Základní pravidla (verze 3.1)
vydaná jakožto příloha Metodického pokynu č. 4/2022 odboru archivní správy a spisové služby, kterým se vydávají Základní pravidla pro zpracování archiválií ver. 3.1 (Čj. MV-171396-1/AS-2022).
PDF verze Pravidel 3.1 - oficiální verze
PDF verze Pravidel 3.1 - "neoficiální" verze s úpravou formátování
Tip
V neoficiální verzi došlo pouze k úpravám formátování (odstranění prázdných stránek). Obsahově je verze totožná s oficiální verzí podepsanou PhDr. Danielem Doležalem, Ph.D., ředitelem odboru archivní správy a spisové služby MV. Lze ji tedy bez problému využívat.
+ ze samostatně vydaných příloh je nejdůležitější příloha č. 14:
Příloha č. 14 Základních pravidel pro zpracování archiválií ver. 3.1: Závazné příklady popisu původců v evidenci NAD (xlsx, 274 kB)
Příloha č. 14 Základních pravidel pro zpracování archiválií ver. 3.1: Závazné příklady popisu původců v evidenci NAD s vyznačením změn (xlsx, 284 kB) - navíc obsahuje sloupec K, kde vyznačena případná změna oproti verzi ZP 3.0.
Kompletní soubor dokumentů k základním pravidlům viz https://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx?q=Y2hudW09Mw%3d%3d.
Do IS CAM byl naimportován tezaurus obecných pojmů. Na stránkách Digitálního archivu Státního oblastního archivu v Třeboni byla tato Hierarchie obecných pojmů v CAM zveřejněna a je možné ji procházet a prohledávat.
Zásadnější změny oproti verzi 3.0
Kapitola 5. ROZŠÍŘENÝ POPIS ARCHIVÁLIÍ
V čem změna spočívá?
Přejmenování a přidání role.
V oblasti popisovaných rolí entit ve vztahu ke konkrétním typům archiválií došlo k:
- přejmenování role "autor" na "autor textu". Viz 5.5.1 Popisované role entit ve vztahu k rukopisům / 5.15 Tisky do roku 1800 a po roce 1800.
- přidání nové role "obrazově a/nebo zvukově zachycená entita". Viz ZP 3.1 - 5.11.2 Popisované role entit ve vztahu ke grafickým listům a kresbám / 5.12.1 Popisované role entit ve vztahu k fotografickým archiváliím / 5.13.2 Popisované role entit ve vztahu ke kinematografickým filmům / 5.14.2 Popisované role entit ve vztahu ke zvukovým archiváliím / 5.16.1 Popisované role entit ve vztahu k pohlednicím / 5.17.1 Popisované role entit ve vztahu k plakátům.
Upozornění
Změny rolí vyžadují implementační zásah do systému. Dokud nebude proveden a oznámen, platí použití rolí dle Pravidel verze 3.0.
Kapitola 6. ARCHIVNÍ AUTORITNÍ ZÁZNAMY
6.3.5 Označení entity
V čem změna spočívá?
Úprava rozepisování zkratek.
Pokud jsou zkratky uvedeny v PREF, jsou v rámci označení ve VAR rozepsány, je-li to účelné. Naopak pokud existuje zkratka, ale v PREF byla zvolena rozepsaná verze, uvede se zkratka ve VAR (výjimka platí pro zkratky označující korporativnost – viz kapitolu 9.3.1).
6.3.5 Označení entity - Variantní označení
V čem změna spočívá?
Doplnění pravidel pro VAR.
Variantní označení se může pro jednu entitu vytvářet v libovolném množství, v různých jazycích a jazykových variantách (pravopisných, v argotu, dialektu atp.), znakových sadách a také i podle jiných závazných pravidel (např. AACR2, RDA, CCO, INTERPI).
Zápis variantního označení podle jiných pravidel se účelně přizpůsobuje IS CAM.
6.3.5 Označení entity - Typ formy jména
V čem změna spočívá?
Doplnění pravidel pro Typ formy jména.
Povinně se uvádí, pokud je ve VAR použito označení “podle jiných pravidel”.
Typ formy jména “podle jiných pravidel” lze použít pouze ve VAR.
6.3.13 Zdroje informací
V čem změna spočívá?
Údaje z prvků popisu Zdroje informací a Odkaz na zdroje informací není potřeba navzájem dublovat.
Údaje v prvku popisu Odkaz na zdroje informací (viz kap. 6.3.14) jsou chápány jako druh informačního zdroje, a nemusí se proto již v prvku popisu Zdroje informací uvádět.
Kapitola 7. TŘÍDA OSOBA/BYTOST
7.3.1 Označení - Vedlejší část jména
V čem změna spočívá?
U vedlejšího jména přidáno pravidlo pro mužskou podobu přijatého příjmení manželky.
d) mužská podoba přijatého příjmení manželky (např. „Bartoš, František Michálek“, „Masaryk, Tomáš Garrigue“).
Kapitola 8. TŘÍDA ROD/RODINA
V čem změna spočívá?
Vymezení vůči nelegitimním potomkům.
Nelegitimní potomci se za součást rodiny nepovažují. Tyto případy lze řešit příslušným vztahem.
Kapitola 9. TŘÍDA KORPORACE
9.1 Podtřídy korporací - 1. Administrativně vymezená území s vlastní správou
V čem změna spočívá?
Striktní platnost stanovena jen pro entity na území dnešní ČR, pro zahraničí je doporučeno postupovat analogicky.
Do této podtřídy patří pouze:
a) z entit územní samosprávy na území dnešní České republiky...
b) Entity typu „Velkostatek XY“ existující na území dnešní České republiky...
...Ostatní administrativně vymezená území s vlastní správou na území České republiky, např. kraje, obce, samosprávné okresy ad., se vyjadřují pouze příslušnými samosprávnými orgány či státními politickými úřady, jež patří do podtřídy „orgány, organizační složky a příspěvkové organizace veřejné správy“.
U zahraničních entit se při rozhodování o zařazení do podtřídy „administrativně vymezená území s vlastní správou“ nebo „orgány, organizační složky a příspěvkové organizace veřejné správy“ postupuje analogicky.
Příklad PREF zahraniční obce z území s neznámým správním vývojem (v roli vydavatele a pečetitele listiny z roku 1725): Tolmezzo (obec : Tolmezzo, Itálie : působnost 1725)
9.2.1 Rozlišování různých korporací
V čem změna spočívá?
Upravena účinnost pro vymezení národní či jiné vnucené nebo úřední správy jako samostatné entity.
- U zbytkových státních podniků; podniků a jiných korporací v likvidaci; podniků, živností či dalších korporací (např. zdravotnických zařízení a ordinací, právních kanceláří ad.) v národní či jiné vnucené nebo úřední správě zavedené v přelomové době a způsobené vnějšími, zejména politickými vlivy, tzn. nevztahuje se na přechodné nucené správy a sekvestrace, např. z důvodu zadlužení, kdy po splacení dluhu či prodeji byla daná korporace z nucené správy propuštěna a její existence pokračovala dále.
9.3.1 Označení - Preferované označení - Hlavní část jména
V čem změna spočívá?
Úprava rozepisování zkratek.
V preferovaném označení lze zkratku použít pouze:
a) pokud se označuje korporativnost (například „k. s.“; „spol. s r. o.“; „s.r.o.“; „GmbH“; „a.s.“; „AG“; „n. p.“; „z. s.“); rozepsání těchto zkratek ve VAR je nepovinné (viz kapitolu 6.3.5);
b) pokud je zkratka součástí úřední podoby jména nebo toto jméno bylo vybráno jako preferované označení (např. „SPT Telecom“, „UNESCO“, „SS“). Pokud je to účelné, jsou zkratky rozepisovány ve VAR. Naopak pokud existuje zkratka, ale v PREF byla zvolena rozepsaná verze, uvede se zkratka ve VAR (viz kapitolu 6.3.5).
9.3.1 Označení - Doplněk - 2. Geografický doplněk
V geografickém doplňku se používá údaj ze vztahu „sídlo“ (vždy poslední známé), pokud je v něm napojen nezaniklý, tj. dosud existující geografický objekt, a to na úrovni obec či vojenský újezd a níže. Skutečnost, že sídlo je nebo není uvedeno již ve jméně korporace, nemá na tuto zásadu vliv. Pouze výjimečně, například pokud nemůžeme přesně stanovit sídlo nalézající se v nižší sídelní jednotce, která však byla později rozdělena mezi dvě sousední obce, lze uvést geografický doplněk začínající na nejbližší společnou úroveň pro tyto dvě obce (okres, stát).
Pokud korporace změnila v době své existence sídlo, připouští se ve variantním označení uvést geografický doplněk, který odpovídá sídlu korporace v příslušné době.
9.3.2 Vznik - 2. Vztahy spojené se vznikem
V čem změna spočívá?
Do vztahu "předchůdce" se napojuje záznam korporace, pokud je již takový záznam vytvořen. Není nutné jej tedy nově zakládat, pokud to nevyplývá z jiných potřeb (např. předchůdce je zároveň původcem popisovaných archiválií). Analogicky se postupuje i u vztahu "nástupce" v Zániku.
Pravidla:
...
b) předchůdce (vztah) – vazba na záznam entity, ze které korporace vznikla nebo jejíž převzala agendu; o předchůdci platí analogicky totéž, co je uvedeno o nástupci níže v kap. 9.3.3; povinnost: existuje-li jeho záznam, povinný u původců, v ostatních případech doporučený,
9.3.5 Kódované údaje (identifikátory)
V případě popisu jednotlivých archivů (nikoliv v popisu původců, jejichž archivní soubory jsou v daném archivu uloženy) se v jejich archivních autoritních záznamech jako identifikátor s označením „číslo archivu“ uvádí číslo z popisu archivů na Národním portálu, pokud je v tomto registru archiv veden, jinak se neuvádí.
9.3.11 Události a vztahy (korporace) - 4. související entity (vztahy mimo událost)
V čem změna spočívá?
Ve vztahu "sídlo" se nepoužívá záznam entity představující katastrální území.
g) sídlo (vztah) – vazba na záznam geografického objektu na úrovni obec či vojenský újezd a níže, na jehož území korporace sídlila nebo sídlí. Uvádí se období jeho užívání s přesností na roky, je-li odlišné od data vzniku a zániku.
Ve vztahu sídlo nesmí být použito katastrální území.
Kapitola 11. TŘÍDA DÍLO/VÝTVOR
11.3.1 Označení - Označení u podtřídy „stavby, trasy, zásahy do přírodních útvarů s vlastním jménem nebo jinou identifikací“
V čem změna spočívá?
Úprava postupu pro správné určení preferovaného označení u staveb aj.
Aby bylo zajištěno, pokud možno přehledné řazení archivních autoritních záznamů entit této podtřídy v rejstřících archivních pomůcek, používá se v preferovaném označení typ formy jména „uměle vytvořené“, který se tvoří podle těchto pravidel:
1.a) Upřednostňuje se preferované označení bez uvedení typu díla v hlavní části jména (např. „Karlštejn“, „Husa na provázku“) a typ díla je pak zapsán v obecném doplňku (např. „hrad“, „budova divadla“). Výjimku tvoří případy uvedené níže v bodě 1.b).
Příklady, kdy v nejvíce známém jméně není typ díla uveden:
PREF: *Jindřichův Hradec - Nová Bystřice (Jindřichův Hradec, Česko : železniční trať)*
VAR 1: železniční trať Jindřichův Hradec - Nová Bystřice
VAR 2: Jindřichohradecká úzkokolejka
typ formy jména: zjednodušená podoba
PREF: Červená nad Vltavou (Jetětice, Písek, Česko : železniční stanice)
VAR 1: Jetětice
datace použití jména: 1889-1939
VAR 2: Jetětitz
datace použití jména: 1889-1918
VAR 3: Tscherwena /Moldau/
datace použití jména: 1939-1945
VAR 4: Tscherwena an der Moldau
datace použití jména: 1939-1945
PREF:
Vídeň - Cheb (Česko a Rakousko : železniční trať)
Lazy (Lazy, Orlová, Karviná, Česko : komplex důlních staveb) – povrchová infrastruktura dolu
Dukla (Havířov, Karviná, Česko : důlní dílo)
Lesná (Brno, Brno-město, Česko : sídliště)
Kamenná (Kamenná, Třebíč, Česko : kamenolom)
Tosca (Karlovy Vary, Karlovy Vary, Česko : lázeňský komplex)
Husa na provázku (Brno, Brno-město, Česko : budova divadla)
Čas (Karlovy Vary, Karlovy Vary, Česko : budova kina)
Oko (Třebíč, Třebíč, Česko : budova kina)
Paříž (Staré Město, Praha, Česko : budova hotelu)
Plasy (Plasy, Plzeň-sever, Česko : klášter)
Břevnov (Markétská, Břevnov, Praha, Česko : klášter) – v geografickém doplňku se uvádí ulice a část obce, protože v Břevnově bylo více klášterů
Cheb (Františkánské náměstí, Cheb, Cheb, Česko : klášter) – v geografickém doplňku se uvádí náměstí, neboť v části obce Cheb je více klášterů
Hradčany (náměstí U svatého Jiří, Hradčany, Praha, Česko : klášter) – v geografickém doplňku se uvádí náměstí, protože na Hradčanech je více klášterů, jméno náměstí je převzato z RÚIAN
VAR: klášter svatého Jiří
U Kamenného zvonu (Staroměstské náměstí, Praha, Česko : dům)
Krašov (Krašov, Bezvěrov, Plzeň-sever, Česko : vysílač)
Mladé (České Budějovice, České Budějovice, Česko : hřbitov)
Chrudim (Chrudim, Chrudim, Česko : židovský hřbitov)
Vestec (Vestec, Chrudim, Chrudim, Česko : kaple)
1.b) Výjimku představují entity, u nichž se dá předpokládat vysoká četnost shodných jmen. Jsou to:
- sakrální stavby se zasvěcením či s jiným vlastním jménem;
- ostatní stavby bez vlastního jména, ale s jinou identifikací (např. čp.);
- linky městské hromadné dopravy.
V těchto případech se typ díla uvádí jak v PREF na prvním místě, tak i v obecném doplňku, ve kterém může být dále zpřesněn (např. “autobusová linka”).
Příklady PREF, kdy je typ díla v nejvíce známém jméně uveden:
Příklady PREF:
kaple svaté Anny (Peroutka, Moravské Budějovice, Třebíč, Česko : kaple)
kostel svatého Martina (Třebíč, Třebíč, Česko : kostel)
rotunda svaté Kateřiny (Znojmo, Znojmo, Česko : rotunda)
hřbitov sv. Otýlie (České Budějovice, České Budějovice, Česko : hřbitov)
dům U Kamenného zvonu (Staroměstské náměstí, Praha, Česko : dům)
dům čp. 14 (Bezdružice, Bezdružice, Tachov, Česko : dům)
krematorium čp. 567 (Rybáře, Karlovy Vary, Karlovy Vary, Česko : krematorium)
konírna čp. 232 (Český Krumlov, Český Krumlov, Česko : zámecká konírna)
most č. 00423-1 (Mirotice, Písek, Česko : silniční most)
linka 154 (Praha, Česko : autobusová linka)
2. Pokud nelze postupovat podle bodu 1 a zároveň:
- v nejvíce známém jméně (čili v PREF) se typ díla vyskytuje na druhém, případně dalším místě (např. „Pražský hrad“, „Národní divadlo“, „Masarykova chata“);
- nebo lze identifikaci zajistit pouze přívlastkem neshodným, který je k typu díla připojen bez předložky a na druhém místě (např. „Chata myslivců“);
ponechává se typ díla v hlavní části jména a v obecném doplňku se uvádí pojem „stavba“.
Přívlastek (shodný či neshodný) se týká osoby, skupiny osob či korporace (např. „Mydlářovský”, „Hajnišův”, „myslivců”), místa („Berlínská”, „Pražský”), hodnosti či funkce („královská”), nebo jiné kvality („černá”, „prašná”) ad., nikoliv však typu daného díla – viz příklad autobusové linky v bodu 1.b) výše.
Příklady:
PREF: *Mydlářovský dům (Břetislavova, Chrudim, Chrudim, Česko : stavba)*
VAR: dům čp. 74/I
PREF: *Berlínská televizní věž (Berlín, Německo : stavba)*
VAR: Berliner Fernsehturm; Alex-Turm; Papežova pomsta; Rache des Papstes; Rache der Marienkirche; Dibelius´ Rache; Sankt Walter; St. Walter; Svatý Walter; Fernseh- und UKW-Turmes der Deutschen Post Berlins; Fernseh- und Ultrakurzwellen-Turmes der Deutschen Post Berlins; Berlínská televizní a ultrakrátkovlnná věž Německé pošty.
PREF: *Královská vila (Zámecký vrch, Karlovy Vary, Karlovy Vary, Česko : stavba)*
PREF: *Hajnišův mlýn (Třebechovice pod Orebem, Třebechovice pod Orebem, Hradec Králové, Česko : stavba)*
PREF: Mahenovo divadlo (Brno, Brno-město, Česko : stavba)
PREF: *Olšanské hřbitovy (Žižkov, Praha, Česko : stavba)*
PREF: *Chata myslivců (Karlovy Vary, Karlovy Vary, Česko : stavba)*
U stavby neznámého jména doložené archeologickým průzkumem se použije jméno místní trati, nejbližšího geografického objektu s místním nebo pomístním jménem. U anonymních liniových staveb se jméno skládá ze jmen koncových (případně i dalších) bodů linie.
Jestliže nelze vytvořit preferované označení a je přesto účelné opatřit archivní popis přístupovými body k vyhledání stavby, použije se kombinace více vhodných archivních autoritních záznamů (typicky geografického objektu, díla/výtvoru a obecných pojmů). Například u technického výkresu hrnčířské pece u čp. 14 v Bezdružicích se k jednotce popisu napojí přístupové body: geografický objekt pro Bezdružice, obecný pojem pro hrnčířské pece a případně i dílo/výtvor pro dům čp. 14 v Bezdružicích.
11.3.8 Souřadnice
V čem změna spočívá?
Souřadnice se uplatňují i u autorských a uměleckých děl s trvalým umístěním v exteriéru.
Povinnost: doporučená část archivního autoritního záznamu pro autorská a umělecká díla s trvalým umístěním v exteriéru (například pomníky) a podtřídu „stavby, trasy, zásahy do přírodních útvarů s vlastním jménem nebo jinou identifikací“, v ostatních případech se neuvádí.
Pravidla:
Definuje umístění dané entity. Uplatňuje se ve formě zápisu jako PP „Definiční bod“ nebo „Hranice“, možno použít obojí. Stavby, trasy, zásahy do přírodních útvarů s vlastním jménem nebo jinou identifikací a příslušná autorská a umělecká díla (například pomníky s trvalým umístěním v exteriéru) jsou lokalizovány stejným způsobem jako geografické objekty.
V tomto prvku popisu se na rozdíl od souřadnic uvedených v kapitole 5.2.6 nevyjadřuje zobrazené území.
Kapitola 12. TŘÍDA GEOGRAFICKÝ OBJEKT
12.3.1 Označení - Doplněk - 3. Chronologický doplněk
V čem změna spočívá?
Nepoužívání "zaniklo" u typu městská část/obvod.
...Používá se pouze v podtřídě „administrativně či jinak lidmi vymezená území“, a to jen v následujících případech:
1. U současných okresů a krajů na území ČR – uvádí se otevřeným časovým intervalem, např. „Karlovy Vary (Česko : okres : 1960-)“, „Karlovarský kraj (Česko : kraj : 2000-)“.
2. U zaniklých geografických objektů z podtřídy „administrativně či jinak lidmi vymezená území“:
a) v případě zaniklých entit typu geografického objektu „obec“, „obec se širší působností“, „vojenský újezd“ a hierarchicky níže – zapisuje se jako „zaniklo“ (s výjimkou městských částí, u nichž se uvádí časový rozsah existence – viz přílohu č. 10, Typ geografického objektu, Městská část/obvod),...
Plus doplnění typu „obec se širší působností“ a „vojenský újezd“ všude tam, kde se při hierarchickém dělení mluvilo vždy o typu geografického objektu „obec“ a a hierarchicky níže či výše. Obec / obec se širší působnosti / vojenský újezd jsou totiž logicky na stejné hierarchické úrovni.
PŘÍLOHY
Příloha č. 10 Příklady entit dle jednotlivých tříd
Korporace - Podtřída orgány, organizační složky a příspěvkové organizace veřejné správy - Město/obec a jeho úřad:
V čem změna spočívá?
Původně byl úřad vládního komisaře zahrnut pod příklad K23, tedy pod místní německé obecní úřady.
K21.3: Místní správní komise Ostrov (Ostrov, Karlovy Vary, Česko : 1945-1946), prozatímní úřad místní lidové správy a přenesené státní správy
VAR: MSK Ostrov; Místní správní komise v Ostrově
Poznámka: Korporace typu místních správních komisí, které byly v Československu ustaveny po skončení druhé světové války v pohraničním území s převážnou většinou státně nespolehlivého obyvatelstva, zahrnují i působení vládního / místního správního komisaře, pokud byl pro obec jmenován v době před vznikem příslušné místní správní komise.
Příloha č. 14 Závazné příklady popisu původců a entit v ostatních rolích
V čem změna spočívá?
Výrazné doplnění vysvětlivek pro správnou interpretaci zápisů jednotlivých příkladů v excelových tabulkách a pochopení jejich možných úprav a přizpůsobení.
Obsah této přílohy se používá pro popis původců v evidenci NAD a rovněž pro vytváření archivních autoritních záznamů entit v ostatních rolích.
Viz soubor stažitelný na stránce https://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx?q=Y2hudW09Mw%3d%3d.
Konkrétně:
Příloha č. 14 Základních pravidel pro zpracování archiválií ver. 3.1: Závazné příklady popisu původců v evidenci NAD (xlsx, 274 kB)
Příloha č. 14 Základních pravidel pro zpracování archiválií ver. 3.1: Závazné příklady popisu původců v evidenci NAD s vyznačením změn (xlsx, 284 kB)
Popis entit v této příloze poskytuje primární kritéria pro rozhodnutí o tom, které označení je preferované (kapitola 6.3.5), kdy použít cizojazyčnou formu preferovaného označení (kapitola 9.3.1), jak zařadit entitu do příslušné třídy a podtřídy, kdy je potřeba zapsat záznam nové korporace (kapitola 9.2.1) a jak vytvořit preferované a často i variantní označení entity (kapitola 6.3.5, 7.3.1, 8.3.1 a další). Závaznost podoby zápisu preferovaného uživatelského označení (tj. označení a stručné charakteristiky – kapitola 6.3.5) v příloze č. 14 se liší hlavně podle třídy popisované entity a je specifikována v textu Základních pravidel. Pohybuje se od případů, kdy se uvedené příklady používají jako vzor pro analogické popisy konkrétních entit (hlavně pro třídy „rod/rodina“, „osoba/bytost“ a „událost“) až pro závaznou podobu u korporací. V textu Základních pravidel se často připouští možnost uvedený popis entity nějakým způsobem modifikovat nebo doplnit, a to jak ve vlastním označení, tak i ve stručné charakteristice (kapitola 8.3.4, 9.3.4 a další). Závazné jsou do určité míry i příklady variantního označení uvedené v této příloze, což ovšem operátorovi nikterak nebrání doplnit tato označení i o další zjištěná.
Při používání této přílohy je ale vždy nutné vycházet z konkrétního ustanovení Základních pravidel.
Vysvětlivky:
AB = jméno osoby nebo název.
XY = jméno sídla v prvním i v jiných pádech a jazycích (např. „Liberec“, „v Liberci“, „pro Liberec a okolí“, „Reichenberg“).
specifikace (v textu přílohy se objevuje i požadavek na konkrétní podobu doplnění např. název podniku) = vyznačuje část uživatelského označení, kde se doplní požadovaný údaj. Přípustné specifikace jsou uvedeny v poznámce (sloupec I), ale často nezahrnují všechny možnosti. V některých případech tato část u příkladu zápisu označení či stručné charakteristiky chybí, přesto se ale předpokládá, že specifikace uvedená v poznámce bude do příslušného prvku popisu doplněna, typicky např. u korporací z tématické skupiny 09 - Školy a školství (doplnění označení) nebo u podniků a provozoven národních výboru z tématické skupiny 05 - Národní výbory (doplnění stručné charakteristiky), ad.
Symbol „/“ = u označení (obvykle preferovaného) vyznačuje varianty, z nichž je nutné jednu vybrat.
Symbol „;“ = u variantních označení (v hlavní nebo vedlejší části – sloupce F, G) odděluje jednotlivá označení, které lze volitelně zapsat. Pokud je u jednoho příkladu uvedeno více variantních označení neznamená to, že je nutné ve všech případech uvádět všechny. Jejich zápis je na posouzení zpracovatele. Pokud je ve sloupci F, G uvedena zkratka, bude vždy zapsána jako jedno z variantních označení. Lze zapsat i jiné variantní označení, než jaké je uvedeno v příloze č. 14.
Modré podbarvení příkladu nebo jeho části:
| Sloupec A (skupina tematické evidence). | Příklad je jen návodem, jak vytvořit popis analogické entity. | Případy zápisu organizací založených za účelem podnikání, zápis osob, rodů a podobně a další případy, kdy příklad nemůže postihnou celou šíři zapisovaných původců. |
|---|---|---|
| Buňka v jiném sloupci než ve sloupci A. | Je možné modifikovat zápis v podbarvené buňce. | Např. je podbarvena jen hlavní část preferovaného označení, potom je možné ji modifikovat i když není uvedena žádné specifikace, ale je nutné dodržet např. podobu stručné charakteristiky. |
Ve sloupci „rámcový chronologický doplněk, poznámka“ je uveden pro základní orientaci časový rámec existence daného typu původce na základě příslušných právních norem – konkrétní časový rozsah se vkládá do chronologického doplňku archivního autoritního záznamu dle skutečné existence entity.
Text poznámky má často, ale ne vždy, charakter doporučení na možnou modifikaci či doplnění uvedeného příkladu s ohledem na konkrétní entitu, jejíž záznam se právě vytváří, a to jak v označení, tak ve stručné charakteristice.
Příklad:
V tabulce přílohy č. 14 je uvedeno:
| sloupec | obsah sloupce | příklad 1 | příklad 2 |
|---|---|---|---|
| A | tematická skupina | 241000 | 241000 |
| B | podtřída (číslo) | 8 | 8 |
| C | preferované označení – hlavní část | Kulturní středisko XY | Kulturní středisko XY |
| D | preferované označení – vedlejší část | ||
| E | obecný doplněk | ||
| F | variantní označení – hlavní část | KS XY | KS XY |
| G | variantní označení – vedlejší část | ||
| H | stručná charakteristika | instituce zajišťující metodicko kontrolní činnost v oblasti kultury | instituce zajišťující veřejnou kulturní produkci |
| I | rámcový chronologický doplněk, poznámka | okresní, krajské | městské, místní |
| J | upozornění na další TS | ||
| K | obsah změny oproti verzi ZP 3.0 |
Poslední sloupec (zapsaná poznámka) je zde uveden ve dvou významech:
1. Umožňuje rozhodnout, kterou z nabízených stručných charakteristik lze použít pro daný typ popisované entity.
2. Poznámka a zástupný znak XY umožňují uvedený příklad modifikovat, a tak zapsat do hlavní části preferovaného označení název konkrétní instituce, která se právě popisuje, např. Městské kulturní středisko Bystřice. Současně je možné analogicky modifikovat i zkratku/akronym u variantního jména na MěKS Bystřice. Naopak v tomto případě není důvod měnit stručnou charakteristiku.
3. Vzhledem k tomu, že je modře podbarvena buňka s číslem skupiny tematické evidence je možné zápis modifikovat více než připouští specifikace v poznámce, např. je možný zápis “Bystřické kulturní středisko”, “Chrudimská beseda”.
V příloze nejsou u příkladů uváděny geografické doplňky, čímž není dotčena povinnost jejich používání (viz kapitolu 9.3.1).