje.

Množství

Nepovinný údaj. Např. 255 stran, popsáno 198 stran.

Přístupové body – povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měly být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Role entit	Typy entit	Povinnost	Vysvětlení
Autor textu	Korporace / Osoba/bytost	-	Použije se přiměřeně k významu informace.
Tvůrce výtvarné stránky	Korporace / Osoba/bytost	-	Tvůrci ozdobných prvků, kaligrafie, kreseb apod. (s výjimkou výrobců knižní vazby)
Místo vzniku jednotky popisu	Geografický objekt	K	Jde o místo vzniku archiválie. Nezaměňovat s polem Lokalita, ve kterém je zachycen územní rozsah. Pokud není uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem!
Související entita	Korporace	-	Instituce, u které byla kniha vedena.
Písař	Osoba/bytost	-	Použije se přiměřeně k významu informace.
Výrobce	Korporace / Osoba/bytost	-	Výrobci nosiče záznamu (výrobce vazby, ručního papíru apod.).

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Otisky typářů

---

Garant tematické databáze: Myšička Martin, Mgr., vedoucí SOkA Most, tel.: +420 775 191 363, mysicka@soalitomerice.cz

Ke stažení ve formátu PDF přímo u jednotlivých podkategorií.

Vazba na Pravidla

Tematická databáze (TD) Otisky typářů v rámci požadavků na rozšířený popis spadá do Pravidel - 5.7 Typáře a jejich otisky

Pravidla v této oblasti vycházejí z metodiky vydané v roce 1996 pro účely celostátního soupisu pečetí, pečetidel a otisků (Růžek Vladimír: Pečetě. Diferenční příručka pro přechod z programu Pečetě (AS MV ČR) do programu Pečetě (Bach systems s. r. o.). Program pro evidenci a rešerše ze sfragistického materiálu (pečetě, pečetidla a sbírkové odlitky), Praha 2011, 61 s.).

Došlo však k nutným úpravám textu, aby odpovídal funkcionalitám aplikace ProArchiv a NZP. Pokud chcete studovat celý obsah v původní tištěné podobě, využijte odkaz na stažení (formát pdf).

Aplikace umožňuje rovněž popis razítek a otisků razítek. Metodicky se uplatňuje analogie s pečetidly a jejich otisky. Mnohé položky však nejsou u razítek a jejich otisků uplatňovány!

Pojmy byly upraveny do obecnější podoby:

• pečeť → otisk typáře
• pečetidlo → typář
• listina → dokument apod

Co zapisovat?

Databáze slouží ke katalogizaci otisků typářů, tj. pečetí připojených k dokumentům i samostatných pečetí, případně odlitků, jakož i otisků razítek jak na dokumentech, tak i samostatných.

Stanovení evidenční jednotky

Vymezení otisku typářů z hlediska evidenčních jednotek viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 6. Typáře a jejich samostatné otisky.

Na co si dát pozor?

• Pozor! V případě, že se popisují otisky pečetidel a razítek na dokumentech, nezapisují se v poli Evidenční jednotka + počet jako samostatné evidenční jednotky, ale evidenční jednotka je vždy totožná s dokumentem, ke kterému je otisk připojen (listina, kniha, karton atd.). Naopak pro samostatné otisky je určena dílčí evidenční jednotka "Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů". Vyskytuje-li se více otisků na jednom dokumentu nebo samostatných otisků na jednom podkladovém listu, eviduje se vždy každý otisk zvlášť.

Úroveň popisu

Lze uplatnit pouze jako složku, jednotlivost nebo část jednotlivosti (viz podkategorie).

Dále viz Pravidla - Příloha 1 – Příklady jednotek popisu a úrovní popisu - příklady 5.1 až 5.4.

Úroveň popisu u oboustranných pečetí

U oboustranných pečetí se každá strana popisuje jako samostatná jednotka popisu. V obou podkategoriích - "pečetě na dokumentech" i "pečetě - sbírkové odlitky a otisky" - se zvolí vždy úroveň popisu = část jednotlivosti.

Pokud je oboustranná pečeť popisována jako nezpracovaný materiál jen ze strany TD, vyjádří se vazba mezi oběma stranami vzájemným propojením - vazbou. [DOPRACOVAT - Tato funkce zatím není implementována!]

Podkategorie záznamu

U této TD se rozlišují čtyři podkategorie:

• pečetě na dokumentech - evidují se zde pečetě, které souvisejí svojí ověřovací či uzavírací funkcí s diplomatickým materiálem, tj. zpravidla jsou přivěšeny nebo přitištěny na listinách a listech a s tímto materiálem tvoří nedílnou evidenční jednotku; jsou vždy části jednotlivosti onoho dokumentu.
  STÁHNOUT KOMPLETNÍ METODIKU

• otisky razítek na dokumentech - evidují se zde otisky razítek, které mají stejnou funkci analogicky k "pečetím na dokumentech"; rovněž netvoří samostatnou evidenční jednotku, jsou vždy části jednotlivosti dokumentu.
  STÁHNOUT KOMPLETNÍ METODIKU

• pečetě - sbírkové odlitky a otisky - evidují se zde pečetní otisky nebo odlitky, které jsou soustředěny do umělé sbírky. Součástí těchto sbírek mohou být jak originální pečetě, původně přivěšené nebo přitištěné na diplomatickém materiálu a posléze od něho násilně oddělené (odstřižené přivěšené pečetě nebo vystřižené přitištěné pečetě), anebo sbírkotvornou činností vyhotovené otisky nebo odlitky obrazů pečetidel nebo originálních pečetí do umělých materiálů (sádra, tmel, polymery) pouze za účelem evidence jejich obrazového obsahu. Tvoří samostatnou dílčí evidenční jednotku "samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů" - viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 6. Typáře a jejich samostatné otisky - 6.3 Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů
  STÁHNOUT KOMPLETNÍ METODIKU

• sbírkové otisky razítek - evidují se zde otisky razítek, které jsou soustředěny do samostatných sbírek nebo tvoří samostatnou část archivního souboru (např. vzorové otisky razítek). Jde o samostatnou dílčí evidenční jednotku "samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů" - viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 6. Typáře a jejich samostatné otisky - 6.3 Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů
  STÁHNOUT KOMPLETNÍ METODIKU

Jednotlivé rubriky se vyplňují pro všechny podkategorie, není-li uvedeno jinak. Údaje se doplňují pouze tehdy, pokud materiál dané informace obsahuje. Je třeba mít na paměti, že databáze vychází z metodiky pro středověký a raně novověký materiál, proto v případě novodobých razítek a jejich otisků postupujeme adekvátně k významu materiálu. Pokud vyplňujeme jako složku, mnohé rubriky nelze z povahy věci vyplnit.

ID – sfrag. s. (Původní/jiné označení) / Další strana (ID – sfrag. s.)

V Metodice "Pečetě" jako Pořadové číslo.

Zde byla naimportována pořadová čísla pečetí a typářů z předchozí pořádací aplikace. Jde o ID záznamu v celostátním soupisu sfragistického materiálu. Tento údaj byl rovněž dublován do pole Odkazy na příbuzné dokumenty.

U oboustranných pečetí je potřeba zajistit, aby u jednotky popisu první strany pečetě byla hodnota ze Původní/jiné označení - typ: ID – sfrag. s. při popisu druhé strany pečetě zapsána do samostatného pole Další strana (ID – sfrag. s.) a naopak (druhá do první).

Majitel typáře

Majitel typáře je zapisován výhradně formou přístupového bodu do plovoucího okna Přístupové body - role Majitelé typářů. Popis musí entitu majitele popisovat obecně v souladu s principy zápisu přístupových bodů.

Ostatní doplňující informace k majiteli typáře (pečetiteli) se zapisují již přímo do detailu formuláře, neboť jsou poplatné popisované archiválii a stávají se tak tedy výhradně součástí jejího popisu. Někdy se může zdát vypisování následujících polí zbytečné (duplikace s údaji v přístupovém bodu), ale je to kvůli kompatibilitě požadavků na celostátní soupis.

Typ majitele

Tento údaj se samostatně nevyplňuje, neboť vychází automaticky ze zvolené třídy přístupového bodu v roli Majitele typářů - buď osoba nebo korporace.

Pečetitel (role)

Uplatněno pouze u podkategorie "pečetě na dokumentech" a "pečetě - sbírkové odlitky a otisky".

Pole napojené na číselník. Hodnoty, které nabízí, viz metodika příslušné podkategorie záznamu

(FO) Pohlaví majitele typáře

Pole na pojené na číselník. Doplňuje se jen v případě, že majitel typáře je třídy "osoba".

(FO) Stav majitele typáře

Uplatněno pouze u podkategorie "pečetě na dokumentech" a "pečetě - sbírkové odlitky a otisky".

Pole napojené na číselník. Doplňuje se jen v případě, že majitel typáře je třídy "osoba". Hodnoty, které číselník nabízí, viz metodika příslušné podkategorie záznamu

(FO) Úřad majitele typáře

Doplňuje se jen v případě, že majitel typáře je třídy "osoba".

Uvádí se název úřadu, jehož byl pečetitel činitelem. V rubrice „Funkce“ je možno navíc specifikovat označení činnosti pečetitele. Např. Úřad desk zemských (a v rubrice „Funkce“: komorník); Česká kancelář dvorská (a v rubrice „Funkce“: registrátor); Dvorský soud (a v rubrice „Funkce“: dvorský sudí); Krajský úřad XY (a v rubrice „Funkce“: krajský hejtman); Farní úřad XY (a v rubrice „Funkce“: farář) apod.

Pokud je to vhodné, analogicky použít i u razítek a jejích otisků.

(FO) Funkce / profese majitele typáře

Doplňuje se jen v případě, že majitel typáře je třídy "osoba".

Označí se činnost pečetitele ve vztahu ke korporaci, v níž působí (např. cechmistr, rychtář, důchodní písař...) Pokud pojmy označující osoby je možno považovat za tituly, jež je možno též chápat jako hodnosti (např. v církevním prostředí – kardinál, probošt), avšak ty jsou současněspojeny s výkonem určité institucionální funkce, uvádějí se rovněž mezi „Funkce“.

(K) Typ práv. osoby majitele typáře

Pole napojené na číselník. Doplňuje se jen v případě, že majitel typáře je třídy "korporace".

Zde je možno vybrat volbu správního okruhu, do něhož je možné zařadit pečetitele. Názvy voleb v číselníku jsou formulovány jednoznačně a nevyžadují zvláštní výklad, předpokládají však orientaci v pojmech dějin správy.

Analogicky použít i u razítek a jejích otisků.

Specifikace právnické osoby

Toto pole není v aplikaci ProArchiv uplatňováno. Požadované údaje jsou součástí přístupového bodu v roli Majitele typářů.

Místo působení majitele typáře

Pole napojené na přístupové body třídy "geografický objekt" - slouží k výběru lokality (město/obec), která je sídlem nebo působištěm majitele typáře v době vytvoření otisku.

Země (území) působení majitele typáře

Pole napojené na přístupové body třídy "geografický objekt" - slouží k výběru území (země), odkud majitel typáře v době vytvoření otisku pocházel. Uvádí se, pokud je to možné, název historické země (např. Čechy, Morava, Slezsko, Braniborsko, Franky, Languedoc, Burgundsko apod.) spíše než obecná moderní označení velkých územních celků (jako např. Německo, Francie apod.).

Pravost dokumentu

Pole napojené na číselník. U listin hodnoty přiřadíme na základě dosavadního diplomatického rozboru (např. v edicích) nebo aktuálního posouzení.

Pravost otisku typáře

Pole napojené na číselník. U pečetí a pečetidel přiřadíme hodnotu na základě dosavadního diplomatického rozboru listiny (např. v edicích), nebo sfragistického rozboru pečetě (pečetidla) a nebo aktuálního posouzení.

Datace vzniku / Datace vydání dokumentu

Postupuje se dle: Zápisy do polí časových údajů.

Koroborace dokumentu

Do této rubriky se zapisuje listinná formule (tzv. koroborace) ohlašující na závěr listinného formuláře ověřovací prostředky (zpravidla pečetě), jimiž získává listina právní platnost. Jestliže listina či spíše list neobsahuje koroborační formuli, uveďte „Bez koroborace“, čímž vyjádříte, že v listině skutečně koroborace chybí, a nikoliv, že jste ji pouze pominuli. Do této formule se nevypisují jména svědků.

Pokud se jedná o listinu uveřejněnou v edici (zpravidla do roku 1526), lze využít přepis dané edice. V případě novověkých textů viz Ivan Šťovíček a kol., Zásady vydávání novověkých historických pramenů z období od počátku 16. století do současnosti, Praha 2002.

Pořadí otisku

V Metodice "Pečetě" jako Počty pečetí a jejich pořadí.

Počet původních a dochovaných pečetí se uvádí na formuláři TD Listiny - viz Počet otisků

V poli „Pořadí otisku“ se uvede číslovkou pořadí pečetě v řadě původního počtu pečetí uvedených v poli „Počet otisků“ v TD Listiny. Za číslovkou se nepíše tečka jako za pořadovou číslovkou!

U otisku razítek se pole nevyplňuje.

Velikost a rozměr

Velikost - rozměr x / Velikost - rozměr y / Velikost pův. - rozměr x / Velikost pův. - rozměr y. Podrobněji viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Tvar pečet. plochy (otisku)

Pole napojené na číselník. Podrobněji viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Látka otisku

V Metodice "Pečetě" jako Pečetní látka

Pole napojené na číselník. Podrobněji viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Barva otisku

Pole napojené na číselník. Podrobněji viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Forma otisku

Uplatněno pouze u podkategorie "pečetě na dokumentech" a "pečetě - sbírkové odlitky a otisky".

Pole napojené na číselník. Podrobněji viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Připevnění

Uplatněno pouze u podkategorie "pečetě na dokumentech" a "pečetě - sbírkové odlitky a otisky".

Pole napojené na číselník. Podrobněji viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Otisk

Uplatněno pouze u podkategorie "pečetě - sbírkové odlitky a otisky" a "sbírkové otisky razítek".

Pole napojené na číselník. Podrobněji viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Typ otisku

Uplatněno pouze u podkategorie "pečetě na dokumentech" a "pečetě - sbírkové odlitky a otisky".

Pole napojené na číselník. Podrobněji viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Opis / Nápis / Exerque

Opis je textová legenda probíhající po obvodu (okraji) pečetě, resp. pečetidla, která zpravidla ohlašuje vlastníka pečetě. Text bývá oddělen od pečetního pole nebo okraje pečetě prostou linkou (popř. dvojlinkou) nebo dekorativní linkou, např. perlovcem, bodovcem, linií stylizovanou do provazce a později, od 16. století častěji, do květinového nebo vavřínového věnce, popř. jinou ozdobnou formou linie, např. římsou. Od 15. století se objevuje též text na pásce či stuze; pokud ta též probíhá po obvodu pečetidla, považujeme text na ní rovněž za opis.

Nápis je textová legenda umístěná mimo oblast obvodového opisu, tj. uprostřed v pečetním poli, a to např. na stuze nebo volně ve formě slov, ale i písmen, iniciál, monogramů, letopočtů apod. Nápis může doprovázet opis, nebo může být jediným textem na pečeti.

Exerque je textová legenda, vlastně opis, umístěný na hraně pečetě. Typicky se objevuje na mincovních pečetích (např. Přemysla Otakara II.). Tato forma opisu je převzata z francouzské sfragistiky.

Způsob psaní nápisu, opisu a exerque viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Písmo (typáře a otisky)

Pole napojené na číselník s volbami určujícími nejčastější epigrafické typy písma, přicházejícího v opisu, nápisu nebo exerque. Výběr typů je stanoven pro prostředí české, resp. středo- a západoevropského latinského okruhu. Při výskytu písma mimo tuto typologii zvolte položku „ostatní“ a slovně ji objasněte v rubrice „Poznámka“.

Analogicky postupujte i u razítek.

Jazyk

Postup dle Jazyk / Písmo - Jazyk; Pole napojené na číselník. Volba jazyka je určena jak užitými termíny označujícími pečeť (např. sigillum, peczet, siegel), tak zvláště titulaturaturami (pan, dominus; purgravius, burgraf; prepositus) a užitnými předložkami (de, z, von) před predikáty a domicily. Nezřídka přicházejí pečetě s opisy, u nichž je jazyková forma nevyhraněná. Např. je formálně latinská, ale tvar osobních jmen a syntax je česká (s´ jan de vranina). V takových případech volíme příslušnou jazykovou kombinaci, jako např. v uvedeném příkladu volbu „latina" + "čeština“.

Analogicky postupujte i u razítek.

Typ obrazu

Pole napojené na číselník. Podrobněji viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Popis pečetního obrazu

Toto editační pole je rubrikou pro detailnější individuální popis pečetního pole, který má poskytnout uživateli podrobnější informace o podobě obrazové výbavy pečetě, a to nad rámec předchozí volby „Typ pečetního obrazu“. Popis by měl být stručný, věcný a přesný. V popisu by neměly být evidovány podružné detaily, které netvoří podstatu ikonografie pečetě. Podrobněji viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Poznámka k popisu

Toto pole se v aplikaci neuplatňuje. Jakýkoliv podrobnější a zpřesňující komentář k předchozím rubrikám a volbám, se zapisuje do pole "Veřejná poznámka".

Fyzický stav (typáře a otisky)

Pole napojené na číselník s volbami určujícími charakteristiky fyzického stavu pečetě, pečetidla nebo otisku. Podrobněji viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Analogicky postupujte i u razítek.

Poškození obrazu, opisu, misky, držadla

Tato editační pole navazují na volby „Fyzický stav (typáře a otisky)“ a blíže určují místní rozsah poškození pečetě či pečetidla v jednotlivých jeho podstatných částech. Podrobněji viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Datum poslední konzervace

Uvádí se datum, kdy byla popisovaná pečeť naposledy odborně restaurována či konzervována. Zápis dle pravidel pro zápis časových údajů.

Číslo konzervačního protokolu a zpřesňující komentář k předchozím rubrikám a volbám, které zpracovatel vyplňoval k tématice konzervace a restaurace pečetí, se zapisuje do pole "Fyzický stav - popis".

Potřeba konzervace

Pole napojené na číselník s volbami určujícími stupeň potřeby konzervátorského či restaurátorského zásahu popisované pečetě, pečetidla či otisku. Podrobněji viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Edice a literatura

Nahrazuje původní skupinu polí: Název publikace, Autor/Editor a Publikace.

Původní pole "Druh publikace" se neuplatňuje.

Přístupové body - povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měly být napojen přístupový bod, pokud je znám:s

Role	Třída	Povinnost	Vysvětlení
Majitel typáře	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	vždy (validace na upozornění)	Viz Majitel typáře. Pokud není uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem anebo tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Výrobce	Korporace / Osoba/bytost	-	Výrobci odlitků / otisků typářů.
Místo vzniku jednotky popisu	geografický objekt	vždy	Místo, kde otisk vznikl (například místo zpečetění dokumentu, provedení sekundárního otisku atd.). V případě, že je popisována kopie otisku, jde o místo, kde byla kopie otisku vyrobena. Pokud není známo vůbec, nevyplňuje se.
Místo vydání	geografický objekt	-	Místo vydání dokumentu, jehož byl popisovaný originální otisk součástí. Používá se pouze, pokud se liší od místa vzniku otisku. Jde v podstatě kvůli kompatibilitě s celostátním soupisem o dublování informace, která je již uvedena u daného dokumentu (taktéž role Místa vydání). Viz v Metodice "Pečetě" jako Místo vydání listiny.
Místo vzniku předlohy popisované kopie	geografický objekt	jen u kopií otisků	Místo, kde vznikla předloha kopie (většinou originální typář či otisk)
Související entita	vše	-	Pod touto rolí je možno napojit přístupové body, jimiž charakterizujete podstatu popisované pečetě, pečetidla nebo otisku. Případné heslo je možno volit z oblasti popisu pečetního obrazu, heraldického popisu, prosopografických údajů, konzervace pečetí či libovolně jiného oboru. Je zbytečné zde psát např. „znak“ nebo „štít“, jestliže jste předtím pečeť typologicky zařadili do „Pečeť znaková, s erbovní figurou na štítu“. Je naopak žádoucí intenzivně ukládat pojmenování předmětů a erbovních figur z pečetního pole, tedy obecně důležité prvky ikonografického obsahu pečetního pole, též i výrazy titulatury, označení řemesla (např. mlynáři) apod. Správné užívání hesel zvyšuje informační hodnotu budoucí celostátní databáze a její vyhledávací možnosti.

Pokud je potřeba k určité roli zapsat více přístupových bodů, je potřeba uživatelsky přidat další řádek s totožnou rolí.

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Pozemkové knihy, urbáře a soupisy poddaných

---

Garant tematické databáze: Legnerová Hana, Mgr., archivářka SOA v Litoměřicích - archivního oddělení, tel.: +420 775 191 369, legnerova@soalitomerice.cz

Ke stažení ve formátu PDF

Vazba na Pravidla

Tematická databáze (TD) Pozemkové knihy, urbáře a soupisy poddaných vznikla z potřeby digitalizace těchto knih. V rámci požadavků na rozšířený popis spadá do Pravidel - 5.4 Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky. Pro potřeby SOA je uplatňován podrobnější zápis.

Co zapisovat?

Databáze slouží k popisu pozemkových knih, urbářů a soupisů poddaných.

Stanovení evidenční jednotky

Většinově se pozemkové knihy, urbáře a soupisy poddaných evidují jako úřední knihy - viz Pravidla – 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 3.1 Úřední knihy

Mohou ale nastat případy, kdy se daná agenda eviduje jako aktový materiál (EJ karton).

Úroveň popisu

Lze uplatnit pouze jako jednotlivost nebo teoreticky i jako část jednotlivosti (např. popis dílčího zápisu k významnému objektu či osobnosti).

Dále viz Pravidla - Příloha 1 – Příklady jednotek popisu a úrovní popisu - příklady 2.1 až 2.3

Podkategorie záznamu

U této TD se rozlišují dvě podkategorie:

• pozemková kniha - jde o evidenci převodů nemovitého, zvláště pozemkového majetku a s nimi souvisejících platů, poplatků, dluhů a jiných břemen.

• urbář - jde o soupis poddanských povinností vůči vrchnosti vyplývající z držby rustikální půdy.

• soupis poddaných – jde o evidenci poddaných po vsích a usedlostech, obsahující jméno hospodáře a jeho rodinných příslušníků či sirotků, doplněnou o další údaje (věk, příbuzenský vztah, druh obživy aj.)

Formální název

Slouží k zápisu původního názvu knihy. Nepovinný údaj. Viz Problematika názvů.

Obsah

Na prvním místě se uvádí český originální název archiválie; případně volný český překlad cizojazyčného názvu (z pole Formální název); nebo upravený český název, odvozený od českého originálního názvu, který nebyl zcela srozumitelný (z pole Formální název).

Je-li archiválie bez titulu, uvede se náhradní, odvozený z jejího obsahu (neuvádíme do hranatých závorek).

Pokud je to nutné, uvádí se dále základní obsahový popis (např., upozornění na různá vyobrazení, časové hiáty, umístění a druh indexu, způsob vedení zápisů apod.).

Díl, část, pořadí, vydání

Povinný údaj v případě, že má kniha více dílů. Např. 2. díl, II. díl. Je možno použít podle zvyklostí arabské či římské číslice s tečkou s následným vyjádřením, jestli jde o část / díl / svazek atd.

Index

Pole napojené na číselník s výběrem hodnot:

Hodnota	Vysvětlení
ano	Kniha obsahuje index.
ne	Kniha index neobsahuje.

Lokality

Povinné pole; napojené na přístupové body třídy "geografický objekt" - slouží k výběru lokalit (město/obec), které popisovaná pozemková kniha, urbář nebo soupis poddaných teritoriálně zahrnuje.

V případech, kdy není možné anebo účelné vypisovat všechny lokality, vyplní se do pole „Lokalita“ název velkostatku či statku, ke kterému se kniha vztahuje.

Množství

Nepovinný údaj. Např. 255 stran, popsáno 198 stran.

Přístupové body - doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měly být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Role entit	Typy entit	Povinnost	Vysvětlení
Autor textu	Korporace / Osoba/bytost	-	Použije se přiměřeně k významu informace.
Tvůrce výtvarné stránky	Korporace / Osoba/bytost	-	Tvůrci ozdobných prvků, kaligrafie, kreseb apod.(s výjimkou výrobců knižní vazby)
Místo vzniku jednotky popisu	Geografické objekty	K	Související
Související entita	Korporace	-	Instituce, u které byla kniha vedena.
Písař	Korporace / Osoba/bytost	-	Použije se přiměřeně k významu informace.
Výrobce	Korporace / Osoba/bytost	-	Výrobci nosiče záznamu (výrobce vazby, ručního papíru apod.).

V případě potřeby je možné přidat další role.

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Rukopisy

---

Garant tematické databáze: Legnerová Hana, Mgr., archivářka SOA v Litoměřicích - archivního oddělení, tel.: +420 775 191 369, legnerova@soalitomerice.cz

Ke stažení ve formátu PDF

Vazba na pravidla

Tematická databáze (TD) Rukopisy vznikla z potřeby digitalizace tohoto materiálu. V rámci požadavků na rozšířený popis spadá do Pravidel - 5.5 Rukopisy. Pro potřeby SOA je uplatňován podrobnější zápis.

Co zapisovat?

Databáze slouží k popisu rukopisů.

Stanovení evidenční jednotky

Správné vymezení EJ viz Pravidla – 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 3.2 Rukopisy

Na co si dát pozor?

• Některé rukopisy mohou být evidovány v kategorii Kroniky (kroniky neúřední povahy), i když z pohledu NAD budou evidovány jako rukopisy.

• Za evidenční jednotku „rukopisy“ se nepovažuje korespondence, koncepty a korekturní verze finální podoby rukopisu, poznámky, přednášky a archiválie zařaditelné do jiných evidenč­ních jednotek (například tiskem vydané divadelní hry). Pokud jsou archiválie svázány do konvolutu, považuje se za jeden rukopis celý svazek. Rukopis tvořený několika svazky nebo částmi, které tvoří z hlediska autorského záměru jeden formálně a obsahově uzavřený celek a je zpravidla spojen společným názvem, se vykazuje jako jedna evidenční jednotka.

Úroveň popisu

Rukopis lze zapsat jako složku, jednotlivost nebo teoreticky i jako část jednotlivosti.

Formální název / Název autorského díla

Viz Problematika názvů.

Obsah

Pokud není povaha díla zřejmá z titulu, uvede se charakteristika jeho obsahu, případně doplňující údaje (např. upozornění na existenci iluminací, ilustrací, vlastnické záznamy, tj. exlibris, supralibros, vložené přílohy apod.).

Díl, část, pořadí, vydání

Povinný údaj v případě, že má kniha více dílů. Např. 2. díl, II. díl. Je možno použít podle zvyklostí arabské či římské číslice s tečkou s následným vyjádřením, jestli jde o část / díl / svazek atd.

Lokality

V případě rukopisů jde o nepovinné pole, které zpracovatel vyplní přiměřeně k významu informace. Pole je napojené na přístupové body třídy "geografický objekt" - slouží k výběru lokalit (město/obec), které popisovaný rukopis teritoriálně zahrnuje.

V případech, kdy není možné anebo účelné vypisovat všechny lokality, je možné vyplnit do pole „Lokalita“ název přístupového bodu třídy „geografický objekt“, který nejlépe charakterizuje územní rozsah dané archiválie.

Pokud územní rozsah dané archiválie nelze charakterizovat žádným geografickým objektem, který by odpovídal metodice pro zakládání přístupových bodů, pole zůstane nevyplněno.

Množství

Nepovinný údaj. Např. 255 stran, popsáno 198 stran.

Přístupové body - povinné role a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měl být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Role entit	Typy entit	Povinnost	Poznámka
Autor	Korporace / Osoba/bytost	I vždy u jednotlivostí (technická validace), K (validace na upozornění)	Pokud není autor uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Tvůrce výtvarné stránky	Korporace / Osoba/bytost	-	Tvůrci ozdobných prvků, kaligrafie, kreseb apod.
Místo vzniku jednotky popisu	Geografický objekt	K (validace na upozornění)	Jde o místo vzniku archiválie. Nezaměňovat s polem Lokalita, ve kterém je zachycen územní rozsah. Pokud není uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem!
Objednatel/příjemce	Korporace / Osoba/bytost	-	Subjekty, které si dílo objednaly, nebo subjekty, jimž byly rukopisy dedikovány.
Související entita	Korporace / Osoba/bytost / Geografický objekt / Událost / Dílo/výtvor	-	Hodnoty z pole Lokalita se zde znovu neuvádějí.
Překladatel	Korporace / Osoba/bytost	-
Vlastník	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-	Vlastnictví se identifikuje pomocí supralibros, přijemeckých poznámek apod.
Písař	Osoba/bytost	-	Použije se přiměřeně k významu informace (např. u středověkých rukopisů).

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Sčítací operáty

---

Garant tematické databáze: Vladyková Markéta, Mgr. Ph.D., archivářka SOA v Litoměřicích - archivního oddělení, tel.: + 420 604 425 892; + 420 776 202 986, vladykova@soalitomerice.cz

Ke stažení ve formátu PDF

Vazba na pravidla

Tematická databáze Sčítací operáty vznikla z potřeby digitalizace sčítacích operátů. Dle pravidel spadá v rámci požadavků na rozšířený popis do Pravidla – 5.8 Archiválie evidované výhradně prostřednictvím množstevních evidenčních jednotek Pro potřeby SOA je uplatňován podrobnější zápis.

Co zapisovat?

Databáze slouží k popisu sčítacích operátů a celkových sumářů, které se k nim vztahují.

Stanovení evidenční jednotky

Sčítací operáty a celkové sumáře se evidují jako aktový materiál viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 7. Kartony a Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 8. Facikly

Na co si dát pozor?

Svázané sčítací operáty se evidují jako fascikly.

Úroveň popisu

Lze uplatnit jako složku.

Obsah

Název archiválie včetně případné bližší charakteristiky. Např. Sčítací operát / Sčítací operáty / Celkový sumář / Sčítání na lodích apod.

Lokalita

Pole je napojené na přístupové body třídy "geografický objekt". V případě sčítacího operátů či operátů slouží k výběru lokality (město/obec), v případě celkového sumáře k výběru územní jednotky (okres / soudní okres), které popisovaná archiválie teritoriálně zahrnuje.

Část lokality

Ve staré aplikaci se jednalo o povinně vyplňované pole pro:

1. lokality, které byly členěny na další části. Např. Litoměřice měly tři sčítací obvody - dóm, město a předměstí, do pole „Část lokality“ zde proto bylo vyplněno buď dóm, nebo město nebo předměstí. Liberec měl pět sčítacích obvodů Liberec I –Liberec V, do pole „Část lokality“ bylo proto vyplněn jeden z těchto obvodů atd.

2. celkový sumář

3. sčítání na lodích, kočovné společnosti, kasárna apod.

Při zpracování sčítacích operátů v ProArchiv lze všechny vyjmenované případy ošetřit zapsáním údajů do polí Obsah anebo Lokalita!

Zároveň by zpracovatelé měli postupně do polí Obsah a Lokalita přenést všechny původní informace z pole Část lokality, tj. ty, které sem byly zapsány ještě před spuštěním ProArchiv, aby mohlo být toto pole z aplikace odstraněno.

Čísla popisná

Čísla popisná od-do je třeba vyplnit v závislosti na popisu složky s digitalizáty sčítacích operátů, která je ke konkrétnímu záznamu připojena. Např. složka „224101010-0934-1921-Rumburk-AntoninovoUdoli-001-062“ obsahuje popisná čísla „001-062“, do pole „Čísla popisná“ je proto třeba zapsat „1-62“.

Soudní okres

Soudní okres k roku 1930.

Přístupové body – povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měly být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Role entit	Typy entit	Povinnost	Poznámka
Související entita	Korporace / Osoba/bytost / Geografický objekt / Událost / Dílo/výtvor	-	Přístupové body použije zpracovatel dle svého uvážení přiměřeně významu informace. Hodnoty z pole Lokalita se zde znovu neuvádějí.

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Typáře

---

Garant tematické databáze: Myšička Martin, Mgr. , vedoucí SOkA Most, tel.: +420 775 191 363, mysicka@soalitomerice.cz

Ke stažení ve formátu PDF přímo u jednotlivých podkategorií.

Vazba na Pravidla

Tematická databáze (TD) Otisky typářů v rámci požadavků na rozšířený popis spadá do Pravidel - 5.7 Typáře a jejich otisky

Pravidla v této oblasti vycházejí z metodiky vydané v roce 1996 pro účely celostátního soupisu pečetí, pečetidel a otisků (Růžek Vladimír: Pečetě. Diferenční příručka pro přechod z programu Pečetě (AS MV ČR) do programu Pečetě (Bach systems s. r. o.). Program pro evidenci a rešerše ze sfragistického materiálu (pečetě, pečetidla a sbírkové odlitky), Praha 2011, 61 s.).

Došlo však k nutným úpravám textu, aby odpovídal funkcionalitám aplikace ProArchiv a NZP. Pokud chcete studovat celý obsah v původní tištěné podobě, využijte odkaz na stažení (formát pdf).

Aplikace umožňuje rovněž popis razítek a otisků razítek. Metodicky se uplatňuje analogie s pečetidly a jejich otisky. Mnohé položky však nejsou u razítek a jejich otisků uplatňovány!

Pojmy byly upraveny do obecnější podoby:

• pečeť → otisk typáře
• pečetidlo → typář
• listina → dokument apod

Co zapisovat?

Databáze slouží ke katalogizaci typářů - pečetidel a razítek (viz podkategorie záznamu).

Stanovení evidenční jednotky

Vymezení otisku typářů z hlediska evidenčních jednotek viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 6. Typáře a jejich samostatné otisky.

Úroveň popisu

Lze uplatnit pouze jako složku, jednotlivost nebo čistě teoreticky část jednotlivosti.

Dále viz Pravidla - Příloha 1 – Příklady jednotek popisu a úrovní popisu - příklady 5.1 až 5.4.

Jednotlivé rubriky se vyplňují pro všechny podkategorie, není-li uvedeno jinak. Údaje se doplňují pouze tehdy, pokud materiál dané informace obsahuje. Je třeba mít na paměti, že databáze vychází z metodiky pro středověký a raně novověký materiál, proto v případě novodobých razítek a jejich otisků postupujeme adekvátně k významu materiálu. Pokud razítka vyplňujeme jako složku, mnohé rubriky nelze z povahy věci vyplnit.

Podkategorie záznamu

U této TD se rozlišují dvě podkategorie:

• pečetidlo - tvoří samostatnou dílčí evidenční jednotku "pečetidlo (razidlo, raznice apod.)" - viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 6. Typáře a jejich samostatné otisky - 6.1 Pečetidlem (razidlem, raznicí apod.).

STÁHNOUT KOMPLETNÍ METODIKU

• razítko - Tvoří samostatnou dílčí evidenční jednotku "razítko" - viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 6. Typáře a jejich samostatné otisky - 6.2 Razítkem.

STÁHNOUT KOMPLETNÍ METODIKU

Většina polí je společná s Otisky typářů, proto zde budou zmíněna jen pole, která se u otisků neuplatňují:

Materiál typáře

Pole napojené na číselník s výběrem voleb charakterizujících materiál, z něhož je pečetidlo vyrobeno. Jsou uvedeny všechny nejobvyklejší materiály – kovy, slitiny, kámen.

Analogicky postupujte i u razítek (doplněna hodnota "plast").

Forma typáře

Pole napojené na číselník s výběrem voleb určujících formu vnějšího uzpůsobení typáře. Volby, které se nabízí viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Držadlo

Pole napojené na číselník s výběrem voleb určujících tvar držadla pečetní desky / razítkovací plochy. Volby, které se nabízí viz metodika příslušné podkategorie záznamu

Popis typáře

Toto editační pole je rubrikou pro detailnější individuální popis pečetidla a zvláště jeho pečetní desky, který má poskytnout uživateli podrobnější informace o fyzické podobě pečetidla a jeho obrazové výbavě, a to nad rámec předchozí volby „Typ pečetního obrazu“ či, jestliže to okolnosti vyžadují, je třeba rozšířit popis nad rámec předdefinovaných voleb v menu „Tvar pečetní plochy“, „Forma pečetidla“, „Držadlo“. Popis by měl být stručný, věcný a přesný. V popisu by neměly být evidovány podružné detaily, které netvoří podstatu ikonografie pečetidla a jeho fyzické podoby. Pozornost je třeba věnovat celkové charakteristice obrazu na pečetní desce a evidenci jeho podstatných reálií. Např. předmětům, objektům a znakům. Znaky se popisují stručně podle heraldických pravidel. Pozor! Obraz na pečetidle popisujte podle jeho otisku, tedy ze stanoviska pozorovatele, který hledí na hotovou pečeť a nikoliv na negativní rytbu pečetidla.

Analogicky postupujte i u razítek.

Velikost a rozměr

Velikost - rozměr x / Velikost - rozměr y / Výška typáře

U typářů pro míry typářů postupujeme analogicky jako pro míry otisku typářů. Velikostí se zde rozumí míry pečetní desky/plochy pro otisk: Do rubriky „Velikost - rozměr x“ vypište číslovku, vyjadřující buď skutečnou dochovanou velikost průměru pečetního pole/pole pro otisk u okrouhlé pečetě nebo pečetní desky pečetidla nebo výšku u ostatních tvarů. Do rubriky „Velikost - rozměr y“ vypište číslovku, vyjadřující skutečnou dochovanou šířku pečetních polí u pečetí či pečetidel štítových, zašpičatěle oválných, oválných nebo vícehranných. Rozměry se udávají v milimetrech.

Do rubriky „Výška typáře“ se udává rozměr mezi plochou pečetní desky, která vytváří pečetní otisk, a vrcholem držadla pečetidla. Rozměr se rovněž udává v milimetrech.

Analogicky postupujte i u razítek.

Poškození držadla

Viz Poškození obrazu, opisu, misky, držadla.

Přístupové body - povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měly být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Role	Třída	Povinnost	Vysvětlení
Majitel typáře	Korporace / Osoba/bytost	vždy (technická validace)	Viz Majitel typáře. Pokud není uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem anebo tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Výrobce	Korporace / Osoba/bytost	-
Tvůrce výtvarné stránky	Korporace / Osoba/bytost	-
Místo vzniku jednotky popisu	geografický objekt	vždy	Pokud není známo vůbec, nevyplňuje se.
Místo vzniku předlohy popisované kopie	geografický objekt	jen u kopií typářů	Místo, kde byla vyrobena předloha kopie typáře.
Související entita	vše	-	Pod touto rolí je možno napojit přístupové body, jimiž charakterizujete podstatu popisované pečetě, pečetidla nebo otisku. Případné heslo je možno volit z oblasti popisu pečetního obrazu, heraldického popisu, prosopografických údajů, konzervace pečetí či libovolně jiného oboru. Je zbytečné zde psát např. „znak“ nebo „štít“, jestliže jste předtím pečeť typologicky zařadili do „Pečeť znaková, s erbovní figurou na štítu“. Je naopak žádoucí intenzivně ukládat pojmenování předmětů a erbovních figur z pečetního pole, tedy obecně důležité prvky ikonografického obsahu pečetního pole, též i výrazy titulatury, označení řemesla (např. mlynáři) apod. Správné užívání hesel zvyšuje informační hodnotu budoucí celostátní databáze a její vyhledávací možnosti.

Pokud je potřeba k určité roli zapsat více přístupových bodů, je potřeba uživatelsky přidat další řádek s totožnou rolí.

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Video a audio záznamy

---

Garant tematické databáze: Jakubec Pavel, Mgr., vedoucí SOkA Semily, tel.: +420 775 191 364, jakubec@soalitomerice.cz

Ke stažení ve formátu PDF

Vazba na Pravidla

Tematická databáze (TD) Video a audio záznamy v rámci požadavků na rozšířený popis spadá do Pravidel - 5.13 Kinematografické filmy a 5.14 Zvukové archiválie. Pro potřeby SOA je uplatňován podrobnější zápisu.

Co zapisovat?

Databáze slouží k popisu zvukových a kinematografických archiválií.

Popis dokumentů se váže vždy k originálu archiválie. Toto je potřeba si uvědomit převážně u popisu technických parametrů vzhledem k uskutečněné digitalizaci analogových filmů. Nepopisujeme zde formáty digitálních reprodukcí původních analogových filmů, ale přímo analogové originály. V databázi by měly být evidovány pouze dokumenty, které jsou archiváliemi (v evidenci NAD).

Stanovení evidenční jednotky

Správné vymezení fotografických archiválií viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 11. Kinematografické filmy a 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 12. Zvukové archiválie.

Na co si dát pozor?

Dílčí EJ "Kinematografické filmy":

Viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 11. Kinematografické filmy

Hlavní evidenční jednotka se dělí na dílčí evidenční jednotky podle zpracovanosti. Pro nezpracované je určující kategorií nosič: filmový pás, jiný nosič analogových jednotek a nosič digitálního záznamu. Pro zpracované je to výhradně kinematografický záznam nebo kinematografické dílo na nosiči či bez.

V archivních souborech máme obvykle dochované tzv. distribuční (promítací) kopie, vyrobené obvykle po dokončení filmového díla, a to z důvodu poškozování filmového pásu při promítání. Jedná se o kinematografické dílo/záznam. Pokud je rozděleno na více částí na vlastních filmových pásech, jedná se o jednu ev. jednotku na příslušném počtu pásů.

Může nastat situace, kdy máme dochovánu kopii filmového díla/záznamu na filmovém pásu bez zvukové stopy a zvlášť záznam zvuku na magnetofonovém pásku různé šíře. Jedná se opět o jednu ev. jednotku. Je nezbytné uvést počet filmových pásů a magnetofonových pásků.

Kinematografické filmy jsou evidenční jednotka označující audiovizuální, případně pouze obrazové záznamy uspořádané v souvislém sledu na pásu fotografického filmu nebo v datovém souboru, které při projekci vyvolávají dojem pohybu.

U nezpracovaných archiválií se uvádějí počty následujících typů evidenčních jednotek (pole Evidenční jednotka + počet):

1. filmové pásy (případně počet zvukových a kombinovaných pásů). Pokud jsou v archivním souboru filmy s různou šíří, zapisují se vzhledem k možnosti jejich zpřístupnění do samostatných dílčích evidenčních jednotek (např. filmové pásy A – 8 mm, filmové pásy B – 16 mm)

2. jiné nosiče analogových záznamů

3. nosiče digitálních záznamů (CD, DVD aj.)

U zpracovaných archiválií se uvádějí počty následujících typů evidenčních jednotek (pole Evidenční jednotka + počet):

1. kinematografické (audiovizuální, filmové) dílo - dramaturgicky nebo jinak blíže specifikovaný obrazový či zvukově obrazový záznam (analogový i digitální), zejména přesně ohraničený (má např. začátek a konec). Na nosiči je dílo zaznamenáno v logickém celku, čímž se rozumí jeho konečná podoba (i když se např. nedochovala zvuková složka).
2. kinematografický (audiovizuální, filmový) záznam – jakýkoli záznam obrazu či obrazu a zvuku, který při projekci vyvolává dojem souvislého pohybu bez ohledu na podobu nosiče a způsob záznamu.

​ U zpracovaných archiválií se uvádí počet kinematografických děl a dalších kinematografických záznamů zvlášť v analogové a digitální podobě. Kinematografická díla a záznamy v digitální podobě se uvádějí zvlášť uložené na přenosných výměnných datových nosičích a mimo tyto nosiče, neboť u kinematografických digitálních záznamů na nosiči není jejich velikost vždy zjistitelná, zatímco u digitálních záznamů bez nosiče je zjistitelná vždy. U záznamů v digitální podobě se uvádí jejich velikost v bytech. Šíře filmových pásů se uvádí v poznámce (zde pole Druh film. nosiče). Jestliže jsou v archivním souboru kinematografické záznamy na nosičích s různou šíří, zapisují se jako samostatné evidenční jednotky.

​ U nezpracovaných digitálních kinematografických děl a digitálních kinematografických záznamů bez nosiče, které jsou identifikovatelné, se uvádí jejich počet. Pokud není počet děl (záznamů) patrný, nebo jsou součástí většího digitálního celku, evidují se jako digitální dataset.

​ Distribuční (promítací) kopie vyrobené po dokončení filmového díla z důvodu poškozování filmového pásu při promítání jsou kinematografické dílo/záznam. Pokud je rozděleno na více částí na samostatných filmových pásech, jedná se o jednu evidenční jednotku na příslušném počtu pásů.

​ Je-li dochována kopie filmového díla/záznamu na filmovém pásu bez zvukové stopy a záznam zvuku zvlášť na magnetofonovém pásku různé šíře, jedná se o jednu evidenční jednotku s tím, že uvádíme počet filmových pásů a magnetofonových pásů.

Dílčí EJ "Zvukové archiválie":

Viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 12. Zvukové archiválie

Zvukové archiválie obsahují jakýkoli zvukový záznam v analogové či digitální podobě uložený na záznamovém médiu (bez ohledu na jeho vnější podobu) nebo v datovém souboru.¹¹

U nezpracovaných archiválií se uvádějí počty následujících typů evidenčních jednotek (pole Evidenční jednotka + počet):

1. fonografický váleček je zvukový nosič (přepisovatelný i nepřepisovatelný) z kovu, pryskyřice, celuloidu, gumy, vosku nebo z plastu v podobě dutého válce
2. fonografické dráty (fonodráty) jsou přepisovatelné zvukové nosiče v podobě kovového drátu navinutého na cívce
3. gramofonová deska je nepřepisovatelný zvukový nosič v podobě tenké kruhové desky z vulkanizované gumy, šelaku nebo plastu, na němž je zvuk zaznamenán mechanicky ve formě spirálovité drážky
4. matrice je zvukový nosič v podobě kovového disku, který zpravidla slouží k výrobě raznic pro lisování gramofonových desek
5. magnetofonová páska je přepisovatelný zvukový nosič v podobě pásky (obvykle z plastu) navinuté na cívce nebo středovce, jejíž povrch je pokryt magnetizovanou vrstvou umožňující záznam zvuku
6. audiokazeta je přepisovatelný zvukový nosič v podobě pásky (obvykle z plastu) zabudované do ochranného pouzdra (kazety), jejíž povrch je pokryt magnetizovanou vrstvou umožňující záznam zvuku. Sem se řadí i audiokazety s digitálním záznamem zvuku (DAT)
7. kompaktní disk je přepisovatelný i nepřepisovatelný zvukový nosič v podobě disku z plastu umožňující digitální záznam zvuku

U zpracovaných archiválií se uvádějí počty následujících typů evidenčních jednotek (pole Evidenční jednotka + počet):

1. zvukové dílo je dramaturgicky nebo jinak specifikovaná zvuková nahrávka (zvukový záznam) zejména přesně ohraničená (např. má název, začátek a konec) tak, aby mohla sloužit určitému účelu. Obvykle je dílo zaznamenáno na nepřepisovatelném médiu, které může být hromadně šířeno (komerčně nebo účelově)
2. zvukový záznam, též zvuková nahrávka, je jakýkoli zvuk zachycený na zvukovém nosiči

U zpracovaných archiválií se uvádí počet zvukových děl a dalších zvukových záznamů, a to zvlášť v analogové a zvlášť v digitální podobě. Počet zvukových záznamů se uvádí u jednotlivých evidenčních jednotek vymezených podle typu nosičů.

​ Zvuková díla a záznamy v digitální podobě se uvádějí zvlášť na uložené na přenosných datových nosičích a mimo tyto nosiče. U digitálních zvukových záznamů se uvádí velikost v bytech.

​ U nezpracovaných digitálních zvukových děl a digitálních zvukových záznamů bez nosiče, které jsou zjevně identifikovatelné, se uvádí jejich počet. Pokud není počet děl (záznamů) tohoto druhu patrný, nebo jsou součástí většího digitálního celku, evidují se jako digitální dataset.

Úroveň popisu

Lze uplatnit jako složku, jednotlivost nebo část jednotlivosti.

Dále viz Pravidla - Příloha 1 – Příklady jednotek popisu a úrovní popisu - příklady 11 a 12.

Upozornění

Určení správné úrovně popisu se může jevit jako komplikované. Věnujte tomu proto zvýšenou pozornost.

Ukázky z pravidel jsou závazné a vhodné pro zpracování v rámci pořádání archivního souboru, pokud se bude evidovat video nebo audio dokument pouze v TD, tuto úrovňovost nelze uplatnit - viz Veřejná poznámka.

Podkategorie záznamu

U této TD se rozlišují dvě podkategorie:

• kinematografické filmy - vymezení v souladu s hlavní evidenční jednotkou "kinematografické filmy" - viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 11. Kinematografické filmy

• zvukové archiválie - vymezení v souladu s hlavní evidenční jednotkou "zvukové archiválie" - viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 12. Zvukové archiválie

Evidenční jednotka + počet

Upozornění

Určení správné dílčí evidenční jednotky se může jevit jako komplikované. Věnujte tomu proto zvýšenou pozornost. Je zde zásadní rozdíl mezi nezpracovaným a zpracovaným materiálem.

Původní/jiné označení

Jako typy pro jiné označení byly naimportovány původní pole Další evidenční údaje a Evidenční číslo listu. Slouží k případnému upřesnění evidenčních údajů s ohledem na dřívější praxi.

Datace vzniku

Jde o datum vzniku (výroby) díla/záznamu. Rok výroby (respektive dokončení) je obvykle uveden buď v titulcích, nebo napsán na filmovém pásu, obalu či v přiloženém aktovém materiálu. Výjimečně tvoří datum výroby přesně i den a měsíc zhotovení.

Jiné datace

Slouží k dalšímu datování – např. časovému rozmezí, v němž byl obraz zachycován na filmový pás, nebo zvuk na magnetofonovou pásku. Používá se, pokud je nutné odlišit dataci pořizování záznamu od datace vzniku konečného díla nebo některé z jeho verzí, či od pořízení popisované kopie.

Formální název / Název autorského díla

Viz Problematika názvů.

Uvádí se název audiovizuálního či zvukového dokumentu, který je uveden přímo v titulcích, nebo napsán na filmovém pásu, obalu, či přiloženém aktovém materiálu. V případě odchylek je jako výchozí považován ten, který je uveden v titulcích. Pokud film nemá titulky, je zde uvedeno „bez názvu“ a opsán popis z filmového pásu či obalu. Není-li název žádný, charakterizuje film či zvukový záznam až jeho obsah.

Obsah

Pole pro podrobnější popis obsahu dokumentu.

Druh film. nosiče

Uplatňuje se pouze u podkategorie "kinematografické filmy".

Pole napojené na číselník s volbami:

Hodnota	Vysvětlení
filmový pás – 16 mm, negativní12
filmový pás – 16 mm, pozitivní
filmový pás – 35 mm, negativní
filmový pás – 35 mm, pozitivní
filmový pás – 8 mm, negativní
filmový pás – 8 mm, pozitivní
filmový pás – jiný	atypické formáty jako 9 a 9,5 mm
videokazeta13	VHS, Video8, Hi8, Betamax, Betacam aj.
digitální nosič – CD-R
digitální nosič – DVD+-R
digitální nosič – DV páska	DV, D-VHS, Digital8 aj.
digitální nosič – Blu-ray (BD)
digitální nosič – jiný
digitální nosič – paměťová karta
jiný
nezjištěno
nelze určit

Materiál film. pásu

Uplatňuj se pouze u podkategorie "kinematografické filmy".

Pole napojené na číselník s volbami:

Hodnota	Vysvětlení
nitrát celulózy	Trinitrát celulózy (nitrocelulóza) – nejstarší. Nevýhoda: snadná vznětlivost, vysoce hořlavá (u nás zakázána od roku 1961).
acetát	Diacetát a triacetát celulózy – odolá teplotě 300°C aniž by začal hořet po dobu 10min. Má minimální smrštivost. Je méně odolný než polyester.
polyester	Polyethylen teraftalát (polyester) – Nejnovější z předchozích materiálů. Extrémně odolný.
- (nejedná se o film. pás)	Pokud se nejedná o filmový pás.
jiný
nezjištěno
nelze určit

Nejste-li si jisti, konzultujte toto pole s restaurátorskou dílnou.

Formát videostopy

Uplatňuje se pouze u podkategorie "kinematografické filmy".

Pole napojené na číselník s volbami:

Hodnota	Vysvětlení
analogový	filmový pás, VHS aj.
MPEG-1	digitální video kodek (VCD)
MPEG-2	digitální video kodek (DVD, SVCD)
MPEG-4 ASP	digitální video kodek (DivX, Xvid, MOV)
H.264 (MPEG-4 AVC)	digitální video kodek (HD video, MP4)
H.265 (HEVC)	digitální video kodek (High Efficiency Video Coding - HEVC)
WMV	digitální video kodek - Windows Media Video
Dirac	digitální video kodek (původní vývoj pod BBC)
HuffYUV	digitální video kodek (vývoj do 2002)
RealVideo	digitální video kodek
Theora	digitální video kodek, součást projektu Ogg
jiný
nezjištěno
nelze určit

Formát audiostopy

Uplatňuje se pouze u podkategorie "kinematografické filmy".

Pole napojené na číselník s volbami:

Hodnota	Vysvětlení
COM MAG	analogový, kombinovaný záznam zvuku a obrazu s magnetickým záznamem zvuku. Filmový pás obsahuje jednak obrazová pole, jednak je na jednom okraji magnetická stopa zvuku (souvislý hnědý proužek).
COM OPT	analogový, kombinovaný záznam zvuku a obrazu s optickým záznamem zvuku. Filmový pás obsahuje jednak políčka s obrazem, jednak je na jednom okraji optická stopa zvuku (dva až tři tenké světlé proužky nebo jeden rozkmitaný světlý proužek na tmavém podkladě).
SEP MAG	analogový, filmový pás s obrazem (bez zvuku) + separátní záznam zvuku s magnetickým záznamem zvuku. Filmový pás obsahuje pouze na jednom okraji magnetickou stopu zvuku (souvislý hnědý proužek), nebo je tato stopa přes celou šířku filmového pásu (převážně u filmového nosiče šířky 16 mm).
SEP OPT	analogový, filmový pás s obrazem (bez zvuku) + separátní záznam zvuku s optickým záznamem zvuku. Filmový pás obsahuje pouze na jednom okraji optickou stopu zvuku (dva až tři tenké světlé proužky nebo jeden rozkmitaný světlý proužek na tmavém podkladě).
MUTE	analogový, pouze filmový pás s obrazem, tzn. němý film
AAC	digitální, pokročilý formát ztrátové komprese zvuku, vyvinut jako následovník formátu MP3
AC-3	digitální, též Dolby Digital, standard kódování zvukové stopy pro ztrátovou kompresi zvuku
Apple Lossless	digitální formát kódování audia vyvinutý společností Apple Computer pro bezztrátovou kompresi zvuku
ATRAC	digitální formát ztrátové komprese zvuku vyvinutý na podobné bázi jako MP3, navržen pro zařízení používající minidisky
FLAC	digitální, otevřený, bezztrátový kodek, nachází uplatnění v archivaci zvukových záznamů, nedochází při něm k degradaci kvality14
MP3	digitální ztrátový formát kódování audia, při zachování vysoké kvality umožňuje zmenšit velikost zvukových souborů v CD kvalitě přibližně na desetinu, u mluveného slova podává horší výsledky než u hudby
Vorbis	digitální ztrátový audio formát, který se měl stát náhradou MP3
WAV	digitální zvukový formát Waveform vytvořený společnostmi IBM a Microsoft pro ukládání zvuku na PC, obsahuje zpravidla nekomprimovaný jedno- nebo vícekanálový zvuk, často shodný se záznamem na audio CD
WMA	digitální formát komprese zvuku vyvinutý jako součást Windows Media15
více zvukových stop	Poté rozepsat v technické poznámce!
jiný

Barevnost

Uplatňuje se pouze u podkategorie "kinematografické filmy".

Pole napojené na číselník s následujícími volbami: černobílý; barevný; nezjištěno; nelze určit.

Prostorové vyjádření zvuku

Pole napojené na číselník s následujícími volbami: mono; stereo; prostorový zvuk; bez zvuku; nezjištěno; nelze určit.

Metráž

Uplatňuje se pouze u podkategorie "kinematografické filmy".

Viz Pravidla- 5.2.4 Rozměry, hmotnost, velikost, množství - Příklady ke zvukovým a filmovým záznamům na analogových nosičích.

Uvede se např. metráž 50 m, šířka pásu 16 mm nebo metráž 1. dílu 590,6 m, metráž 2. dílu 186 m, šířka pásu 35 mm.

Časová délka záznamu

Viz Pravidla - 5.13.1 Délka filmového záznamu a 5.14.1 Délka zvukového záznamu

Časová délka filmového záznamu se uvede ve formátu hh:mm:ss. Používá se pouze u kinematografických záznamů v digitální podobě.

Časová délka zvukového záznamu se uvede ve formátu hh:mm:ss.

Druh zvuk. nosiče

Uplatňuje se pouze u podkategorie "zvukové archiválie".

Pole napojené na číselník s volbami:

Hodnota	Vysvětlení
gramofonová deska (LP-33)	long play – průměr 30 cm, rychlost přehrávání 33 ot./min
gramofonová deska (EP-45)	extended play - průměr 30 cm, rychlost přehrávání 45 ot./min
gramofonová deska (SP-45)	single play - průměr 17 cm, rychlost přehrávání 45 ot./min
gramofonová deska (78)	starý typ, rychlost přehrávání 78 ot./min
magnetofonový pás
audiokazeta (AC)	magnetofonová kazeta
digitální nosič
mikrokazeta	používáno v diktafonech apod.
jiný

Materiál zvuk. nosiče¹⁶

Uplatňuje se pouze u podkategorie "zvukové archiválie".

Pole napojené na číselník s volbami:

Hodnota	Vysvětlení
šelak	starší typ gramofonové desky (v ČSSR do 1968, ve světě cca do 1950), lámavý
vinyl	novější typ gramofonové desky
AC Typ - I Ferric17	audiokazeta - nepoužívanější / nejrozšířenější typ
AC Typ - II Chrome	audiokazeta
AC Typ - III Ferrochrome	audiokazeta - užívaný krátce
AC Typ - IV Metal	audiokazeta - nejkvalitnější typ
- (nejedná se o analogový záznam)	u digitálních záznamů se neurčuje
nezjištěno
nelze určit

Formát zvuk. záznamu

Uplatňuje se pouze u podkategorie "zvukové archiválie".

Pole napojené na číselník s volbami:

Hodnota	Vysvětlení
analogový
WAV18	digitální
MP3	digitální
AAC	digitální
AC-3	digitální
WMA	digitální
Vorbis	digitální
Apple Lossless	digitální
ATRAC	digitální
FLAC	digitální
jiný
nezjištěno
nelze určit

Jazyk

Uvádí se jazyková verze dokumentu s možností kombinace.

Technická poznámka

Slouží k doplnění informací o technice záznamu nebo nosiči, které nemohly být uvedeny v jiných polích napojených na číselníky.

Nepovinně lze uvést též informace o obalu, čímž se rozumí kotouč, na který je filmový nebo zvukový pás navinut, a krabice do které je (nebo před uspořádáním byl) uložen.

Fyzický stav

Pole napojené na číselník. Hodnotí se pouze kvalita nosiče!

Fyzický stav - popis

Slouží pro detailní textový popis fyzického stavu. Zvlášť se popisuje stav (kvalita) obrazu a zvuku a zvlášť stav nosiče.

Kvalita obrazu a zvuku se zjišťuje při přehrávání digitální reprodukce filmu na nosiči CD, DVD nebo je uvedená na obalu či přiloženém aktovém materiálu [z toho nevyplývá, zda se kvalita analogových záznamů má hodnotit z pořízené digitální kopie či z originálu, což je často vzhledem k absenci starší techniky nemožné – digitalizace ale nezaručuje, že během ní nedošlo právě ke zhoršení kvality!]. Obraz může být tmavý, neostrý, málo kontrastní, zvuk může trpět absencí výšek (např. u audiopásek) nebo naopak jejich dominancí (např. v kompresních digitálních formátech) apod.

Stav nosiče může být ovlivněn slepkami, může mít potrhanou perforaci (děrování), či být napaden plísněmi, poškozen rýhami apod.

Kvalita je definována mírou opotřebení nosiče, fyzické poškození nevhodnou manipulací, stářím a způsobem skladování.

Existence kopií JP - popis

Pole pro zápis identifikačních údajů o nosiči kopie/reprodukce za předpokladu, že se jedná o kopii digitální.

Pokud je k dispozici analogová kopie, je nutné to zdůraznit a uvést i případné technické parametry této reprodukce.

Veřejná poznámka

Prostor pro údaje o existenci totožných kopií, kopiích filmu s komentářem v jiném jazyce apod.

Aktový materiál přiložený k filmovému či zvukovému záznamu (kontrolní list výrobce, záznamy o technických kontrolách fyzického stavu, text komentáře atd.) se uvede v jiných úrovních popisu archivního souboru.

Přístupové body - povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měl být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Role entit	Typy entit	Povinnost	Vysvětlení
Produkční společnost/producent	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	I, K	Subjekty, které tvorbu financovaly. Pokud není známo, neuvádí se.
Objednatel/příjemce	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-	Zde subjekty, které si vytvoření filmových záznamů objednaly ve vztahu zákazník – dodavatel, nebo subjekty, jimž byly filmové záznamy dedikovány. Analogie s polem Původce ve starých pořádacích aplikacích.
Distributor	Korporace / Osoba/bytost	-
Režisér	Osoba/bytost	I, K (technická validace)	Pokud není režisér uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Scenárista	Osoba/bytost	I, K (technická validace)	Pokud není scenárista uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Kameramani	Osoba/bytost	I, K u kinemat. filmů (technická validace)	Pokud není kameraman uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Autor námětu	Korporace / Osoba/bytost	I, K (technická validace)	Pokud není autor námětu uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Autor dialogu	Korporace / Osoba/bytost	-	Pokud není známo, neuvádí se.
Autor hudby/skladatel	Korporace / Osoba/bytost	I, K	Původní i použité hudby včetně autorů textové složky. Pokud není známo, neuvádí se.
Autor textové složky/textař	Korporace / Osoba/bytost
Autor komentáře	Korporace / Osoba/bytost	- (pouze kinemat. filmy)
Autor choreografie/choreograf	Korporace / Osoba/bytost	- (pouze kinemat. filmy)
Autor triků a speciálních efektů	Korporace / Osoba/bytost	-
Interpret hudby	Korporace / Osoba/bytost	-	Včetně dirigentů.
Tvůrce výtvarné stránky	Korporace / Osoba/bytost	-	Tvůrci výpravy, kostýmů, architekti atd. Dále tvůrci plakátů, obalů DVD apod., pokud nejsou tyto jednotky popisovány samostatně.
Dramaturg	Osoba/bytost	- (pouze kinemat. filmy)
Odborná spolupráce	Korporace / Osoba/bytost	- (pouze kinemat.filmy)
Střih/střihač	osoba/korporace	-
Zvuk/zvukař	osoba/korporace	-
Účinkující	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-	Korporace – soubory včetně divadelních, hudebních, tanečních, šermířských, kaskadérských atp. Fyzické osoby – herci, dabéři, dubléři, tanečníci, zpěváci, moderátoři, reportéři, redaktoři, respondenti, soutěžící atd.
Překladatel	Korporace / Osoba/bytost	-
Zpracovatel nosiče záznamu	Korporace / Osoba/bytost	-	Filmové laboratoře, postprodukční společnosti apod.
Výrobce nosiče záznamu	Korporace / Osoba/bytost	-	Výrobci filmových pásů apod.
Místo natáčení	geografický objekt	-	Lokace, na nichž se natáčelo.
Místo výroby jednotky popisu	geografický objekt	-
Související entita	vše	-

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

6 Metodika pro ostatní kategorie záznamů

Myšleny jsou tímto záznamy (kategorie záznamů), které nejsou označeny jako tematické databáze.

Níže jsou uvedena specifika dle jednotlivých kategorií (ne všech). Mimo ně se postupuje podle Pravidel a celostátní metodiky AS apod.

Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky

Garant kategorie: bez garanta

Vazba na pravidla

Kategorie Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky spadá dle Pravidel v rámci požadavků na rozšířený popis do Pravidel - 5.4 Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky.

Co zapisovat?

Kategorie slouží k popisu úředních knih, registraturních pomůcek a kartoték, které nelze zařadit do TD Evidence, TD Kroniky, TD Městské knihy, TD Obchodní a živnostenské rejstříky nebo TD Pozemkové knihy, urbáře a soupisy poddaných.

Stanovení evidenční jednotky

Z hlediska vymezení evidenčních jednotek platí pro úřední knihy viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 3.1 Úřední knihy, pro registraturní pomůcky viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 4.2 Indexy a pro kartotéky viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 5. Kartotéky

• Do této kategorie spadají i knihy v nesvázaných složkách-volných listech (nejčastěji se jedná o zápisy z rady a pléna NV). Tyto knihy se evidují dle zásady jedna kniha = jeden rok, pokud netvoří souvislou číslovanou řadu, nebo z důvodu malého množství dochovaných zápisů není účelné vykazovat každý ročník zvlášť.

• Rejstříky k úředním knihám (nikoli ke spisům) se vykazují v rámci evidenčních jednotek jako úřední knihy. Přílohy k úředním knihám se evidují spolu s úřední knihou, pokud nemají charakter jiné jednotliviny (např. vázaná příloha k pamětní knize). Připojený aktový materiál se eviduje prostřednictvím množstevních evidenčních jednotek.

• Jako evidenční jednotka podací protokoly se zařazují rovněž rejstříky z činnosti justiční správy a dalších odvětví veřejné správy sloužící k evidenci spisové agendy.

• Kartotékou se rozumí soubor systematicky seřazených (!!!) samostatných listů obsahujících informace k určité agendě či tématu a vedených obvykle v předepsané nebo účelově vytvořené formě.

• V evidenci NAD se uvádí počet kartotéčních zásuvek či krabic. Pokud se v jedné zásuvce nachází více druhů kartoték, jedná se o jednu evidenční jednotku. Analogicky, nachází-li se v jedné úřední knize oddělené zápisy k více druhům agendy, jedná se stále o jednu úřední knihu.

• Evidenční pomůcka (podací protokol, indexy apod.) v podobě kartotéky je evidována jako příslušná jednotlivina.

Na co si dát pozor?

U všech úředních knih a registraturních pomůcek do roku 1850 se uvádí i formální popis knihy – původní název (je-li dochován, zapisuje se do pole Formální název), rozměry, vazba, jazyk (pokud to nevyplývá z originálního názvu), fyzický stav.

Úroveň popisu

Úřední knihy a registraturní pomůcky lze zapsat jako jednotlivost nebo teoreticky i jako část jednotlivosti, kartotéku jako jednotlivost, resp. část jednotlivosti.

Typ

Pole napojené na číselník s volbami:

Hodnota	Vysvětlení
spolkový katastr
třídní výkaz
nezjištěno	nepředpokládá se praktické využití
nelze určit	nepředpokládá se praktické využití

Hodnoty číselníku lze po dohodě s administrátory dále doplňovat. Hodnota by vždy měla zastřešit větší skupinu archiválií a usnadnit jejich vyhledávání napříč archivy jak přímo v ProArchiv (funkce Rozšířený výběr), tak ve Vademecu (Fulltext/Specifický výběr).

Přístupové body – povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měly být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Role entit	Typy entit	Povinnost	Vysvětlení
Autor textu	Korporace / Osoba/bytost	-	Použije se přiměřeně k významu informace.
Tvůrce výtvarné stránky	Korporace / Osoba/bytost	-	Tvůrci ozdobných prvků, kaligrafie, kreseb apod.(s výjimkou výrobců knižní vazby)
Místo vzniku jednotky popisu	Geografický objekt	K	Jde o místo vzniku archiválie. Nezaměňovat s polem Lokalita, ve kterém je zachycen územní rozsah. Pokud není uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem!
Související entita	Korporace	-	Instituce, u které byla kniha, registraturní pomůcka nebo kartotéka vedena.
Písař	Osoba/bytost	-	Použije se přiměřeně k významu informace.
Výrobce	Korporace / Osoba/bytost	-	Výrobci nosiče záznamu (výrobce vazby, ručního papíru apod.).

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Aktový materiál

Garant tematické databáze: bez garanta

Vazba na pravidla

Kategorie Aktový materiál spadá dle Pravidel v rámci požadavků na rozšířený popis do Pravidel - 5.8 Archiválie evidované výhradně prostřednictvím množstevních evidenčních jednotek.

Co zapisovat?

Kategorie slouží k popisu aktového materiálu, který nelze zařadit do TD Evidence nebo TD Sčítací operáty.

Stanovení evidenční jednotky

Z hlediska vymezení evidenčních jednotek platí pro aktový materiál viz Pravidla – 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 7. Kartony a Pravidla – 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 8. Facikly

Úroveň popisu

Aktový materiál lze zapsal jako složku.

V případě, že složka aktového materiálu obsahuje jednotlivosti typu mapy, technické výkresy, fotografie, pohlednice, numizmatické a faleristické předměty, plakáty apod., je potřeba toto uvést do pole Obsah včetně vyjádření počtů kusů. Tuto informaci je zpracovatel povinen uvést i na aktovou složku (přebal).

Významnější jednotlivosti je pak samozřejmě účelné zapisovat jako samostatné jednotky popisu vnořené do dané složky.

Přístupové body – povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měly být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Role entit	Typy entit	Povinnost	Poznámka
Související entita	Korporace / Osoba/bytost / Geografický objekt / Události / Dílo/výtvor / Obecný pojem	-	Přístupové body použije zpracovatel dle svého uvážení přiměřeně významu informace.

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Hudebniny

---

Garant tematické databáze: bez garanta

Vazba na pravidla

Kategorie Hudebniny spadá dle Pravidel v rámci požadavků na rozšířený popis do Pravidel - 5.6 Hudebniny.

Co zapisovat?

Kategorie slouží k popisu hudebnin.

Stanovení evidenční jednotky

Z hlediska vymezení evidenčních jednotek se hudebniny řadí mezi rukopisy. Hudebniny jsou rukopisné i tištěné notové záznamy hudby včetně historických typů písemností jako jsou liturgické knihy s notací, kancionály, zpěvníky. Za hudebninu lze považovat i slovesné záznamy textů, jejichž nápěvy jsou obecně známé či na ně odkazují. Pokud nejsou hudebniny rozčlenitelné na jednotlivé rukopisy (díla), evidují se v kartonech nebo fasciklech. Evidence musí vždy obsahovat označení, že jde o hudebniny.

Na co si dát pozor?

Tištěné hudebniny se nepovažují za tisky.

Úroveň popisu

Hudebniny lze zapsat jako složku, jednotlivost nebo teoreticky i jako část jednotlivosti.

Formální název / Název autorského díla

Viz Problematika názvů.

Obsah

Uvedou se podstatné údaje doplňující autorský název díla

Díl, část, pořadí, vydání

Povinný údaj v případě, že má hudebnina více dílů. Např. 2. díl, II. díl. Je možno použít podle zvyklostí arabské či římské číslice s tečkou s následným vyjádřením, jestli jde o část / díl / svazek atd. U tištěných hudebnin se uvádí pořadí vydání, pokud je známo.

Množství

Nepovinný údaj. Např. 255 stran, popsáno 198 stran.

Přístupové body - povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měly být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Role entit	Typy entit	Povinnost	Poznámka
Autor doprovodného textu	Korporace / Osoba/bytost	-	Používá se pro tvůrce doprovodných textů (např. úvodního slova k vydání skladby)
Autor hudby/skladatel	Korporace / Osoba/bytost	I vždy u jednotlivostí (technická validace), K	Pokud není autor uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Autor textové složky/textař	Korporace / Osoba/bytost	I vždy u jednotlivostí (technická validace), K	Používá se i tehdy, je-li tvůrce hudební a textové složky skladby totožný Pokud není autor uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Tvůrce výtvarné stránky	Korporace / Osoba/bytost	-	Tvůrce ozdobných prvků, kaligrafie, kreseb apod. (s výjimkou výrobců knižní vazby)
Opisovač	Osoba/bytost	-
Místo vzniku jednotky popisu	Geografický objekt	I vždy u jednotlivostí (technická validace), K	Jde o místo vzniku archiválie.
Objednatel/příjemce	Korporace / Osoba/bytost	-	Subjekty, které si dílo objednaly, nebo subjekty, jimž byly rukopisy dedikovány.
Související entita	Korporace / Osoba/bytost / Geografický objekt / Událost / Dílo/výtvor / Obecný pojem	-
Tiskárna / tiskař	Korporace / Osoba/bytost	-
Vydavatel/nakladatel	Korporace / Osoba/bytost / Rod/rodina	-

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Plakáty

---

Garant tematické databáze: bez garanta

Vazba na Pravidla

Tematická databáze (TD) Plakáty byla vytvořena zcela nově. Dle Pravidel spadá v rámci požadavků na rozšířený popis do Pravidel - 5.17 Plakáty.

Co zapisovat?

Databáze slouží k evidenci plakátů.

Stanovení evidenční jednotky

Správné vymezení EJ viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 13 Tisky - 13.4 Plakáty

Na co si dát pozor?

• Mezi plakáty řadíme rovněž netištěné (rukopisné) plakáty.
• Jako plakáty se naopak neoznačují vylepované úřední vyhlášky.

Úroveň popisu

Lze uplatnit jako složku, jednotlivost nebo teoreticky i jako část jednotlivosti.

Dále viz Pravidla - Příloha 1 – Příklady jednotek popisu a úrovní popisu - příklady 15.

Typ plakátu

Povinné pole pro úroveň jednotlivost vždy, pro úroveň složka pouze pokud obsahuje plakáty stejného typu; napojeno na číselník:

Hodnoty
divadelní
filmový
hudební produkce
agitační
propagace společenské akce
propagace sportovní akce
propagace manifestace
jiný

Přístupové body - povinné a doporučené role

Následuje výčet rolí, u kterých by měl být napojen přístupový bod, pokud je znám:

Role	Třída	Povinnost	Vysvětlení
Vydavatel/Nakladatel	Korporace / Osoba/bytost	-
Autor textu	Korporace / Osoba/bytost	-
Tvůrce výtvarné stránky	Korporace / Osoba/bytost	vždy u jednotlivostí (technická validace)	Pokud není autor uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Fotograf	Korporace / Osoba/bytost	-
Tiskárna / tiskař	Korporace / Osoba/bytost	-
Místo vydání	geografický objekt	-
Místo vzniku jednotky popisu	geografický objekt	-
Související entita	vše	-

Pokud je potřeba k určité roli zapsat více přístupových bodů, je potřeba uživatelsky přidat další řádek s totožnou rolí.

Ostatní prvky popisu

Ostatní prvky popisu dle kapitoly 4 Společná pravidla zpracování archiválií v SOA.

Tisky

---

Garant tematické databáze: bez garanta

Z hlediska vymezení evidenčních jednotek - viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 13 Tisky

U evidenční jednotky "Tisky" se uvádí, je-li to možné: autor, název, vydavatel, místo a rok vydání, počet stran (vždy do příslušných polí a rolí přístupových bodů).

Ne každý tisk je vykazován jako evidenční jednotka "Tisky": např. vydané rozmnoženiny určené k šíření (zpravidla veřejnému), které jsou součástí spisů. Taktéž: Ostatní tištěné dokumenty (výstřižky, noviny a časopisy, propagační letáky a katalogy výstav) kromě map, atlasů, fotografií z tiskáren, plakátů, pohlednic, cenných papírů, štočků a grafických listů se evidují jako kartony nebo fascikly.

Pro popis archiválie v rámci této kategorie není nutně vymezení evidenční jednotky "tisky" rozhodující! Mohou zde být zaznamenány i důležité tisky mimo tuto EJ.

Pohlednice se evidují výhradně v rámci kategorie "Fotografie, pohlednice, tisková vyobrazení", plakáty v rámci kategorie "Plakáty ".

Přístupové body - povinné role

Role	Třída	Povinnost	Vysvětlení
Autor	Korporace / Osoba/bytost	vždy u jednotlivostí (technická validace)	Pokud není autor uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Vydavatel/nakladatel	Korporace / Osoba/bytost	vždy u jednotlivostí (technická validace)	Pokud není nakladatel/vydavatel uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neuvedeným" přístupovým bodem!
Místo vydání	geografický objekt	vždy u jednotlivostí (technická validace)	Pokud není místo vydání uveden, je potřeba vyjádřit tzv. "neurčeným" přístupovým bodem!

Faleristické předměty

Principy popisu a terminologie pro popis předmětů faleristické povahy vycházejí z návrhu pravidel K. Growky (viz Návrh pravidel pro inventarizaci a katalogizaci vyznamenání, in: Sborník Zemského archivu v Opavě 2017, s. 43-53.).

Ostatní

Kategorie pro popis archiválií, které nelze popsat některou z ostatních kategorií.

Nelze ji tedy zcela ztotožnit s konkrétní evidenční jednotkou. Každopádně se předpokládá, že z hlediska vymezení evidenčních jednotek zde bude spadat většina archiválií dílčí evidenční jednotky „jiné“ - viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 17.3 Jiné.

Avšak pozor! Např. pokud dílčí evidenční jednotka "jiné" popisuje typově archiválii, kterou lze zapsat v rámci kategorie rovnající se tematické databázi, bude tato upřednostněna. Např. u smíšených alb (obsahující fotografie, pohlednice a výstřižky), se může toto album popisovat jako kategorie "Fotografie, pohlednice, tisková vyobrazení".

Naopak např. významnější jednotlivost obsažená v aktovém materiálu (ve složce kategorie „aktový materiál“), která je díky tomuto součástí evidenční jednotky „karton“, může být popsána (pokud je to účelné) kategorií záznamu „ostatní“, pokud se nedá popsat některou jinou kategorií. Např. diplomy, oběžníky, úřední vyhlášky, účetní závěrky, výroční zprávy, manuály a příručky, korespondence, účty, výstřižky, noviny a časopisy po roce 1800, propagační letáky, katalogy výstav, zhostné listy, tzv. zachovací listy, výuční listy, osobní doklady, statuty a stanovy organizací a spolků, soudní a notářské dokumenty – viz Pravidla - 2.9.3 Druhy evidenčních jednotek - 7. Kartony. Pozor! Pokud se ale tyto typy dokumentů popisují množstevně, tedy jako složka, volí se pro ně vždy kategorie „aktový materiál“.

7 Pravidla pro zápis přístupových bodů

Důležité

V případě urgentních dotazů v této oblasti kontaktuje Mgr. M. Myšičku

Princip kooperace - sdílení přístupových bodů

Nová Základní pravidla přinášejí do praxe princip sdílení přístupových bodů a kooperaci při jejich zakládání, respektive doplňování. Přístupový bod (rejstříkové heslo, popis původce) je svébytným nositelem informace (svébytnou entitou, tj. jakýmkoliv popsatelným subjektem, objektem či pojmem). Doposud bylo "vaše" rejstříkové heslo pevně svázáno s "vaší pomůckou / tematickou databází". Nyní již přístupové body, které nově vytvoříte, nebudou jen "vaše", budou "společné". Ostatní kolegové je budou moci použít při pořádacích pracích, budou je moci obohatit/doplnit o další informace. Tato kooperace by měla v budoucnu ulehčit práci – nebude potřeba přístupový bod pokaždé vytvářet, ale bude možno použít již vytvořený, pokud se s ním ztotožníte. Na druhou stranu to vnáší obavy, aby se při doplňování informací nestal z přístupového bodu zcela jiný, který popisuje úplně jinou entitu. Patrně ukáže až čas, zda tato teoreticky dobrá myšlenka zafunguje i v praxi.

V provozu je národní databáze archivních autoritních záznamů pod názvem Centrální archivní modul pro správu archivních entit (dále IS CAM). Současné znění Pravidel (v3.0 a vyšší) již obsahuje komplexní metodiku pro popis archivních autoritních záznamů. Modul ProArchiv - Přístupové body (dále jen modul) je s IS CAM plně kompatibilní.

Práce s přístupovými body v pořádací aplikaci, respektive v modulu - viz kompletní sekce v Manuálu - ProArchiv17 - modul pro správu přístupových bodů

Jak správně rejstříkovat?

Pod pojmem přístupové body budeme v tomto manuálu chápat všechny archivní entity sloužící pro popis původce, rejstříkových hesel a dalších typů přístupových bodů. Přístupové body tvoří jeden ze základních kamenů archivního popisu.

V aplikaci ProArchiv tvoří přístupové body samostatné záznamy. Mezi archivním záznamem a přístupovým bodem pak vzniká dle potřeby vazba (též reference). Tato vazba je zároveň charakterizována rolí, ve které napojený přístupový bod vystupuje u konkrétního archivního záznamu. Informace o roli (tj. v jakém vztahu je entita vůči archiválii) je tedy uložena vždy u konkrétního archivního záznamu. Přístupový bod je samostatný, univerzální – popisuje sám sebe.

Příklad: při archivním popisu mám jednotlivost (listinu): Josef II. konfirmuje městu Mostu privilegium císařovny Marie Terezie potvrzující čtyři výroční dobytčí a koňské trhy a neporušitelnost statků zapsaných v deskách zemských po sedmileté válce…, vydáno ve Vídni 18. 5. 1784.

K archivnímu popisu dané listiny mohu (mám) připojit následující PB s těmito rolemi a třídami:

Josef II. (role Pečetitelé) [třída osoba/bytost] – povinně

Most (role Příjemci) – [třída korporace] – povinně

Vídeň (role Místa vydání) – [třída geografický objekt] – povinně

Most (role Ostatní entity zachycené jednotkami popisu) – [třída geografický objekt] – nepovinně

Marie Terezie (role Ostatní entity zachycené jednotkami popisu) [třída osoba/bytost] – nepovinně

výroční trhy (role Ostatní entity zachycené jednotkami popisu) [třída obecný pojem] – nepovinně

Zemské desky (role Ostatní entity zachycené jednotkami popisu) [třída dílo/výtvor] – nepovinně

sedmiletá válka (role Ostatní entity zachycené jednotkami popisu) [třída událost] – nepovinně

Je nutné si také uvědomit, že heslo nemá nahrazovat regest (obsah), ale s jistou dávkou abstrakce vytvořit přístupový bod k němu.

Množství připojených PB je pochopitelně odvislé na konkrétním archivním popisu, tedy u archivního popisu „Seznam osob činných v zemědělství“ postačuje (nepovinný) PB: zemědělství (role Ostatní entity zachycené jednotkami popisu) [třída obecný pojem].

Základní teze správného rejstříkování – viz Pravidla - 6.2.4 Základní principy tvorby přístupových bodů

Jde vůbec nastavit nějakou optimální míru pro rejstříkování?

Lze definovat přesné obecné zásady? Velmi těžko!

Lze ale apelovat:

• Před založením nového PB se důsledně přesvědčte, zda již neexistuje!

• Rejstříkujte více!

• Využívejte rozvážně dědičnost přístupových bodů!

• Vždy rejstříkujte neboli přiřazujte/zakládejte PB pro:

• geografické údaje

• korporace, jsou-li uvedené jasně a nezpochybnitelně

• osoby, pokud překračují rámec nevýznamnosti!

Dědičnost přístupových bodů

Vizuálně je děděný přístupový bod vidět v plovoucím okně Napojené přístupové body (podbarven šedě).

Dědičnost přístupových bodů je tedy bez zásahu (vypnutí) realizována v maximálním rozsahu od nejvýše postavené série typu pomůcka až po nejníže položenou jednotlivost. Z jednotlivosti do části jednotlivosti se přístupové body již nedědí!

V samotných datech podřízené jednotky popisu, ale není zděděný přístupový bod zapsán.

Upozornění

Dědičnost přístupových bodů může ale způsobovat nechtěné stavy. Např. pokud se k nadřazené složce „Povolování živností“ napojí vícero geografických objektů/lokalit dle jednotlivých obcí a pak dojde k rozpisu na jednotlivé podsložky „pro obec XY“, tak by každá taková podsložka zdědila všechny lokality z rodičovské složky, což by bylo chybně! V případě tohoto víceúrovňového popisu je napojení konkrétního geografického objektu účelné až na konkrétní podsložce. PŘI NAPOJOVÁNÍ PŘÍSTUPOVÝCH BODŮ NA VYŠŠÍ ÚROVNĚ TEDY POSTUPUJEME OBEZŘETNĚ! Nově lze dědičnost přístupových bodů ovlivňovat, tzn. vypínat či znovu zapínat. Neznamená to ale, že by se při napojování nemělo postupovat logicky a metodicky a případné problémy "hasit" vypnutím dědičnosti. Pokud je pozitivní efekt děděného přístupového bodu v menšině a převládá potřeba dědičnost vypnout, je zjevné, že není správně připojen!

U záznamu tematických databází (TD) je kladen důraz na informační samonosnost záznamů. Z pohledu přes tematické databáze se dědičnost rovněž zobrazuje, je však vždy odvozena z primárního pohledu přes Archivní soubory. Vzhledem k tomu, že zobrazení dědičnosti bylo implementováno až později, je duplicita „zděděného“ PB a napojeného PB možná a není vnímaná jako chyba.

V prezentační aplikaci Archivní VadeMeCum budou u hierarchicky níže postavených jednotek popisu děděné PB indexovány pro fulltextové vyhledávání.

Jak správně zakládat přístupové body?

Přístupové body třídy "osoba/bytost", "rod/rodina", "korporace" a "geografický objekt" je potřeba zakládat vždy, kdy to Pravidla a metodiky vyžadují. Je dále účelné zakládat takové přístupové body, u kterých se předpokládá jejich další využití u jiných jednotek popisu. U fyzických osob jsou to především osoby působící ve veřejné sféře (mj. politici, umělci, činovníci korporací).

Nedoporučuje se zakládat přístupové body pro osoby ze soukromé sféry (žadatelé/objednavatelé technických výkresů, adresáti kolaudačních rozhodnutí apod.)

U žijících osob je třeba respektovat zákon na ochranu osobních údajů - viz Možnosti zveřejnění v souvislosti se zákonem na ochranu osobních údajů.

U ostatních tříd je vždy potřeba zvážit účelnost založení přístupového bodu.

V případě, že není účelné nebo se nedoporučuje založení přístupového bodu, avšak informaci o entitě je důležité v zjednodušené formě zachovat, uvede se tato informace do pole Obsah (např. žadatelé/objednavatelé technických výkresů z řad osob). I v těchto případech je však potřeba brát ohled na zákon na ochranu osobních údajů.

Dále viz - Neurčené / neuvedené přístupové body.

Typy přístupových bodů

Viz Manuál - 5.9.2 Typy přístupových bodů

1. typ "rejstříkové heslo" (dále RH) – základní typ popisu
2. typ "popis původce" (dále PP) – rozšířený typ popisu

Oba typy přístupových bodů využívají jednotný formulář pro danou třídu.

Princip jedinečnosti

Každý přístupový bod je zaznamenán pouze jednou! Nikdy ne 2x (jako RH + PP zvlášť). Přístupový bod typu PP se normálně používá i jako RH.

Typ Rejstříkové heslo

Výchozí typ při zakládání přístupového bodu, je určen pro všechny třídy. Bude mít většinové zastoupení. Obsahuje méně povinných údajů než popis původce.

Typ Popis původce

Původce je podle mezinárodního standardu ISAAR(CPF) „entita (korporace, rod nebo osoba), která vytvořila, shromáždila nebo spravovala dokumenty při provádění svých osobních nebo korporátních (úředních) aktivit.“ (viz NZP, s. 81). Ve světle této definice mohou tvořit jeden fond i písemnosti více původců, a to tehdy, je-li to účelné, nebo pokud by rozdělení bylo obtížné či škodlivé.

• je-li více původců, je potřeba popsat strukturovaně všechny – typickým příkladem je fond složený z archiválií rodu a správy velkostatku nebo firmy a jejích majitelů
• jako první se uvádí „původce největšího množství archiválií v pomůcce popisovaných“ (viz NZP, kap. 6.5. s. 83, kap. 4.3.1. s. 53)
• pozor na výjimky u původců, kde se nemění původce, pouze jeho název v důsledku legislativních změn (např. u spolků přidáním korporativnosti z. s. do názvu) Zde se čeká na stanovisko AS MV ohledně správného vymezení původců u škol apod. Poté bude doplněno!
• údaje o původci archivního souboru nelze zatěžovat tématy s jeho vývojem přímo nesouvisejícími, např. u MNV podrobnými dějinami obce do roku 1945. Hlavní smysl úvodu pomůcky spočívá v tom, že má badatele navést a zorientovat, nikoliv jej zahltit přílišnými podrobnostmi.

Upozornění

Název archivního souboru a název původce archivního souboru je třeba chápat jako odlišná označení, která se vytvářejí podle vlastních pravidel.

Práce

Popis původce je rozšířený typ popisu pro třídy: osoba/bytost (pouze podtřída fyzická osoba), rod/rodina (pouze podtřídy rod / rodina a větev rodu), korporace a událost. Formulář pro popis přístupových bodů těchto čtyř tříd bude vždy zobrazen v širším módu (typ "popis původce"). Rozdílná bude jen validace vyplněnosti polí, zásady popisu jsou stejné, liší se pouze množina použitých prvků popisu. Popis původce se povinně vytváří až ve chvíli, kdy je ho třeba – například do úvodu archivní pomůcky. Je ponecháno na zvážení zpracovatele, zda dobrovolně vytvoří rejstříkové heslo s popisem původce (částečně či v úplnosti), i když jej právě nepotřebuje. Vhodné je to zejména tehdy, když má v danou chvíli k dispozici potřebné podklady a předpokládá se v budoucnu využití jako původce.

Přístupové body jsou při zpracování založeny vždy jako rejstříkové heslo. Pokud však některé z výše uvedených čtyř tříd entit budou mít roli původce, bude třeba typ PB změnit.

Příklad: ve fondu ONV Litvínov máme archivní popis: Odvolání členů MNV Klíny a MNV Janov a jmenování nových. Místní národní výbor Klíny zde bude založen jako pouhé rejstříkové heslo v roli Ostatní entity zachycené jednotkami popisu – třída korporace. Ovšem ve fondu MNV Klíny již vystupuje jako původce. V případě inventarizace tohoto fondu je nutná změna přístupového bodu z hesla na popis původce.

Problematické vymezení některých původců

Viz Pravidla - 6.2.1 Popis původců

Pozor na změny původce!!! Některé změny názvu a organizace znamenají rovněž změnu původce v důsledku právních předpisů. Např. v rámci vývoje správy obce se rozlišují původci: rychtářský úřad (do roku 1850) a obecní úřad; u MNV pak třeba: místní správní komise (1945-1946) a místní národní výbor (1946-1960, příp. 1990).

Práce s původci v aplikaci

Údaj o původci je primárně svázaný s nejvyšší úrovní popisu = s archivním souborem. Detailní karta pro popis archivního souboru obsahuje pole Původce, kde se napojují záznamy o původcích z celé množiny přístupových bodů tříd: korporace, osoba/bytost, rod/rodina a událost.

Takto připojený konkrétní popis původce se dědí i do sérií typu pomůcka. Pokud má archivní soubor vícero pomůcek, popis původce je pro všechny stejný.

Upozornění

Popis původce tvoří kompletní obsah první kapitoly úvodu pomůcky. Uživatel údaje ze strukturovaně rozepsaného popisu původce do úvodu nikam nepřepisuje, aplikace je generuje sama až při tiskových exportech.

Archivní soubor může mít pochopitelně původců více. Pokud se některá z jeho pomůcek vztahuje pouze k jednomu původci z mnoha, vyjadřuje se tato skutečnost tím, že se příslušný původce připojí do pole Původce na úrovni "série typu pomůcka". Je tak připojen na obou úrovních (archivní soubor = primárně, série typu pomůcka = sekundárně). Obě připojení odkazují jeden záznam původce = editují se jednou a na jednom místě.

Určení a základní popis se provádí v evidenci NAD (v programu PEvA) - zodpovědnost: operátoři PEVY. V současné době je i v PEVĚ uplatňován strukturovaný popis původců dle Pravidel (viz Pravidla - příloha č. 9). PEVA II je napojena na IS CAM. Právě IS CAM slouží jako společné úložiště pro sdílení původců jakožto archivních autoritních záznamů mezi PEVOU a pořádací aplikací ProArchiv.

---

Základní principy práce s přístupovými body

Jak pracovat s přístupovými body v pořádací aplikaci - viz Manuál 5.9 Práce s přístupovými body.

Jak pracovat s přístupovými body v modulu pro správu přístupových bodů - viz Manuál ProArchiv17 - modul pro správu přístupových bodů

Harmonizace původních nevalidních přístupových bodů

V současné době jsou "v našeptávači" nabízeny veškeré přístupové body, tedy i ty nevalidní s [N]. Proč? Předpokládá se, že archiváři budou harmonizovat (doplňovat do validní struktury) původní rejstříková hesla a tím zkvalitní i dříve vytvořený archivní popis.

Upozornění

POZOR! Při harmonizaci přístupového bodu je potřeba vždy ověřit, zda se jedná o stejnou entitu, ke které se váží všechny záznamy, které ji používají! Např. rozhodneme se harmonizovat přístupový bod třídy osoba "[N] Josef Novák". Tento přístupový bod, je připojen k 15 záznamům. Z toho 10 záznamů je ze SOkA Louny, 3 z Děčína a po jednom z Kadaně a Liberce. Toto teritoriálně roztroušené použití je podezřelé, datace u připojených záznamů je různorodá. Z největší pravděpodobnosti se jedná o více osob stejného jména. Proto v tomto případě harmonizaci provádět nebudeme! Založíme nový přístupový bod s přesnějšími informacemi (datace, místo narození, působení apod.) Při harmonizaci tedy postupujte obezřetně a zodpovědně! Pokud si nebudete se ztotožněním entity naprosto jisti, založte vždy nový přístupový bod!

Klíčové pro správné ztotožnění přístupového bodu je určení jeho kontextu, tzn. k jakým záznamům je připojen. Jak zjistím seznam použití daného přístupového bodu?

V pořádací aplikaci je potřeba požadovaný přístupový bod vyhledat pomocí modálního okna Výběr/nahrazování přístupových bodů. Poté je seznam záznamů, ke kterým je zvolený přístupový bod napojen, viditelný v záložky Seznam použití (viz Manuál - 5.9.2 Hledání v přístupových bodech v prostředí pořádací aplikace.

Proč se stalo, že např. původní rejstříkové heslo "Jan Novák" je připojeno k záznamům, které spolu nesouvisí, respektive odkazují na třeba na dvě různé osoby tohoto jména? Je to proto, že hodnota "Jan Novák" byla použita ve všech těchto záznamech, ale její výpovědní hodnota není zcela jednoznačná. Proto Pravidla požadují upřesnění ve formě doplňků (viz níže). Např. Identita 1 = "Novák Jan (působnost od 1910-působnost do 1930), učitel v Dolní Lhotě" vs. identita 2 = "Novák Jan (1921-1970), starosta Horní Lhoty". Harmonizace tohoto "nejednoznačného" rejstříkového hesla tedy nebude probíhat jeho prostým doplněním na identitu 1. Tím by u té množiny záznamů, kde bylo původní rejstříkové heslo chápáno jako identita 2, vzniklo nepravdivé tvrzení! Musí být nejprve založen nový přístupový bod jako identita 1 a něj přepojena část záznamů, kterých se to týká. U zbylých záznamů je pak možno harmonizovat původní rejstříkové heslo do podoby identity 2.

Harmonizace formou nahrazení nevalidního přístupového bodu za validní

Pokud lze nevalidní přístupový bod plně nahradit za jiný validní, postupuje se dle 5.9.2.1 Nahrazení přístupového bodu za jiný. Použití této funkce jé vázáno na uživatelskou roli "Hromadné úpravy příst. bodů". V případě, že touto roli nedisponujete, požádejte o provedení náhrady některého ze schvalovatelů.

Neurčené / neuvedené přístupové body

Pokud nastane situace, kdy je potřeba zadat přístupový bod, aby byl daný záznam validní, avšak přesná hodnota přístupového bodu není zpracovateli známa (tento údaj nelze z archiválie ani z jiných zdrojů zjistit), lze použít tzv. "neurčené" přístupové body:

Třída	Hodnota
Korporace	Neurčená korporace (?)
Osoba/bytost	Neurčená osoba (?)
Rod/rodina	Neurčený rod/rodina (?)
Geografický objekt	Neurčený kontinent ve světě (SN/kontinent)
Geografický objekt	Neurčený stát ve světě (SN/stát)
Geografický objekt	Neurčená obec/místo ve světě (SN/obec)
Geografický objekt	Neurčený stát v Evropě (SN/stát)
Geografický objekt	Neurčená obec/místo v Evropě (SN/obec)
Geografický objekt	Neurčená oblast v Česku (SN/oblast)
Geografický objekt	Neurčená obec/místo v Česku (SN/obec)

Důležité

"Neurčené" přístupové body používejte opravdu jen výjimečně (pokud validace vyžaduje vyplnění), raději nechte položku nevyplněnou.

Jedná se o situace, kdy je autor např. zcela anonymní, je uveden pouze iniciálami, jeho vlastnoruční podpis je parafa či je nečitelný, není uvedeno místo vydání apod.). Tedy entita prokazatelně existovala, ovšem při současném stavu bádání ji nelze blíže zjistit (čímž nelze vyloučit, že se to v budoucnu nepodaří). "Neurčené" přístupové body jsou opravdu chápany jako "únik" z požadavku na vyplnění. Používejte je jen tehdy, pokud validace vyžaduje vyplnění, jinak nechte položku nevyplněnou. U rolí, kde není validace uplatňována, se nepoužívají!

Tyto "neurčené" přístupové body nebudou zahrnuty to tiskových sestav pomůcek, nebudou ani exportovány do externích systémů (např. Vademecum).

Pokud nastane případ, že je potřeba zadat přístupový bod, aby byl daný záznam validní, avšak přesná hodnota přístupového bodu není uvedena (např. u rukopisu je vyžadován tvůrce výtvarné stránky, avšak dílo nikdy žádné ilustrace či kresby neobsahovalo), je třeba použít tzv. "neuvedené" přístupové body. Dále slouží neuvedené přístupové body pro archiválie, jichž se dotýká "autorský zákon". Zde je naopak potřeba informaci o tom, že autor není uveden, sdělit (NZP 4.4.1). Jde převážně o role vyjadřující autorství u záznamů kategorie Fotografie, pohlednice a tisková vyobrazení / Grafické listy a kresby / Veduty / Rukopisy / Mapy / Tisky / Hudebniny / Video a audio záznamy / Plakáty apod.

Proto byly zavedeny ještě tzv. "neuvedené" přístupové body:

Třída	Hodnota
Korporace	Neuvedeno (korporace)
Osoba/bytost	Neuvedeno (osoba)
Rod/rodina	Neuvedeno (rod/rodina)

Tyto "neuvedené" přístupové body oproti "neurčeným" budou naopak zahrnuty to tiskových sestav pomůcek a do exportů pro externí systémy (např. Vademecum). Jde o důležité sdělení, že autor není v popisované archiválii uveden.

Příklady:

• v listině není uvedeno místo vydání = neurčený přístupový bod (listina musela být na nějakém místě vydána, není však známo, kde)

• u rukopisu z roku 1810 není uveden autor = neurčený přístupový bod (autor existoval, není však známo, kdo jím byl, autorský zákon zde neplatí)

• u rukopisu z roku 1960 není uveden autor = neuvedený přístupový bod (platí autorský zákon)

• ve zvukovém záznamu je mluvené slovo doplněné hudebním podkresem, ale neznáme autora hudby, tj. autoři hudby = neuvedený přístupový bod (platí autorský zákon)

• zvukový záznam obsahuje pouze mluvené slovo a žádnou hudba, autoři hudby = neuvedený přístupový bod (žádný autor neexistuje)

Pokud si nejste jisti, který přístupový bod vybrat (nejčastěji proto, že nelze zjistit, kdy mohla vypršet autorská práva), zvolte „neuvedený“, ovšem opravdu jen tam, kde vás o to žádá validace. JP navrhuje všude neurčený bod.

V případě, že je autorství vyjádřeno např. iniciálami, jež nedokážeme s konkrétním autorem ztotožnit, nepoužijeme přístupový bod jako "neuvedený". Přístupový bod nevyplňujeme (pokud to validace vyžaduje, zvolíme "neurčený" přístupový bod) a iniciály uvedeme do obsahu.

Důležité

"Neuvedené" přístupové body používejte vždy tam, kde je to interní metodikou nařízeno. Jde převážně o role vyjadřující autorství u záznamů kategorie Fotografie, pohlednice a tisková vyobrazení / Grafické listy a kresby / Veduty / Rukopisy / Mapy / Tisky / Hudebniny / Video a audio záznamy / Plakáty apod.

Korporace (na co nezapomenout)

Příloha č. 14 a 10

Držte se přílohy č. 14 (Závazné příklady popisu původců a entit v ostatních rolích), návodně přílohy č. 10. V případě přílohy č. 14 je potřeba správně vyhodnotit případné modré podbarvení polí (viz úvodní vysvětlení).

Pozor!

Příloha č. 14 není vždy nadřazená všem ostatním pravidlům, neboť výčet v ní uvedených příkladů nemusí být úplný. Pokud například daná fáze vývoje korporace není v příloze výslovně uvedena avšak jiné pravidlo, třeba změna korporativnosti, to vyžaduje, korporaci založíme. Naopak striktně dominantní je příloha č. 14 v případě kritérií pro volbu preferovaného označení, pokud je v příloze uvedeno.

Veřejné a jiné rejstříky

Vytěžte informace z:

• veřejných rejstříků

a dalších:

• ARES / RES
• živnostenský rejstřík
• rejstřík škol a školských zařízení
• rejstřík politických stran a hnutí
• rejstřík církví a náboženských společností
• spolkový rejstřík
• národní registr poskytovatelů zdravotních služeb
• rejstřík veřejných výzkumných institucí
• rejstřík honebních společenstev

U současných korporací by měl preferovaný název odpovídat rejstříkovému názvu, pokud to neodporuje příloze č. 14 (tedy pokud záznam v příloze č. 14 nemá název nebo sloupec A podbarven modře). Například názvy současných škol se přebírají z ARES či Rejstříku škol a školských zařízení; podniky z ARESu či obchodního rejstříku apod.

Zjednodušený záznam podnikové entity

V případě nejasností a nemožnosti přesně určit korporaci z podtřídy „organizace založené za účelem podnikání“ je vhodné využívat tzv. zjednodušený záznam podnikové entity.

Sídlo

Nezapomeňte na povinné uvedení sídla v sekci Jednoduché vztahy. Poté si nechte našeptat geografický doplněk.

Doplňky u korporace

Chronologický doplněk označují Pravidla jako doporučený, tzn. pokud jsou datační údaje zpracovateli známé, do chronologického doplňku se vždy uvádějí! Respektive uveďte je primárně do datací u Vzniku / Zániku a poté si je nechte u chronologického doplňku našeptat.

Obecný doplněk se vždy uvádí v následujících případech:

1. „firma“ u podnikajících fyzických osob, např. Jan Novák (firma)
2. „obec” při popisu obce jako původce = korporace podtřídy "administrativně vymezená území s vlastní správou".

a v případech uvedených v příloze č. 14!

Geografický doplněk označují Pravidla jako doporučený, tzn. pokud jsou údaje o sídlu zpracovateli známé, do geografického doplňku se vždy uvádějí! Viz výše Sídlo.

Osoba/bytost (na co nezapomenout)

Datace u osoby/bytosti

Nezapomeňte uvést dataci narození/úmrtí nebo působnost od/do!

Doplňky u osoby/bytosti

Nezapomeňte uvést VŽDY chronologický doplněk! Našeptejte si jej z vyplněné datace narození/úmrtí nebo působnosti od/do!

Obecný doplněk se uvádí jen u hlav států, svatých a pro vyjádření církevní hierarchie. Např. Václav (kníže a svatý : asi 907-asi 935). Rozhodně neslouží pro zápis profese, oboru činnosti apod!

Geografický doplněk se u osob nepoužívá!

Charakteristika

Nezapomeňte na charakteristiku pro bližší určení osoby! Zapisují zde právě informace o profesi, oboru činnosti a geografické působnosti. Např. "spisovatel, novinář, středoškolský a vysokoškolský učitel"; "učitel a kronikář v obci Kozlovice"; "řemeslník v Bělé". Začíná malým písmenem, tvoří se jako jedna věta bez tečky na konci.

Rod/rodina (na co nezapomenout)

Datace u rodu/rodiny

Nezapomeňte uvést dataci vzniku či narození prvního známého člena rodu/rodiny; dataci zániku či úmrtí posledního známého člena rodu/rodiny nebo dataci působnosti!

Doplňky u rodu/rodiny

Nechte si našeptat chronologický doplněk z vyplněné datace.

Událost (na co nezapomenout)

Místo konání

Zapisuje se v sekci Jednoduché vztahy. Jde o vazbu na záznam geografického objektu, na jehož území se událost odehrávala nebo odehrává. Povinně se uvádí u podtřídy „organizované akce a události“ s výjimkou celoplanetárních událostí (např. souborného záznamu pro všechny novodobé olympijské hry).

Doplňky u události

Chronologický doplněk - povinně se uvádí, pokud je třeba od sebe odlišit dvě různé události se stejným označením, které nastaly v různém období. Pokud je letopočet součástí názvu, uvádí se v hlavní části, pak se ovšem již neuvádí v chronologickém doplňku.

Obecný doplněk - uvádí se, pokud je potřeba blíže charakterizovat typ události, který nevyplývá z hlavní části jména a dále pokud označení události není jednoznačné a připomíná označení osoby, korporace nebo jiné události. Uvádí se proto například „svátek“, „slavnost“, „bouře“, „filmový festival“, „divadelní festival“ atp.

Geografický doplněk - používá se, pokud jej lze vyjádřit údajem ze vztahu „místo konání“. Pak se tento údaj píše i do geografického doplňku (použijte našeptávač). Skutečnost, že místo konání je nebo není uvedeno již ve jméně události, nemá na tuto zásadu vliv.

Pořadí události - pokud je potřeba uvádět, zapisuje se striktně jako číslo; římské číslice se převádí na arabské.

Datace

Přesná datace se očekává u jednorázových nebo opakujících se událostí.

Geografický objekt (na co nezapomenout)

Upozornění

Vzhledem k tomu, že geografické objekty jsou metodicky nejsložitější třídou přístupových bodů a zároveň má jejich harmonizace zásadní prioritu, věnujte této pasáží patřičnou pozornost!

Jak správně při rejstříkování používat geografické objekty

• Vždy použít PB s co nejpřesnějším teritoriálním určením.
• Nezakládat jako geografické objekty (nižší sídelní jednotka) různé stavby (dílo/výtvor). Výjimka: jako geografický objekt se vytváří tehdy, je-li třeba vyjádřit sídelní jednotku – nejčastěji se používá v souvislosti se sčítáním obyvatel, zápisy do matrik a pozemkových knih apod.
• Vhodně kombinovat geografické objekty s obecnými pojmy. Např. záznam pro část obce či katastrální území + pojem „lesní cesty“. Není pak nutné zakládat pojmenované lesy, louky.
• Nezapomínat na souřadnice.
• Hierarchicky nedublovat, tzn. nepřipojit NSJ v obci a zároveň obec. Digitální archiv bude v chystané nové verzi umět seskupovat připojené PB dle hierarchie (obec a níže).

Příklad na plánované seskupování připojených geografických objektů dle hierarchie (obec a níže) v Digitálním archivu/VadeMeCu:

Záznam s archivním popisem má v pořádací aplikaci připojen PB „Koloredov (Místek, Frýdek-Místek, Frýdek-Místek, Česko : nižší sídelní jednotka), původní samostatná obec“.

V Digitálním archivu se mimo tento PB bude objevovat u záznamu i PB „Frýdek (Frýdek-Místek, Frýdek-Místek, Česko), část obce…“ a „Frýdek-Místek (Frýdek-Místek, Česko), město…“, aby badatel, který bude hledat pomocí přístupového bodu „Frýdek-Místek (Frýdek-Místek, Česko), město…“ našel i záznam s „Koloredovem…“.

Opačným směrem se ale postupovat nebude. Pokud bude badatel hledat konkrétně „Koloredov…“, nevrátí mu to záznamy, kde je „Frýdek-Místek (Frýdek-Místek, Česko), město…“ a „Frýdek (Frýdek-Místek, Frýdek-Místek, Česko), část obce…“. Jen ty s napojeným PB „Koloredov…“.

Geografické objekty vyvíjející se v čase

Pro popis se vždy preferuje současný stav. Změny vyplývající z historického vývoje geografického objektu se zaznamenávají pomocí datovaných vztahů a událostí, pouze pokud je to nevyhnutelné, je některá z etap vyčleněna do samostatného záznamu.

U podtřídy “administrativně či jinak lidmi vymezená území” se postupuje následovně:

1. pro typy geografických objektů “obec” a hierarchicky nižších se preferuje současný stav a změny v historickém vývoji se uvádějí formou variantního označení s případnou datací použití jména
2. pro typy geografických objektů hierarchicky výše než “obec” se jednotlivé fáze historického vývoje evidují jako samostatné entity

Geografické objekty měnící polohu

Za různé geografické objekty se nepovažují entity měnící polohu v nepodstatné míře (zničená obec obnovená nedaleko od původního místa, nepodstatná změna koryta vodního toku, kontinenty měnící polohu nevýznamně s ohledem na délku lidského života apod.).

Anonymní a blíže neznámé geografické objekty

Není-li známo jméno ani dostatek údajů o geografickém objektu, takovou entitu jako geografický objekt nezakládáme. Není přípustné vytvářet entity typu „neznámá Lhota v Česku“; „Lhotka (Česko)“; Hohenstein (Německo) apod., pokud nelze geografický objekt přesně lokalizovat. Jsou-li sousedící obce obdobného názvu (např. Horní Jiřetín a Dolní Jiřetín) v archiválii blíže nerozlišeny (jen jako Jiřetín), je řešením připojit oba přístupové body.

Obecný doplněk u geografických objektů

Jeho uvádění/neuvádění určuje příloha č. 10. Použijte našeptávač pro jeho našeptání. Pouze u geografických objektů typu "městská část/obvod", "jiné vymezené území", "chráněná část přírody", "lesopark/park/sad", "jiné administrativně vymezené části přírody", "jiný přírodní útvar", "jiná vodní plocha/tok", "jiný pojmenovaný útvar" a "jiná část vesmíru" je potřeba provést ruční úpravu doplňku.

Geografický doplněk

Geografický doplněk je u většiny geografických objektu povinný! Nevyplňuje se pouze na úrovních kontinent/světadíl, stát, oceán, moře, trvalý klimatický jev a většiny vesmírných těles.

Našeptává se z prvku popisu Administrativní zařazení. Nezobrazuje historický vývoj; skládá se ze současných názvů geografických objektů. Zapisuje se:

• pro entity v Česku primárně postupným řetězením informací o části obce, obci/vojenském újezdu, okrese a státu (vždy v současném znění). V případě, že tato konstrukce není dostatečná pro rozlišení entit, lze před část obce předřadit ještě katastrální území nebo některý typ ze skupiny nižších sídelních jednotek (ulice apod.).

Okres se v geografickém doplňku povinně píše ve všech případech, tj. i u okresních měst, např. Pardubice (Pardubice, Česko). Tím je bez pochybností a zcela jasné, že:

a) první pozice před výrazem „Česko“ znamená vždy okres,

b) druhé pozice před „Česko“ znamená vždy obec,

c) třetí pozice před „Česko“ znamená část obce,

d) čtvrtá pozice před “Česko” znamená další nižší část, např. ulice, katastrální území apod.

Výjimku tvoří geografické objektu na území hlavního města Prahy. Ty včetně Prahy samotné v doplňku okres nemají uveden.

• pro entity na Slovensku, v Polsku, Rakousku, Německu, Maďarsku a na Ukrajině se doplněk vytváří řetězením informací o obci, okrese a státu (vždy v současném znění)

Výjimku tvoří geografické objekty typu “obec se širší působností”, u kterých se okres v doplňku neuvádí; pouze stát. V Polsku jde o tzv. „miasta na prawach powiatu“ - např. *Bielsko-Biała (SÚ/obec se širší působností, Polsko), Katovice (SÚ/obec se širší působností, Polsko) - v hierarchii napojena přímo pod vojvodstvím; na Slovensku pouze dvě: Bratislava (SÚ/obec se širší působností, Slovensko) a Košice (SÚ/obec se širší působností, Slovensko); v Rakousku tzv. statutární města - např. Graz (SÚ/obec se širší působností, Rakousko); v Německu tzv. městské okresy - např. Aachen (SÚ/obec se širší působností, Německo)*

• pro entity z ostatních zemí se doplněk vytváří řetězením informací o obci a státu (vždy v současném znění), např. Athény (SÚ/obec, Řecko)

U entit mimo ČR, u nichž je možné pro doplněk použít český překlad (exonyma jako například Paříž), se používá standard geografického názvosloví stanovený Českým úřadem zeměměřickým a katastrálním.

Pokud nelze entitu zařadit pod konkrétní stát, lze jako geografický doplněk použít název kontinentu/světadílu nebo název objektu ve vesmíru (planety, měsíce, hvězdy). U geografických objektů mimo pevninu, u kterých není možné určit příslušnost ke státu či kontinentu/světadílu, je možné použít moře či oceán.

Jednotlivé hierarchické části geografického doplňku se oddělují čárkou následovanou mezerou.

Chronologický doplněk u geografických objektů

Uplatňuje se u podtřídy “administrativně či jinak lidmi vymezená území” následujícím způsobem:

1. u entit s typem geografického objektu “obec” a hierarchicky níže se u nezaniklých chronologický doplněk neuvádí, bez ohledu na to, zda je vyplněna datace vzniku/první písemné zmínky. U zaniklých se zapisuje jako “zaniklo”. Např. Barnov (Z/NSJ, Libavá, Olomouc, Česko : zaniklo)
2. u entit s typem geografického objektu hierarchicky vyšším než “obec” se uvádí dle datačních hodnot či jejich zjednodušení (století apod.) většinou jen u zaniklých Pouze u okresů a krajů v ČR se uvádí otevřeným časovým intervalem i u současných.

U ostatních podtříd se uplatňuje výjimečně, jen pokud je to účelné. Např. při zániku přírodního útvaru (ledovce, útesy aj.)

Administrativní zařazení / hierarchická struktura

Vyjadřuje se vztahem na hierarchicky nadřazený nezaniklý geografický objekt z podtřídy “administrativně či jinak lidmi vymezená území”.

Jako nadřazená entita se vždy určuje nejnižší identifikovatelná úroveň v hierarchii, která plně popisovanou entitu obsáhne.

Hierarchická struktura se uplatňuje povinně pro všechny entity podtřídy “administrativně či jinak lidmi vymezená území”.

Jak má správná hierarchická struktura vypadat?

Pro ČR a SR:

použije se vždy přesná hierarchie, tzn. stát > kraj > okres > obec > část obce > nižší sídelní jednotka (ulice, náměstí, nábřeží, nižší sídelní jednotka).

V případě, že existuje pouze jedna část obce totožného názvu jako obec, část obce se nezakládá.

U zahraničních entit:

1. buď se použije přesná hierarchie, tzn. stát > administrativně vymezená vnitřní část státu > obec > část obce > nižší sídelní jednotka (ulice, náměstí, nábřeží, nižší sídelní jednotka)
2. nebo je umožněno navázat obec nebo nižší sídelní jednotku přímo na stát bez nutnosti zadávat administrativně vymezenou vnitřní část státu, avšak za předpokladu, že jsou vyplněny souřadnice. Avšak ulice, nábřeží a náměstí musí být napojeny na obec.

U zaniklých lokalit (v ČR i zahraničí) je umožněno navázat entitu na nejblíže určitelnou nadřazenou entitu bez ohledu na požadavek přesněji definovat hierarchii.

U zbylých podtříd je hierarchická struktura nepovinná. Ale je doporučeno ji uvádět ;-)

Upozornění

U ulice, náměstí a nábřeží se ve vztahu Administrativní zařazení napojuje obec, nikoli část obce.

Souřadnice

Uvádějí se vždy, když je u zahraničních entit obec nebo nižší sídelní jednotka napojena v rámci hierarchické struktury přímo na stát!!! Je však výrazně doporučeno uvést u území a sídel bodové souřadnice vždy - s ohledem na budoucí možnosti prezentace geografických objektů v mapových podkladech (jak interně v ProArchivu, tak v Digitálním archivu). Jak na zápis souřadnic?

Dílo/výtvor (na co nezapomenout)

Umělecká díla vs. stavby

Do podtřídy "autorská a umělecká díla" patří např. díla literární, divadelní, hudební, taneční, výtvarná, rozhlasová, filmová, televizní, vědecká, naučná, náboženská atd. U výtvarných děl je třeba rozlišovat mezi touto podtřídou a podtřídou “stavby…”. jako autorská a umělecká díla se považují sochy, reliéfy, fresky, mozaiky, nástěnné malby, náhrobky, pomníky apod.

Do podtřídy "stavby, trasy, zásahy do přírodních útvarů s vlastním jménem nebo jinou identifikací" patří objekty, trasy a jejich významné části (stanice, významné části objektů apod.) s různou rozlohou (bodové, plošné a liniové) a umístěním (podzemní, pozemní, nadzemní, podmořské, mořské, vesmírné). Z hlediska účelu se jedná například o stavby obytné, hospodářské, dopravní, správní, vojenské, bezpečnostní, sociální, zdravotnické, náboženské, kulturní, vzdělávací, sportovní, turistické, rekreační, místa těžby surovin, historické cesty a stezky. Za dílo se v uvedeném smyslu považují i plánovitě vytvořená speciální seskupení staveb s vlastním jménem jako například skanzeny a sídliště. Je ovšem třeba rozlišovat, kdy stavba vystupuje jako dílo a kdy jako korporace nebo geografický objekt – například v případě provozovatele obchodního domu, správy skanzenu, městské části atp. Výjimku u staveb představují umělé vodní plochy (vodní a plavební kanály, průplavy, údolní nádrže, rybníky, koupaliště, bazény), které jsou zařazeny do třídy geografických objektů. K dílům naopak patří vodohospodářské stavby typu kanalizace, vodovod, meliorační systém, kašna apod.

Označení u podtřídy „stavby, trasy, zásahy do přírodních útvarů s vlastním jménem nebo jinou identifikací“

Upozornění

Tvorba správného preferovaného označení u staveb je metodicky složitější. Věnujte proto náležitou pozornost Pravidlům - Označení u podtřídy „stavby, trasy, zásahy do přírodních útvarů s vlastním jménem nebo jinou identifikací“.

Doplňky u děl/výtvorů

Obecný doplněk - povinně se uvádí u podtřídy „stavby, trasy, zásahy do přírodních útvarů s vlastním jménem nebo jinou identifikací“. Dále se uvádí, pokud je potřeba blíže charakterizovat typ díla/výtvoru, který nevyplývá z hlavní části jména. Jako obecný doplněk se používá pokud možno co nejobecnější pojem vyjadřující podstatu entity (její primární nebo hlavní účel).

Doplněk autor/tvůrce - doporučený pouze pro podtřídu „autorská a umělecká díla“ za určitých okolností, v ostatních případech se neuvádí.

Uvede jméno autora s následující syntaxí: jméno příjmení (přímé pořadí jména = vedlejší a hlavní část bez čárky); dva autory oddělit pomocí “a”; 3 a více autorů = “kolektiv”. Např. Jan Novák / Jan Novák a František Kulhavý / kolektiv. Nebudeme však již jméno autora vepisovat před název do pole Jméno - hlavní část! Pokud je autor uveden v sekci Vznik jako vztah "autor/tvůrce", je možno využít našeptávač doplňku.

U staveb a příslušných autorských a uměleckých děl (např. pomníky s trvalým umístěním v exteriéru) se uvede geografický doplněk dle pravidel, která jsou uplatněna u geografických objektů. U jiných děl/výtvorů jen v případě jejich nutnosti.

Chronologický doplněk se využívá u hudebních a literárních děl v případě, že existuje více verzí díla. Verze se označuje obvykle jako rok, resp. rozsah dat, pokud je potřebné uvést datum platnosti nebo vydání díla pro označení verze. Také slouží k rozlišení různých děl se stejným názvem.

Obecný pojem (na co nezapomenout)

Jak správně při rejstříkování používat obecné pojmy

• Využívat v maximální míře záznamy z IS CAM (tzn. již hotový tezaurus - https://digi.ceskearchivy.cz/Aplikace-a-data-Hierarchie-obecnych-pojmu-v-CAM).

• Zakládat nové obecné pojmy jen v odůvodněných případech.

• Vhodně je kombinovat. Nepokoušet se vytvářet jejich kombinace jako nový PB.

• Připojovat hlavně obecné pojmy, které regest vystihují, ale které nejsou přímo v textu regestu obsaženy.

• Připojovat i ty, které v regestu obsaženy jsou, tedy po zaindexování textu regestu budou fulltextově dohledatelné? Pravidla to sice vyžadují: „Téměř vždy se pak k jednotce popisu vytvářejí přístupové body s obecnými pojmy“, konečné rozhodnutí je ale na samotném zpracovateli archivního popisu.

8 Interní pokyny a metodické návody SOA

Pokyny ředitele

96/2015 - Metodický návod pro zpracování a digitalizaci archivního materiálu a zpracování archivních pomůcek v aplikacích firmy Bach

• Pokyn 96/2015
• Pokyn 96/2015 Příloha 1
• Pokyn 96/2015 Příloha 2 Titulní list
• Pokyn 96/2015 Příloha 3 Tiráž

4/2021 - Metodika pro vytváření digitálních studijních reprodukcí archiválií a archivních pomůcek

• Pokyn 4/2021
• Pokyn 4/2021 Příloha

5/2021 - Zásady pro schvalování archivních pomůcek

• Pokyn 5/2021
• Pokyn 5/2021 Příloha 2 Protokol o schválení archivní pomůcky
• Pokyn 5/2021 Příloha 3 Protokol o vnitřní skartaci
• Pokyn 5/2021 Příloha 4 Protokol o kontrole konceptu archivní pomůcky

Metodické návody

Oponentské řízení

• Postup při technické kontrole pomůcek podle SZP
• Postup při technické kontrole pomůcek podle NZP

Zpracování digitálních archiválií vybraných mimo skartační řízení, které jsou určené k uložení do Národního digitálního archivu prostřednictvím Národního archivního portálu

• Metodika DAJ

Citace

• Pokyny k citacím

Další užitečné materiály

V této části naleznete materiály, které vznikly ve spolupráci se SOA v Litoměřicích, anebo představovaly interní pomůcky na jeho pracovištích. Protože by vám mohly ulehčit práci, rozhodli jsme se vytvořit pro ně v rámci Metodické kuchařky tuto kapitolu.

Pokud byste sami měli k dispozici podobný typ materiálu a chtěli ho zde zveřejnit, kontaktujte prosím Mgr. M. Vladykovou, Ph.D.

Seznam zkratek pro okres Děčín cca do roku 1990

Seznam sestavil archivář P. Joza během dlouholeté práce s archivními fondy SOKA Děčín. Část zkratek je platná pouze pro okres Děčín (např. DPmD - Dopravní podnik města Děčín, SPOD - Stavební podnik okresu Děčín atd.), část má ale celorepublikovou platnost, popř. se liší v rámci okresů či měst pouze jménem příslušného geografického objektu.

Lexikon obcí severních a severozápadních Čech

Jedná se ecxelovou podobu lexikonu obcí, který byl dříve na webových stránkách SOA v Litoměřicích k dispozici ve formě databáze. Data z lexikonu byla v rámci ProArchiv naimportována k příslušným geografickýcm objektům.

Konvertor souřadnic pro CAM

Konvertor souřadnic do formátu vhodného pro pole Definiční bod (souřadnice) v Detailu editace PB třídy Geografický objekt

---

1. § 5 odst. 2 písm. f) zákona č. 101/2000 Sb. ↩

2. Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím. ↩

3. Srv. např. nález Ústavního soudu I.ÚS 517/10 ze dne 15. 11. 2010. ↩

4. § 13c zákona č. 133/2000 Sb., zákon o evidenci obyvatel, ve znění pozdějších předpisů. ↩

5. Jedná se zejména o údaje získané na základě ust. § 37 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě ze Základního registru obyvatel, Informačního systému evidence obyvatel a Informačního systému cizinců. ↩

6. čl. 10 Listiny základních práv a svobod. ↩

7. § 81 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. ↩

8. „Po smrti člověka se může ochrany jeho osobnosti domáhat kterákoli z osob jemu blízkých.“ § 82 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb. ↩

9. K problematice působnosti zákona č. 101/2000 Sb. v případě nežijících fyzických osob srv. stanovisko Úřadu pro ochranu osobních údajů č. 4/2012. ↩

10. Srv. zejména § 3 písm. a) zákona č. 121/2000 Sb. ↩

11. K záznamu a reprodukci zvuku blíže viz Wikipedie Záznam a reprodukce zvuku ↩

12. Podrobněji k problematice filmových pásů viz Wikipedie Filmový pás ↩

13. Viz též Wikipedie Videokazeta včetně prokliků na další výrazy. Též Wikipedie VHS ↩

14. Podrobněji k problematice viz Wikipedie FLAC ↩

15. Podrobněji viz Wikipedie Windows Media Audio ↩

16. Podrobněji viz též Wikipedie Gramofonová deska ↩

17. Podrobněji k problematice a historii audiokazet viz Wikipedie Audiokazeta ↩

18. Vysvětlení digitálních formátů zvuku viz Formát audiostopy ↩