Přeskočit obsah

PROARCHIV - Přístupové body - modul pro správu přístupových bodů

(uživatelská příručka)

1 Úvod

Uživatelská příručka k aplikaci ProArchiv17 je postupně doplňována! Neprošla jazykovou korekturou ;-)

[VERZE 2023-08-21]

Seznam důležitých změn:

Změny v aktuální verzi oproti verzi
Popis nové ikony Změna stavu 2023-03-17
Doplněn popis nové funkce 5.9.2 Kontrola doplňků před schválením 2023-03-17
Doplněn popis funkcí: Návrat k poslední schválené verzi a Nahrazení PB verzí z CAMu 2023-03-17
Nový dialog na výpis souvisejících PB k odeslání 2023-03-17
Doplněna kapitola 5.2.1.2 Zkopírování variantního označení z jiného záznamu 2023-02-10
Aktualizovaná kapitola 5.10.1 Komunikace mezi schvalovatelem a zpracovatelem 2023-02-10
Doplněna kapitola 5.2.7 Komentář 2023-02-10
Doplněno vysvětlení k frontě Odchozí - Vyhodnocování validity propojených přístupových bodů bez CAM ID 2022-12-31

Tip

Pokud se vám objevuje neaktualizovaná podoba stránek, proveďte pomocí Ctrl+F5 jejich opětovné načtení s vymazáním cache.

Uživatelská příručka si klade za cíl primárně vysvětlit fungování a ovládání modulu pro správu přístupových bodů ProArchiv, nikoli vysvětlovat metodické postupy uvedené v Základních pravidlech pro zpracování archiválií (dále Pravidla) a v konkrétních metodických příručkách jednotlivých archivů (dále Metodika). Nicméně tyto dvě oblasti spolu maximálně souvisí a v mnoha pasážích tak došlo k provázání manuálu s metodikou.

Terminologie bude v této příručce i samotném aplikačním modulu oproti Pravidlům zjednodušena. Archivní autoritní záznam (též archivní entita; záznam archivní entity apod.) bude zjednodušeně nazýván jako přístupový bod bez ohledu na to, zda opravdovým přístupovým bodem, tzn. došlo k jeho napojení na jednotku archivního popisu, či nikoli.

Pro archivní autoritní záznamy byla vytvořena národní databáze pod názvem Centrální archivní modul pro správu archivních entit (dále IS CAM).

diagram-IS_CAM-uroven1

2 Potřeba vzniku nového modulu pro správu přístupových bodů

Z důvodu výše zmíněné existence IS CAM, jež se stal součástí Pravidel od její verze 3.0, bylo potřeba původní systém popisu přístupových bodů v pořádací aplikaci zcela změnit. Implementace IS CAM do ProArchivu byla dokončena vznikem modulu ProArchiv - Přístupové body (dále jen modul).

3 Základní popis modulu

Modul funguje samostatně a nezávisle na pořádací aplikaci. Je tvořen jádrem a grafickým uživatelským rozhraním. Jádro modulu s pořádací aplikaci komunikuje přes REST API rozhraní. Teoreticky může sloužit jako zdroj přístupových bodů i pro další aplikace. Grafické uživatelské rozhraní jádra modulu je nyní technicky součásti pořádací aplikace, aby byla zaručena vizuální kompatibilita.

diagram-IS_CAM-uroven2-oblastni

3.1 Struktura dat

Základní členění datových polí vychází z Pravidel. Modul je pro všechny instance pořádací aplikace totožný, neumožňuje klientskou konfiguraci zobrazení a uživatelských prvků popisu tak, jako je to umožněno v pořádací aplikaci. Tím je zaručen požadavek na kompatibilita se složitými datovými strukturami a procesy IS CAM. Struktura dat a mnohé procesy se řídí závaznou Technickou dokumentací IS CAM a metodikou ke standardizaci výměnného formátu CAM.

3.1.1 Informace o záznamech mimo editační formuláře

Pro orientaci v záznamech přístupových bodech se vybrané údaje z nich „skládají“ do řádkové informace, která reprezentuje v co nejstručnější formě záznam mimo editační formulář a zastupuje jej ve všech ostatních zobrazeních (v našeptávačích, ve výsledcích výběrů apod.). Tato informace je tvořena obsahem stanoveného pole či vícero polí.

V dalším textu příručky se mluví o takové zástupné interpretaci jako o "displayName“.

Pro přístupový bod jako takový se používá standardní displayName v podobě Uživatelského označení - tedy preferovaného označení (dále jako PREF) doplněného o stručnou charakteristiku (viz Pravidla - 6.3.5 Označení entity - Struktura označení). S případným ořezem po naplnění kapacity povoleného počtu znaků.

Pro účely zobrazení výsledků jednoduchého výběru se používá i speciální displayName pro zobrazení čistě variantního označení (dále jako VAR) ve formě "Jména z variantního označení (VAR pro Uživatelské označení)", např. "Otec vlasti (VAR pro Karel IV. (císař : 1316-1378), král český a císař římský z rodu Lucemburků)".

3.2 Validace

Validace je v modulu pevně nastavena a neumožňuje úpravu na straně klienta tak, jak je tomu v pořádací aplikaci.

3.2.1 Validace online

Zobrazuje se stejným způsobem jako v pořádací aplikaci.

3.2.2 Validace celého záznamu

Jde o zásadní validaci záznamu přístupového bodu. Zobrazuje se ve speciální záložce Validace. Zobrazuje výčet chyb v popisu přístupového bodu. Tento výčet se aktualizuje vždy až po uložení záznamu!

Ve validaci celého záznamu jsou plně implementována pravidla popisu dle technické dokumentace IS CAM.

Změny stavů záznamů jsou závislé na vyhodnocení této validace, zvláště změna na stav "schválený" a proces odesílání do IS CAM. Detailněji bude popsáno v kapitole Principy validace přístupového bodu.

3.3 Import a transformace existujících dat

Před spuštěním modulu dojde k importu přístupových bodů z pořádací aplikace ProArchiv do nových datových struktur modulu.

Vhledem k implementaci schvalovacího procesu a podmínek daných Pravidly budou všechny přístupové body z pořádací aplikace, které byly v kvalitě "validní", přepojeny do stavu "ke schválení" a označeny prefixem [R]. Dojde rovněž k zahození informace o typu přístupového bodu (rejstříkové heslo vs. popis původce), neboť toto již nebude v modulu rozlišováno.

U řady přístupových bodů dojde taktéž ke strojové harmonizaci s přístupovými body z IS CAM. Např. u geografických objektů na základě ztotožnění identifikátorů RÚIAN. Možnost strojové harmonizace je dána kvalitou a povahou vstupních dat a bude se u jednotlivých klientu lišit. Bude tedy třeba uplatnit individuální harmonizační strategii.

3.4 Synchronizace s IS CAM

Napojení modulu na IS CAM je závisle na přidělené roli dle provozního řádu IS CAM. Reálně přichází v úvahu omezená varianta s rolí CAM I (čtení záznamů z IS CAM) nebo plnohodnotná varianta s rolí CAM III (čtení a změna záznamů s IS CAM). Tento manuál prezentuje možnosti plnohodnotné varianty.

[DOPRACOVAT - ještě není implementováno] O tom, zda je konkrétní přístupový bod v aktuálním stavu synchronizován s IS CAM, podávájí informaci hodnoty v poli Synchronizace s IS CAM v Pomocných údajích.

3.4.1 Princip synchronizace/přijímání entit z IS CAM do modulu

Dle nastaveného intervalu (výchozí je 5 minut) dochází k pravidelnému načítání nových/změněných záznamů archivních entit z IS CAM, a to následujícím způsobem:

Situace Průběh importu
Entita ve stavu "nová" nebo "schválená", která ještě v modulu není (modul neeviduje její CAM ID) Automatický import entity
Nová verze entity ve stavu "nová" nebo "schválená", která již v modulu je (modul eviduje její CAM ID) a je v interním stavu "schválený" nebo "nová z CAM", tzn. nedochází u ní v modulu k obsahovým změnám Automatický import nové verze entity
Nová verze entity ve stavu "nová" nebo "schválená", která již v modulu je (modul eviduje její CAM ID) a je v interním stavu "rozpracovaný" nebo "ke schválení", tzn. dochází u ní v modulu k obsahovým změnám Nová verze čeká ve frontě Příchozí (konflikt) na rozhodnutí
Entita u níž došlo v IS CAM k zneplatnění nebo nahrazení, ale již v modulu je (modul eviduje její CAM ID) Automatická změna stavu entity

3.4.2 Princip synchronizace/zasílání entit z modulu do IS CAM

Po dokončení interního schvalovacího procesu a konečné změny stavu přístupového bodu na "schválený", je automaticky zobrazen ve frontě Odchozí.

Uživatel s rolí "operátor CAM" pomocí kontextové nabídky zvolí funkci "Odeslání PB do CAMu". Na pozadí proběhne poslední finální vyhodnocení, zda je splněna požadovaná validace a stav, a v případě bezvadného stavu dojde k odeslání do IS CAM. Poté záznam z fronty Odchozí zmizí. V případě nějakého konfliktu je operátor CAM informován a k odeslání nedojde. Konkrétní konfliktní situace viz níže.

Složité vyhodnocení navzájem propojených přístupových bodů je popsáno v popisu fronty Odchozí.

3.5 Interní stavy přístupových bodů

Z důvodu implementace schvalovacího procesu nabývají záznamy přístupových bodů následujících interních stavů:

Interní stav Prefix Stav IS CAM Oprávnění Vysvětlení
původní [N] - - všechny nevalidní přístupové body po importu z pořádací aplikace, de facto původní, většinou nestrukturovaná rejstříková hesla; záznam v needitačním módu
rozpracovaný [R] - zpracovatel*, schvalovatel nově založený záznam nebo záznam již dříve schváleného přístupového bodu, který prochází revizí (obsahovou změnou); jediný stav, kdy je záznam v editačním módu
ke schválení [R] - zpracovatel*, schvalovatel zpracovatelem označený přístupový bod k finálnímu schválení; po importu z pořádací aplikace jsou takto označené i původní přístupové body v kvalitě "validní"; záznam v needitačním módu
nový z CAM [R] nová - přístupový bod, který je v IS CAM ve stavu "nová" archivní entita; záznam v needitačním módu
schválený schválená schvalovatel** přístupový bod, který prošel schvalovacím procesem; do modulu se dostal buď importem z IS CAM nebo v modulu vznikl a prošel interním schvalovacím procesem; garantuje nejvyšší kvalitu; záznam v needitačním módu
nahrazený [X] nahrazená - do tohoto stavu se může dostat pouze dříve evidovaný záznam, u kterého došlo v IS CAM k nahrazení; v modulu nelze editovat; záznamy tohoto stavu nebudou nabízeny v našeptávačích v pořádací aplikaci
neplatný [X] neplatná - do tohoto stavu se může dostat pouze dříve evidovaný záznam, u kterého došlo v IS CAM k zneplatnění; v modulu nelze editovat; záznamy tohoto stavu nebudou nabízeny v našeptávačích v pořádací aplikaci

*) jako "zpracovatel" je chápán standardní uživatel s právy zápisu v pořádací aplikaci, tzn. "běžný" archivář

**) do stavu "schválený" může přepnout schvalovatel, pokud ale není sám autorem poslední změny, tzn. není u záznamu "ke schválení" uveden v kolonce Změnil; tzv. pravidlo čtyř očí

3.6 Schvalovací proces

Principy a pravidla správy archivních autoritních záznamů popisují Pravidla v samostatné příloze (viz Pravidla - Příloha č. 7 Základní pravidla správy archivních autoritních záznamů). Modul ProArchiv - Přístupové body je plně respektuje.

Práce v modulu je závislá na přihlášení v pořádací aplikaci ProArchiv. Zde administrátor přiděluje příslušná uživatelské oprávnění/role. Pro práci v modulu se uplatňují následující:

Uživatelská role ProArchiv Role dle Pravidel Popis
výchozí role zpracovatel Může vytvářet nové přístupové body, upravovat stávající. Vše pak zaslat "ke schválení".
Schvalovatel PB schvalovatel Stejná práva jako zpracovatel + možnost schvalovat nové přístupové body nebo změny ve stávajících.
Operátor CAM - Umožňuje zpracovávat frontu Odchozí (= zasílat schválené PB do IS CAM) nebo frontu Příchozí (Konflikty). Tato role musí být kumulovaná s rolí Schvalovatel PB (Operátor CAM musí být atestovaným schvalovatelem), nicméně uživatel s rolí Schvalovatel PB roli Operátor CAM mít nemusí.

diagram-uzivatelske_role

3.7 Návrat k poslední schválené verzi

Funkce Návrat k poslední schválené verzi umožňuje přepsat aktuální verzi PB z modulu ve stavu "rozpracovaný" nebo "ke schválení" poslední schválenou verzi. Jde o speciální funkci, která dokáže vyřešit např. tyto situace:

  • uživatel přepne schválený přístupový bod omylem do stavu "rozpracovaný" - v tomto případě kontaktuje příslušného schvalovatele, aby navrátil PB do původního schváleného stavu
  • schvalovatel usoudí, že uživatel nevhodně editoval původně schválený PB (editaci posunul původní význam přístupového bodu apod.)

Tuto funkci může uplatnit jen uživatel s rolí schvalovatele PB.

3.8 Nahrazení PB verzí z CAMu

Funkce Nahrazení PB verzí z CAMu umožňuje přepsat aktuální verzi PB z modulu aktuální schválenou verzi z IS CAM. Jde o speciální funkci, která dokáže odblokovat patové situace, jako například tuto:

Modul nemá zaimplementované tzv. bezpečnostní profily. Uživatel změní prvky popisu, u kterých je uplatňován bezpečnostní profil, např. odmaže PREF u hlídaného geografického objektu. IS CAM takovou změnu při pokusu o zaslání samozřejmě nepřijme (kontrola uuid PREF označení). Modul se ale po interním schválení také nedokáže dostat k původní verzi. Aby se tato patová situace odblokovala, použije se tato speciální funkce a "natvrdo" se přepíše verze v modulu aktuální verzi z IS CAM.

Tuto funkci může uplatnit jen uživatel s rolí Administrátor.

4 Uživatelské rozhraní

4.1 Aplikační prostředí

4.1.1 Přihlášení

Modul nedisponuje samostatným přihlášením. Spouští se z pořádací aplikace, ve které je již uživatel přihlášen, a to pomocí tlačítka proarchiv_gui_toolbar_pristupove_body-sprava v nástrojové liště. Uživatelská oprávnění pro modul jsou rovněž přebírána z pořádací aplikace.

4.1.2 Vícenásobný běh aplikace ve stejném okamžiku

Pro vícenásobný běh modulu platí stejná pravidla jako pro pořádací aplikaci.

4.1.3 Ergonomie zobrazení

Pro velikost zobrazení aj. v modulu platí stejná pravidla jako pro pořádací aplikaci.

4.1.4 Ukládaní nových záznamů a změn

Aplikace má implementováno:

  1. uživatelem řízené uložení pomocí tlačítka proarchiv_gui_toolbar_ulozeni v nástrojové liště
  2. automatické uložení při přechodu na jiný záznam (bez dalších otázek)

4.3 Základní rozdělení pracovní plochy modulu

modul_gui_rozdeleni

1 - Lišta nástrojů (toolbar) | 2 - Navigátor | 3 - Detail

4.4 Lišta nástrojů

modul_gui_toolbar

modul_gui_toolbar_novy_pb Nový přístupový bod

  • Otevře formulář pro založení nového přístupového bodu

modul_gui_toolbar_ulozeni Uložení

  • Pro ruční uložení změn

modul_gui_toolbar_zmena-stavu Změna stavu

  • Otevře dialog pro změnu stavu

modul_gui_toolbar_ruzne_fce Různé funkce

modul_gui_toolbar_tools Nástroje

  • Zobrazení zdroje - ukáže přesnou podobu zápisu přístupového bodu v databázi (json)

modul_gui_toolbar_wkt WKT editor

  • Otevře v další záložce prohlížeče webovou stránku s WKT editorem

4.5 Navigátor

Je rozčleněn do následujících částí:

  • Výběr - záložka zobrazuje nástroje pro vyhledávání: jednoduchý a rozšířený výběr. Viz dále.
  • Příchozí (konflikty) - záložka zobrazuje frontu příchozích přístupových bodů z IS CAM, které jsou v konfliktu s lokální verzi přístupového bodu. Viz dále.
  • Odchozí - záložka zobrazuje frontu odchozích přístupových bodů, které jsou ve stavu "schváleno" připraveny na manuální export do IS CAM. Viz dále.

4.6 Detail

Zobrazení všech dostupných strukturovaných informací k zobrazenému záznamu. Princip zobrazení polí v Detailu je popsán níže.

Členění Detailu:

4.6.1 Souhrnné zobrazení

Zobrazuje kompletní informace k přístupovému bodu v textové needitovatelné podobě

4.6.2 Detail/Editace

Zobrazuje strukturované prvky popisu přístupového bodu. V této záložce probíhá samotná editace přístupového bodu. Prvky popisu jsou děleny do jednotlivých částí dle Pravidel: označení, identifikátory, vznik, zánik, popis, jednoduché vztahy a události.

4.6.3 Pomocné údaje

Zobrazuje systémově generovaná data: uživatelská jména tvůrců a následných editorů přístupového bodu včetně časových značek; taktéž jednoznačný identifikátor (UUID) záznamu, CAM ID, identifikátor revize a permalink.

4.6.4 Validace

Zobrazuje výčet chyb v popisu přístupového bodu. V záhlaví záložky se generuje i počet chyb.

4.6.5 Porovnání/Verze

Zobrazuje grafické porovnání změn, a to porovnání změn mezi aktuální rozpracovanou verzí a předchozí schválenou verzí nebo porovnání změn mezi aktuální verzí z modulu ProArchiv - Přístupové body a novou verzí z IS CAM. Červeně jsou podbarveny odstraněné informace; žlutě informace nové.

5 Funkčnost - případy užití

Funkčnost aplikace je vázána na:

  • logiku danou správným užitím prvků popisu dle Pravidel.
  • přístupová práva, která mohou být nastavena různě. Pokud vám nebudou některé očekávané funkce fungovat, obraťte se na příslušného administrátora.

5.1 Vytváření nových přístupových bodů

5.1.1 Ověření existence přístupového bodu

Upozornění

Před založením nového přístupového bodu je vždy nejprve nutné provést hledání, zda již náhodou daný přístupový bod neexistuje! Vzhledem k tomu, že modul plně synchronizuje obsah IS CAM, dochází při interním vyhledávání k procházení všech možných zdrojů: jak lokální množiny přístupových bodu, tak i přístupových bodů z IS CAM. Pokus o dohledání přístupového bodu je potřeba učinit jak před zakládáním nového v modulu, tak i při zakládaní v pořádací aplikaci (v plovoucím okně Napojené přístupové body nebo z prvků popisů napojených přístupové body jako "územní rozsah" apod.

5.1.2 Formulář pro založení nového přístupového bodu

Pro založení nového přístupového bodu slouží tlačítko modul_gui_toolbar_novy_pb2 z nástrojové lišty modulu. V prostředí pořádací aplikace se pro založení používá ikonatools-pridatz Nástrojů toolsdaného prvku popisu nebo plovoucího okna Napojené přístupové body.

Dojde k aktivaci jednoduchého formuláře, který má za cíl proces založení zjednodušit:

zakladaci_formular-osoba

Formulář se dynamicky mění dle postupného vyplnění jednotlivých záložek: 1) třída a podtřída přístupového bodu, 2) základní popis, 3) doplňky. U mnoha prvku popisu je uplatněna validace ve formě kontroly vyplnění. Teprve pokud je vše v pořádku, aktivuje se tlačítko Uložit a přístupový bod je založen.

Nový přístupový bod je založen ve stavu "rozpracovaný".

Jeho další editace probíhá výhradně v modulu.

5.2 Editace již založených přístupových bodů

Editace probíhá v záložce Detail/Editace.

Editovat lze pouze přístupový bod ve stavu "rozpracovaný".

Formulář pro editaci disponuje stejným typem prvků popisu a jejich ovládáním jako v pořádací aplikaci. Novým tlačítkem je pouze tlačítko na generování doplňku tools-generovat.

Pro zjištění aktuálního stavu validity přístupového bodu je během editace potřeba záznam ručně uložit, poté dojde k aktualizaci v záložce Validace.

Editační formulář je rozdělen do jednotlivých sekcí, které korespondují s Pravidly.

Tip

Editační formulář nabízí uživateli vždy adekvátní nabídku prvků popisu, možných voleb/číselníkových hodnot a povolené třídy přístupových bodů při napojení ve vztazích.

5.2.1 Editace Označení

Přístupový bod může mít vícero označení (viz Pravidla 6.3.5). První (nahoře v seznamu) je preferované označení (dále PREF); je vyznačeno tučně. Označení se skládá s více dílčích prvků popisu, které se liší dle tříd.

5.2.1.1. Změna preferovaného označení

Provádí se posunem na první místo v seznamu pomocí tools-posunout-nahorutools-posunout-dolu v tools.

Upozornění

Současná verze modulu nedisponuje pomocníkem pro přenesení doplňků z původního PREF do nového. Doplňky je potřeba zapsat u nového PREF ručně a u původního smazat!

5.2.1.2 Zkopírování variantního označení z jiného záznamu

Pro případy harmonizace byla vytvořena speciální funkce, která nakopíruje variantní označení z jednoho přístupového bodu (dále jako zdrojový PB) do druhého přístupového bodu (dále jako cílový PB) . Aby funkce zafungovala, musí být před její aplikací cílový PB přepnutý do stavu "rozpracovaný". Poté se postupuje následovně:

  1. vybere se zdrojový PB (je zobrazen v detailu)
  2. v menu Různé funkce - Práce s variantami se aktivuje Kopírovat
  3. vybere se cílový PB ve stavu "rozpracovaný" (je zobrazen v detailu)
  4. v menu Různé funkce - Práce s variantami se aktivuje Vložit

Po každém provedeném cyklu kopírovat-vložit se vnitřní paměť vyprázdní. Pokud je tedy potřeba kopírovat variantní označení z jednoho zdroje do více cílů, musí se kopírovat znovu aktivovat před každým vložením.

5.2.2 Editace Identifikace

V sekci Identifikace se zapisují kódované údaje/identifikátory (viz Pravidla 6.3.12).

Upozornění

Pole Hodnota ověřená byla zavedená pro účely strojového importu databáze RÚIAN a států světa. Hodnoty neměňte a nových identifikátorů nezapisujte.

5.2.3 Editace Vzniku

Vznik je speciální výlučná událost v životě archivní autoritní entity. V rámci vzniku se uvádí způsob vzniku, datace vzniku, vztahy související se vznikem, případně typ vniku apod.

5.2.3 Editace Zániku

Zánik je speciální výlučná událost v životě archivní autoritní entity. V rámci zániku se uvádí způsob zániku, datace zániku, vztahy související se zánikem, případně typ zániku apod.

5.2.4 Editace Popisu

Do sekce Popis jsou začleněny společné prvky popisu:

Stručná charakteristika

Umožňuje jednořádkový zápis do 250 znaků.

Poznámka

Umožňuje víceřádkový popis.

Služební poznámka

Umožňuje víceřádkový popis.

Zdroje informací

Umožňuje víceřádkový popis.

Odkaz na zdroje informací

odkaz_na_zdroje_informaci

Do pole Název se zapisuje titulek odkazované webové stránky nebo dokumentu.

Do pole URL se povinně zapíše vlastní webový odkaz, např. https://... U pole je hlídaná platná syntaxe odkazu.

Speciální prvky popisu:

Definiční bod (souřadnice) a Hranice (souřadnice)

Slouží pro zápis souřadnic. V případě definičního bodu lze zapsat pouze jedna bodová souřadnice, u hranice lze použít všechny povolené typy: bod, linie, polygon, kolekce. Zápis souřadnic se provádí ve formátu WKT. Jak získat WKT formát? Pomocí WKT editoru souřadnic.

Editace se provádí výhradně přes tools- tools-detailni-pohled.

Poznámka k souřadnicím

Umožňuje víceřádkový popis.

Typ geografického objektu

Pole pouze pro čtení. Editace přístupového bodu se řeší ve vstupním formuláři (při zakládání) nebo následně přes Různé funkce - Změny - Změna typu geografického objektu.

Upozornění

Nelze měnit typ geografického objektu u záznamu, jenž figuruje v administrativním zařazení u jiných záznamů. Je potřeba nejprve jeho použití odpojit, provést změnu typu geografického objektu a poté opět u podřízených záznamů připojit, pokud to kontrola hiearchie po změně dovolí.

Administrativní zařazení

Pole pro zápis reference/napojení na jiný přístupový bod třídy "geografický objekt". Správné použitý typ geografického bodu hlídá validace.

Jazyk originálu

Pole pro vícenásobný zápis hodnot z číselníku jazyků.

Další víceřádková popisná pole

Jmenovitě: Životopis, Dějiny, Genealogie, Popis, Genealogie, Funkce korporace, Vnitřní struktury korporace, Normy – konstitutivní, Normy - působnost korporace.

5.2.5 Editace Jednoduchých vztahů

Agregační prvek popisu pro zápis souvisejících vztahů (tzn. samostatných vztahů mimo konkrétní událost). Editace se provádí výhradně přes tools.

U každého vztahu se povinně vyplňuje Typ vztahu a Související entita (napojení na jiný přístupový bod). Je také možnost uvést položky Datace vztahu od / Datace vztahu do a Poznámka. Při vyplňování se postupuje dle Pravidel. Nabídka možných typů vztahů se odvíjí od zvolené třídy/podtřídy.

5.2.6 Editace Událostí

Agregační prvek popisu pro zápis událostí a s nimi souvisejících vztahů. Editace se provádí výhradně přes tools.

U každé události se povinně vyplňuje Typ události. Dále se uvádějí položky Datace události od / do, Vztahy a Poznámka.

Vztahy se editují stejně jako jednoduché vztahy.

Při vyplňování se postupuje dle Pravidel. Nabídka možných typů událostí a následných vztahů se odvíjí od zvolené třídy/podtřídy.

5.2.7 Komentář

Textové pole umožňující víceřádkový popis. Pole není součástí popisné struktury dle IS CAM. Je určeno k internímu použití:

  1. Zaznamenávají se zde informace z průběhu importu původních struktur přístupových bodů z pořádací aplikace do struktur použitých v modulu. Jde hlavně o přesun hodnot, které nemají v nových strukturách své jednoznačné místo a musí být následně "lidsky" vyhodnoceny a zpracovány, případně smazány.
  2. Zaznamenávají se zde připomínky schvalovatele a zpětná vazba zpracovatele v rámci schvalovacího procesu.
5.2.7 Uložení obsahu pole Komentář

Upozornění

Pole Komentář pracuje ve speciálním režimu a umožňuje editaci bez ohledu na stav přístupového bodu. Ve stavu "rozepsaný" lze změnu v komentáři uložit pomocí tlačítka Uložit v nástrojové liště. Pozor! Nedojde k automatickému uložení komentáře při opuštění záznamu pokud současně nedošlo ke změně jiného pole. V ostatních needitačních stavech (např. ke schválení, schválený) lze do Komentáře rovněž zapisovat, ale k uložení změn dojde výhradně po aktivaci příkazu z nástrojové lišty Různé funkce - Uložení komentáře. K automatickému uložení dojde i v případě, kdy schvalovatel použije příkaz Různé funkce - Komunikace se zpracovateli - Zaslání zprávy...

5.3 Změny stavů

Viz ikona modul_gui_toolbar_zmena-stavu nebo Různé funkce - Změny - Změna stavu.

Nabídka stavů se odvíjí od stavu současného a od role, kterou daný uživatel v aplikaci má.

Možné přechody stavů:

Aktuální stav Možné nové stavy Vysvětlení
původní > rozpracovaný
rozpracovaný > ke schválení
ke schválení > schválený Nabízí se jen uživatelům s rolí "schvalovatel".
ke schválení > rozpracovaný Při zjištění, že záznam potřebuje ještě před schválením upravit.
schválený > rozpracovaný Při potřebě již dříve schválený záznam doplnit/obohatit/opravit (vytvořit jeho novou revizi).
nový z CAM > rozpracovaný Pokud je potřeba záznam upravit.
nový z CAM > ke schválení Pokud je potřeba záznam pouze schválit.

Stavy "nahrazený" a "neplatný" nejdou změnit.

5.4 Změna podtřídy

Viz Různé funkce - Změny - Změna podtřídy. Lze aplikovat pouze nad detailem přístupového bodu ve stavu "rozepsaný."

Slouží ke změně podtřídy přístupového bodu. V případě, že dříve použité prvky popisu, vztahy, události nebo jednotlivé číselníkové hodnoty nejsou u nové podtřídy přípustné, dojde k zaznamenání těchto informací do pole Komentář.

U záznamů třídy "geografický objekt" se provádí změna podtřídy automaticky se změnou typu geografického objektu.

Upozornění

Změna třídy není možná!

5.5 Změna typu geografického objektu

Speciální funkce pro záznamy třídy "geografický objekt". Umožňuje změnit typ geografického objektu, čímž může zároveň dojít k automatické změně podtřídy. U některých záznamů není možné změnu provést, neboť jsou chráněny speciálním bezpečnostním profilem. Jde o přístupové body z podtřídy "administrativně či jinak lidmi vymezená území", které byly importovány z RÚIANu a tvoří páteř hierarchie (administrativní zařazení)

5.6 Výběr

Správné vyhledávání je základním předpokladem pro práci s přístupovými body. Pomocí vyhledání je vždy potřeba ověřit existenci/neexistenci přístupového bodu, než dojde k založení nového. Vyhledávat lze pomocí dvou typů výběrů:

5.6.1 Jednoduchý výběr

V záložce výběr jako výchozí výběrová možnost. Z rozšířeného výběru zpět na jednoduchý pomocí tools - vyber_tlacitko_jednoduchy-vyber

Pro základní vyhledávání ve všech přístupových bodech. Hledá pouze v preferovaném nebo variantním označení entity, tedy bez stručné charakteristiky.

5.6.2 Rozšířený výběr

V záložce Výběr. Lze aktivovat pomocí tools - vyber_tlacitko_rozsireny-vybervedle okna pro zápis jednoduchého výběru.

Umožňuje podrobné hledání dle tříd, podtříd, konkrétních části popisu entity (polí), dle pomocných údajů (stavu, uuid, položek Vytvořil/Vytvořeno, Změnil/Změněno, Schválil/Schváleno) apod.

rozsireny_vyber

V prvním kroku lze omezit výběr konkrétní třídy, respektive podtřídy. V případě výchozí hodnoty jsou prohledávány všechny třídy, respektive podtřídy.

Konkrétní podmínky pro vyhledávání se definují v sekci Hledaný výraz. Jednotlivé podmínky se přidávají pomoci tools-pridat. Jeden výsledný dotaz může mít více podmínek.

Konkrétní vyhledávací podmínka se zadává pomocí tools- tools-upravit. Odstranění podmínky se provádí pomocí tools- tools-odebrat.

Upozornění

Výsledný dotaz nesmí obsahovat prázdný řádek bez definované podmínky!

Jednotlivé části vyhledávací podmínky musí být vyplněny postupně:

rozsireny_vyber-podminka

(1) Základní operátor:

  • musí - podmínka musí být vždy splněna

  • může - podmínka může být splněna, tzn. v případě vícero zadaných podmínek neovlivní její splnění/nesplnění další zadané podmínky

(2) Výběr části přístupového bodu:

Název části přístupového bodu Výčet možných polí
pomocné údaje uuid, CAM ID, vytvořil, vytvořeno, změnil, změněno, schválil, schváleno, stav, synchronizace s CAM, komentář
označení hlavní část jména, vedlejší část jména, titul před jménem, titul za jménem, datace použití jména od, datace použití jména do, typ formy jména, jazyk jména, pořadí události, obecný doplněk, chronologický doplněk, autor/tvůrce, geografický doplněk
identifikace zdroj identifikátoru, platnost identifikátoru od, platnost identifikátoru do, hodnota identifikátoru, hodnota ověřena
popis hranice (souřadnice), definiční bod (souřadnice), poznámka k souřadnicím, typ geografického objektu, administrativní zařazení, služební poznámka, popis, zdroje informací, odkaz na zdroje informací - url, odkaz na zdroje informací - název, stručná charakteristika, jazyk originálu, životopis, genealogie, dějiny, funkce korporace, vnitřní struktury korporace, normy - konstitutivní, normy - působnost korporace,
vznik způsob vzniku, typ vzniku, datace, poznámka
vznik.vztahy datace vztahu od, datace vztahu do, související entita, poznámka
zánik způsob zániku, typ zániku, datace, poznámka
zánik.vztahy datace vztahu od, datace vztahu do, související entita, poznámka
vztahy datace vztahu od, datace vztahu do, související entita, poznámka
události typ události, datace události od, datace události do, poznámka
události.vztahy datace vztahu od, datace vztahu do, související entita, poznámka

(3) Výběr možných polí:

Viz výše

(4) Upřesňující operátor:

Operátor Vysvětlení
obsahuje U textových polí jako výchozí hodnota; hledaným řetězcem musí vždy začínat celé slovo, nemusí jím ale končit. Např. řetězec "praž" najde slova "pražský", "pražské", "pražského" atd. Hledáním "raž" ale tato slova dohledána nebudou!
je Přesná striktní podmínka. Používá se vždy u číselníkových polí a u polí obsahujících konkrétní hledanou napojenou entitu. U textových polí porovnává striktně celý obsah pole. Toto funguje ale jen u jednořádkových polí. U víceřádkových polí vrací nulový výsledek (nepoužitelné). Proto se u textových polí doporučuje výhradně použití operátoru "obsahuje". Operátor "je" je naopak jedinou možnosti při vyhledávání identifikátoru typu uuid a CAM ID
začíná Hledaným řetězcem musí vždy začínat celé pole.
je vyplněno Vrací záznamy, kde prohledávané pole obsahuje konkrétní libovolnou hodnotu, tzn. není prázdné.
je nevyplněno Vrací záznamy, kde je prohledávané pole prázdné.
zahrnuje U polí s časovými údaji jako výchozí hodnota; hledaná hodnota musí být součásti celkového časového rozsahu prohledávaného pole.

5.6.3 Výsledky vyhledávání

U jednoduchého výběru jsou výsledky vyhledávání seřazeny abecedně vždy ve skupinách dle stavů záznamů v pořadí: schválené -> nové z CAM -> ke schválení -> rozpracované -> ostatní. V rámci těchto skupin vrací abecední seznam všech označení (PREF i VAR).

U rozšířeného výběru se jako výsledek vyhledávání vrací seznam PB reprezentovaných vždy jejich standardním displayName (tedy Uživatelským označením s PREF) bez ohledu na stav. To může mít za následek na první pohled nesprávně abecedně seřazený seznam výsledků hledání. Pokud je totiž hledaný výraz nalezen ve VAR označení, propaguje se do výsledku vyhledávání vždy jeho PREF označení. Řazen je tedy jako VAR, ale prezentován jako PREF.

5.7 Fronta Příchozí (konflikty)

Zde dle nastaveného intervalu synchronizace z IS CAM zobrazují záznamy, které nemohly být do modulu automaticky aktualizovány. Jde zejména o:

Varianta Popis situace Možnosti řešení*
1 Přístupové body, kde došlo k souběžné editaci v IS CAM a modulu - z IS CAM přichází nová revize a v modulu je buď nachystaná také nová revize nebo je původní schválený záznam stále rozpracovaný. Přijmout aktualizaci - lokální verze záznamu bude plně nahrazená příchozí verzí z IS CAM; Odmítnout aktualizaci - verze z IS CAM bude zamítnuta a bude dovoleno zaslat do IS CAM verzi lokální.

*) Možnosti řešení se vybírají z kontextové nabídky vyvolané nad konkrétním přístupovým bodem ve frontě.

Ve variantě 1 je konfliktní přístupový bod zobrazen jako ve frontě Příchozí (konflikt), tak ve frontě Odchozí. Při výběru tohoto záznamu z fronty Příchozí (konflikt) se v záložce Porovnání/Verze zobrazí zobrazují rozdíly mezi novou verzí z IS CAM a verzí lokální.

5.8 Fronta Odchozí

Zde se budou postupně automaticky shromažďovat přístupové body určené k zaslání do IS CAM. Jde o lokální schválené přístupové body které doposud v IS CAM nejsou, nebo aktualizované schválené přístupové body, které již v IS CAM jsou a dojde tak k jejich aktualizaci.

Záznamy ve frontě Odchozí jsou řazeny dle datační hodnoty pole Schváleno a to sestupně. Nahoře jsou položky s mladší datací schválení, dole se starší.

Pomocí funkce Odeslat PB do CAMu vyvolané z kontextové nabídky vyvolané nad konkrétním jedním přístupovým bodem ve frontě dojde k finálnímu vyhodnocení validace a následnému zaslání do IS CAM. V případě problému je uživateli poskytnuto konkrétní hlášení.

Ač se funkce na odeslání vyvolává u každého přístupového bodu zvlášť, může v případě vzájemného provazbení přístupových bodů z fronty Odchozí dojít k vícenásobnému odeslání. Aplikace před odesláním tuto možnost zkontroluje a vypíše související PB k odeslání. Mezi vypsanými je samozřejmě i ten iniciační.

odesilani-kontrola_souvisejicich

Pokud je seznam prázdný, odešle se pouze jeden iniciační přístupový bod.

5.8.1 Vyhodnocování validity propojených přístupových bodů bez CAM ID

Do fronty Odchozí se mohou dostat jen záznamy ve stavu "schválený", které neobsahují vazby na "neschválené" přístupové body bez CAM ID (=ty, které ještě nejsou v IS CAM). Ani vazba na "schválený" přístupový bod ale neznamená, že se záznam objeví ve frontě Odchozí. Onen napojený schválený přístupový bod totiž může obsahovat vazby na další přístupový bod, který však může být ještě ve stavu "ke schválení". Viz validace napojených vztahů. Může tak existovat poměrně složitý řetězec navzájem propojených přístupových bodů, které ještě nejsou v IS CAM.

Systém vyhodnocování validity propojených přístupových bodů

Systém vyhodnocuje validitu ve vztazích napojených přístupových bodů rekurzivně. V případě, že takto propojený řetězec vztahů obsahuje nevalidní záznam, není žádný z validních záznamů řetězce připuštěn k odeslání do IS CAM. Tzn. že záznamy z navzájem propojeného řetězce se objeví ve složce Odchozí najednou, až jsou v bezvadném stavu všechny.

Tip

Pokud chce uživatel vidět všechny záznamy, které jsou schválené, ale ještě nesynchronizované s IS CAM, může si je vylistovat přes rozšířený výběr (musí: stav je schválený + musí: synchronizace s cam je ne). Pokud je počet takto nalezených záznamů vyšší než počet záznamů ve frontě Odchozí, znamená to, že existují záznamy, čekající na splnění validity v rámci propojeného řetězce.

Z výše zmíněného popisu navzájem propojených řetězců vztahů vyplývá i fakt, že odesláním jednoho záznamu z takového řetězce dojde automaticky v rámci jedné vícenásobné dávky k odeslání všech zbylých záznamů z řetězce.

V případě, že v průběhu vícenásobné dávky dojde k chybě a dávka neodejde celá, systém zpětně vyhodnotí chyby a záznamy, které nebyly odeslané 100% nebo vůbec, a ty pak ve frontě Odchozí zůstávají.

5.9 Principy validace přístupového bodu

Přístupový bod je během své existence neustále validován. Mnoho úkonů je na výsledcích validace závislých.

Zobrazení stavu validačního procesu se zobrazuje v záložce Validace. K aktualizaci dochází vždy při uložení záznamu.

Ke kontrolám patří např.:

  • kontrola jedinečnosti preferovaného označení mezi všemi přístupovými body
  • kontrola jedinečnosti některých typů identifikátorů
  • kontrola vyplnění povinných prvků popisu nebo části entity (např. vznik a stručná charakteristika u fyzických osob, existence geografického doplňku u geografických objektů)
  • kontrola správně napojené hierarchie v administrativním zařazení u geografických objektů
  • kontrola stavů přístupových bodů napojených ve vztazích

5.9.1 Validace napojených vztahů

Přístupový body často obsahuje ve vztazích napojené další přístupové body. Kvalita/stav těchto přístupových bodů v závislosti na změně stavu konkrétního záznamu je následující:

Změna stavu Akceptované stavy napojených PB (stav "schválený" je vždy bez problému)
rozpracovaný > ke schválení U záznamu jsou akceptovány napojené přístupové body i ve stavu "rozpracovaný" a "ke schválení".
ke schválení > schválený U záznamu jsou akceptovány napojené přístupové body i ve stavu "ke schválení", které ještě nejsou v IS CAM (= nemají CAM ID). Napojené přístupové body s CAM ID mohou být i ve stavu "rozpracovaný".
schválený při zaslání do IS CAM U záznamu jsou akceptovány napojené přístupové body bez CAM ID jen ve stavu "schválený". U napojených přístupových bodů s CAM ID je jejich stav irelevantní (zaslání do IS CAM neblokují).

Nedostatky v napojených přístupových bodech se stále prezentují v záložce Validace.

5.9.2 Kontrola doplňků před schválením

Speciálním kontrolním mechanismem při přepínání ze stavu "ke schválení" > "schválený" je kontrola doplňku.

Pokud má PB "ke schválení" vyplněn doplněk, u nějž funguje našeptávač, aplikace zkontroluje, zda je vyplněný doplněk shodný s tím, který by vrátil našeptávač doplňků. Pokud je zjištěn rozdíl, objeví se schvalovateli hlášení s možným nesouladem doplňků. Schvalovatel má možnost změnu stavu odmítnout nebo přijmout.

kontrola-doplnku_1

Často se totiž stává, že zpracovatel změní některý z popisných prvků, ze kterých je tvořen doplněk, ale doplněk nezaktualizuje.

**Pozor! Tato funkcionalita může generovat i falešný poplach.** Např. v případě ručně dopisované otazníku u chronologických doplňků; ručně upraveného doplňku u geografických objektů (např. odstranění názvu okresu). Proto může schvalovatel změnit stav na "schválený" i přes toto hlášení.

Aplikace hlásí rovněž jakoukoli přítomnost doplňků u VAR ("VAR obsahuje doplněk"). Doplňky u VAR jsou totiž nepřípustné, pokud jsou stejné jako u PREF. Pokud je ale jeden z doplňků u VAR rozdílných, je doplněk u VAR povolen.

Upozornění

**Pozor! Kontrolní mechanismus kontroluje jen vyplněné doplňky. Pokud zpracovatel na doplněk zcela zapomene a ponechá jej prázdný, aplikace nic nehlásí.

5.10 Schvalovací proces v praxi

Uživatel uvedený jako autor poslední změny přístupového bodu (= Pomocné údaje - Změnil) nemůže provést jeho schválení.

schvalovani-pravidlo4

5.10.1 Komunikace mezi schvalovatelem a zpracovatelem

Upozornění

Dostupnost zasílání emailových zpráv zpracovatelům závisí na konkretní instanci ProArchivu a zvolené správě uživatelů.

Pokud schvalovatel usoudí, že PB zaslaný "ke schválení" je potřeba ještě dopracovat, vrátí jej zpět zpracovateli. Tento proces probíhá následovně:

  1. Schvalovatel napíše do pole Komentář své připomínky. Následně v menu Různé funkce zvolí funkci Uložení komentáře. V případě okamžitého následného použití funkce na Zaslání zprávy dojde k uložení Komentáře automaticky.
  2. Schvalovatel zašle zpracovateli email, a to automatizovaně pomocí funkce Zaslání zprávy zpracovateli (viz Různé funkce - Komunikace se zpracovateli). Tento email s názvem "Potřebná úprava..." obsahuje uživatelské označení přístupového bodu, jeho permalink a obsah pole Komentář. Jako odesílatel je uveden schvalovatel a jeho emailový kontakt. K dispozici je i varianta Zaslání zprávy zpracovateli a schvalovateli, která se používá na již "schválené" přístupové body u niž operátor CAM / lokální metodik před zasláním do IS CAM objeví nějakou chybu. Tato funkce zašle email jak zpracovateli, tak i schvalovateli. Předpokládá se, že požadovanou úpravu PB by měl provést primárně zpracovatel.
  3. Zpracovatel po obdržení takové emailu provede patřičné úpravy. Pole Komentář nemaže, jen do něj připíše sdělení, že jej vypořádal. PB poté pošle znovu ke schválení (změnou stavu).
  4. Schvalovatel, pokud je s opravou spokojen, vymaže obsah pole Komentář a PB schválí.

5.10.2 Návrat k poslední schválené verzi

Pokud schvalovatel usoudí, že provedené změny nad dříve schváleným přístupovým bodem nejsou žádoucí, může provést návrat k poslední schválené verzi (viz stejnojmenná funkce v Různé funkce).

Tuto funkci může aktivovat pouze uživatel s rolí schvalovatel nad přístupovými body ve stavu "rozpracovaný" a "ke schválení".

5.11 Odstranění přístupového bodu

Funkce Odstranění PB v menu Různé funkce slouží k odstranění záznamu přístupového bodu při splnění následujících podmínek:

  • odstraňovaný PB nesmí být synchronizován s IS CAM (není v CAMu, nemá CAM ID; nesplnění podmínky = hlášení: Nelze provést pro PB synchronizované s CAM)
  • odstraňovaný PB nesmí mít vazbu na jiný PB nebo archivní popis (nesplnění podmínky = hlášení: PB je použitý externí aplikací)

5.12 Test dostupnosti CAMu

Test dostupnosti CAMu (viz stejnojmenná funkce v Různé funkce) slouží k zjištění dostupnosti a funkčnosti instance IS CAM.

6 Speciální funkce

6.1 WKT editor souřadnic

Jde o samostatnou webovou aplikaci, která má uživatelům pomoci při získávání souřadnic v požadovaném formátu WKT.

Upozornění

Provozovatel služeb Mapy.cz omezil přímé využívání mapových dlaždic - viz komentář.

6.1.1 Vytvoření souřadnic

editor-souradnic-v2

Vizuální editor umožňuje:

1 - přepínání mezi mapovými podklady

2 - vyhledávat na mapy.cz. Vybraný výsledek automaticky přidá bodovou souřadnici.

3 - ručně editovat souřadnice (viz dále)

4 - importovat souřadnice ve formátu WKT nebo GeoJson

Ruční editace souřadnic

Prvek popisu Souřadnice umožňuje uložit najednou více typů souřadnicových objektů: více polygonů, více linií, kombinace bodů, linií a polygonů apod.

editor-souradnic-v2-linie - pro vyznačení lineárního útvaru

editor-souradnic-v2-polygon - pro vyznačení polygonu

editor-souradnic-v2-oblast - pro vyznačení oblasti, tzn. pravoúhlého obdélníku či čtverce

editor-souradnic-v2-bod - pro vyznačení jednoho souřadnicového bodu

Další pracovní postup je řešen návodně formou bublinkových nápověd.

editor-souradnic-v2-editace - umožňuje vybraný souřadnicový objekt dodatečně editovat. Pro potvrzení změn je potřeba zvolit ve finále Uložit z lokální nabídky k dané funkci.

editor-souradnic-v2-vymaz - umožňuje odstranit vybraný souřadnicový objekt (poté Uložit z lokální nabídky). Pomocí Odstranit vše je možno smazat všechny objekty najednou.

Pro potvrzení a uložení všech změn je potřeba zvolit tlačítko Zkonvertovat do WKT.

Následně dojde k vygenerování WKT řetězce, který bude po zakliknutí označen. Poté je možné jej pomocí obecné funkce operačního systému Kopírovat (Ctrl+C) a Vložit (Ctrl+V) do pole pro editaci souřadnic v modulu.

6.1.2 Zobrazení souřadnic

Pokud je naopak potřeba již zapsané souřadnice ve WKT formátu zobrazit, je možné použít rovněž tento editor souřadnic. Z modulu pomocí obecné funkce operačního systému (Ctrl+C) zkopírujeme WKT řetězec a vložíme (Ctrl+V) pomocí tlačítka Import WKT do editoru.editor-souradnic-v2-import_wkt

6.1.3 Úprava souřadnic

Pokud potřebujeme již dříve zapsané souřadnice poupravit, nejdříve si je přes Import WKT naimportujeme, pomocí editor-souradnic-v2-editace je zeditujeme a přes Zkonvertovat do WKT přepíšeme v modulu původní hodnotu.